Ревізія наявності та збереження товарно-матеріальних цінностей

Умовами збереження товарно-матеріальних цінностей є:

1) належний підбір матеріально-відповідальних осіб;

2) організація і стан складського господарства;

3) організація охорони складських приміщень, перепускної системи, внутрішньогосподарського контролю за наявністю матеріальних цінностей.

Стосовно матеріально-відповідальних осіб ревізору необхідно вияснити:

а) наявність договору про матеріальну відповідальність;

б) чи не притягалась особа до кримінальної відповідальності;

в) правила узгодження відпуску матеріальних цінностей зі складу на виробництво.

Важливим моментом ревізії є перевірка складського господарства, збереження матеріальних цінностей, забезпеченості складських приміщень вимірювальними приладами, організації охорони та наявність сигналізації, організації видачі перепусток. Дієвим методом перевірки правильного збереження матеріальних цінностей є повна (вибіркова) інвентаризація. І саме з інвентаризації слід починати ревізію запасів.

Інвентаризацію запасів можуть проводити:

- контролюючі органи, та їх підрозділи, що згідно з законодавством мають право контролювати діяльність (контрольно-ревізійна служба);

- власники та адміністрація підприємств.

Причому проведення інвентаризації запасів адміністрацією підприємства є обов’язковим і має відбуватись не рідше одного разу в рік, а також кожного разу при зміні матеріально-відповідальних осіб; при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей; за приписом судово-слідчих органів; у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха, при передачі підприємств та їх структурних підрозділів; у разі ліквідації підприємства.

Об’єктами інвентаризації запасів є:

- сировина, напівфабрикати, комплектуючі, запчастини, основні і допоміжні матеріали, які призначені для виробництва продукції (проведення робіт, надання послуг), обслуговування виробничого процесу, господарських потреб;

- МШП, що використовуються не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він складає більше одного року;

- незавершене виробництво (деталі, вузли чи вироби, які не пройшли повний технологічний процес виробництва, а також не здані замовнику роботи);

- готова продукція виготовлена на підприємстві, призначена для продажу, яка відповідає технічним та якісним характеристикам, що передбачені стандартами, угодами чи іншими нормативно-правовими актами;

- біологічними активами;

- товари.

Готуючись до інвентаризації, слід визначити кількість основних об’єктів, щодо яких вона буде проведена. Для цього обов’язково необхідно знати технологію виробництва. Інвентаризація проводиться раптово і одночасно на усіх об’єктах із залученням фахівців, які добре знають технологію виробництва на підприємстві, що ревізується, і обов’язково у присутності матеріально-відповідальної особи. У приміщення, де проводиться інвентаризація, сторонні особи не допускаються.

Інвентаризація треба проводити так, щоб усі запаси були відображені в інвентаризаційних описах і щоб виключалася можливість пред’явлення одних і тих же цінностей повторно.

До початку інвентаризації ревізор у присутності інвентаризаційної комісії, призначеної наказом керівника підприємства, повинен опломбувати складські приміщення (у тому разі, якщо протягом одного дня провести інвентаризацію на усіх складах неможливо). Факт опломбування засвідчується актом, у якому обов’язково вказуються члени інвентаризаційної комісії, дата складання акта, місце знаходження та назва складу, кількість пломб та їхні номери. Акт підписується усіма членами інвентаризаційної комісії.

Для забезпечення недоторканості пломб до моменту проведення інвентаризації треба здійснити превентивні заходи – оголосити про стягнення штрафів з порушників, адже матеріально-відповідальні особи з метою приховування нестачі або лишків можуть зривати пломби. Сума штрафу може становити 1-5% від вартості цінностей, які зберігаються на опломбованих складах.

Дуже важливо ще до початку інвентаризації отримати всі документи з надходження та витрат матеріальних цінностей. Для цього кожен документ підписується членами інвентаризаційної комісії, проставляється дата. Звіт, який складає матеріально-відповідальна особа, теж підписується членами комісії. Під час ревізії забороняється використовувати первинні документи без позначок ревізора.

