Поняття референтської діяльності

СУТНІСТЬ РЕФЕРЕНТСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

1. Поняття референтської діяльності.

2. Секретар і референт як представники секретарської професії.

3. Категорії секретарів. Секретар-референт як посада і професія.

Референтська діяльність – діяльність кваліфікованих фахівців – референтів з надання клієнтові послуг з реферування, редагування, спічрайтерства й інших послуг, необхідних йому для успішного функціонування в діловій сфері.

Клієнтом – споживачем послуг, може бути і службовець високого рангу, і керівник фірми, і політичний діяч, й іноземний бізнесмен.

До останнього часу в нашій країні про референтів та їхню діяльність не прийнято було говорити. Референти завжди залишалися в тіні (як, загалом, і