Після цього матеріально-відповідальна особа пише розписку про те, що усі первинні документи з надходжень та витрат занесені до звіту і ніяких інших документів не подаватиметься. Потрібно також взяти розписку про те, що на відповідальному збереженні немає матеріальних цінностей, які належать іншим організаціям чи стороннім особам. Якщо вони є, то з’ясувати які саме, чиї і де зберігаються.

Ці процедури дозволяють розмежувати документи, які стосуються до моменту проведення інвентаризації від тих, які відносяться до періоду після її проведення, що має важливе значення для правильного визначення даних обліку та виведення результатів інвентаризації.

Інвентаризацію проводять суцільним або вибірковим методом.

Під час ревізії слід брати до уваги факти проведення інвентаризації із зміною матеріально-відповідальних осіб. У разі виявлення порушень, коли наприклад, під час перебування у відпустці однієї матеріально-відповідальної особи її заміняла інша без передачі матеріальних цінностей, проводиться суцільна інвентаризація. Суцільна інвентаризація проводиться тоді, коли матеріальних цінностей не багато.

Якщо інвентаризація проводить ся вибірково, доцільно перевіряти кожне п’яте найменування згідно з картотекою та оборотною відомістю.

Сипучі матеріали зважують вибірково. Для цього виготовляється ящик об’ємом 1 куб.м. і відбирається 5 проб з різних місць. Загальна вага усіх проб вираховується за значенням питомої ваги матеріалу.

За проведеною таким методом інвентаризацією не виводяться її результати, а матеріали не скеровуються до слідчих органів. Така інвентаризація проводиться для того, щоб пересвідчитися, чи немає великих відхилень. У тому разі, якщо вибірковою інвентаризацією виявлено значні розбіжності між наявними і обліковими даними, проводиться суцільне переважування.

Оформляючи інвентаризаційні описи, треба точно вказувати назву цінностей, щоб вона збігалася з назвою, яка написана в обліковій картці чи оборотній відомості. Обов’язково мусить бути вказана одиниця виміру і кількість одиниць. Якщо є виправлення, о вони обумовлюються, а потім підписуються усіма членами комісії. Заповнення будь-яких реквізитів в описах до початку інвентаризації не допускається.. Інвентаризаційні описи складають тільки на дату початку інвентаризації з подальшим коригування фактичної наявності цінностей, по яких був рух в період інвентаризації. Початком інвентаризації вважається час подання матеріально-відповідальною особою всіх документів, щодо руху цінностей, складання звіту, опечатування і отримання розписки про повноту подання документів.

Усі цінності перераховуються інвентаризаційною комісією у присутності матеріально-відповідальної особи і заносяться до акта інвентаризації, який складається у двох примірниках і підписується усіма членами інвентаризаційної комісії.

У тому разі, якщо будуть знайдені недоліки щодо надійності зберігання матеріальних цінностей, їх необхідно вказати в акті ревізії.

Під час ревізії матеріальних цінностей слід обов’язково враховувати залишки незавершеного виробництва. До цих залишків не мають бути включені:

1) матеріали, комплектуючі та деталі, що отримані цехами, але не розпочата їхня обробка;

2) забраковані деталі та напівфабрикати.

Під час інвентаризації незавершеного виробництва, капітального будівництва і незавершеного ремонту до складу інвентаризаційної комісії обов’язково необхідно включати технологів, інженерів-будівельників та інших фахівців.

Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що є на робочих місцях і не оброблялися, заносять до окремих описів матеріальних цінностей.

Кількість сировини та матеріалів, що є складовими неоднорідної маси та сумішей у незавершеному виробництві, визначається за допомогою розрахунків фахівців – членів інвентаризаційної комісії згідно галузевими інструкціями. Розрахунки з підписом особи, яка їх виконувала, додаються до інвентаризаційного опису.

Результати інвентаризації оформляються бухгалтерією підприємства. За ними виводяться наявні лишки та нестача. Бухгалтер складає зрівняльну відомість тільки за тими позиціями, де є відхилення.

Усі факти розбіжностей заносяться до відомостей інвентаризаційних різниць. Якщо є розбіжності даних обліку фактичної наявності матеріальних цінностей з даними бухгалтерського обліку., то лишки оприбутковуються з віднесенням результатів на збільшення доходу підприємства, а нестача цінностей у межах затверджених норм втрат списується на витрати виробництва. Норми природних втрат застосовуються лише у разі виявлення фактичних нестач та після заліку нестач цінностей над лишками у пересортиці.

Понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за такими цінами, за якими вираховується обсяг шкоди, заподіяної розкраданням, нестачею, знищенням та псуванням матеріальних цінностей.

Сума до відшкодування розраховується відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою КМУ від 22.06.1996 року № 116 з доповненнями і змінами від 16.12.2009р. Згідно з цим Порядком розрахунок слід здійснювати за такою формулою:

Рз= ((Бв-А)хІінф. + ПДВ + Азб)хК + Во+В1

Де Рз – розмір збитків та нестач;

Бв – балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А- амортизаційні відрахування;

Іінф. – індекс інфляції, який розраховується на підставі щомісячно визначених Держкомстатом індексів інфляції;

ПДВ – розмір податку на додану вартість;

Азб – розмір акцизного збору;

К – коефіцієнт перерахунку. В залежності від виду ТМЦ даний коефіцієнт може бути від 1,5 до 50;

Во – фактичні витрати підприємства для відновлення пошкоджених або прийняття нових матеріальних цінностей (у гривнях);

В1 – фактична вартість робіт з відновлення (витрати на доставку матеріалів і усунення пошкоджень) за цінами на день вчинення правопорушення (у гривнях).

Показники Во і В1 застосовуються для визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей та відповідних витрат, необхідних для відновлення пошкоджених або придбання нових матеріальних цінностей на безперервно діючих підприємствах, в установах і організаціях, де таке відновлення необхідне для подальшого продовження роботи.

Понаднормові витрати і нестачі матеріальних цінностей, зокрема і готової продукції, у тому разі, якщо винуватців не встановлено або якщо у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки підприємства.

За відсутності норм втрат нестача розглядається як понаднормова.

Слід пам’ятати, що взаємозалік лишків і нестач внаслідок пересортиці можна здійснити тільки щодо матеріальних цінностей однакового найменування, або схожих зовні, чи упакованих тотожною кількістю в одній тарі за умови, що лишки і нестачі виникли протягом одного і того ж періоду, що перевіряється, а також протягом того часу, коли матеріальну відповідальність несла одна матеріально-відповідальна особа.

Під час ревізії необхідно проводити інвентаризацію підзвітних сум, пов’язаних з придбанням товарно-матеріальних цінностей. Для цього за журналом або іншими бухгалтерськими обліковими реєстрами аналітичного обліку треба визначити дебіторську заборгованість підзвітних осіб і провести інвентаризацію наявності готівки чи бухгалтерських документів щодо придбання матеріальних цінностей і здачі їх на склад.

Перевіряючи результати інвентаризації, необхідно пересвідчитися, чи оприбутковано за бухгалтерським обліком виявлені лишки чи списано, згідно з рішенням керівника підприємства, на відповідні рахунки нестачі – за раунок винних осіб, за рахунок коштів підприємства, о залишаються у розпорядженні підприємства, чи за рахунок природних втрат.

Якщо рішення керівника щодо покриття нестач неправомірне, наприклад, згідно з нормативними документами збитки слід було б віднести за рахунок винних осіб, а віднесено за рахунок коштів підприємства, то перевіряючий робить відповідні записи в акті.

У разі встановлення фактів нестачі у великих обсягах цінностей матеріали ревізії передаються слідчим органам..

У тому випадку, якщо планом ревізії не передбачено проведення інвентаризацій, ревізор все одно повинен оцінити стан інвентаризаційної роботи і перевірити достовірність та правильність раніше проведених інвентаризацій. В цьому випадку перевірці підлягають накази на проведення інвентаризації, акти інвентаризації цінностей, відомості результатів інвентаризації, а також облікові регістри з руху запасів. Це дозволить ревізору переконатися, чи не було порушень законодавства під час проведення інвентаризацій чи правильно результати інвентаризацій були відображені в обліку.

Дата добавления: 2014-01-07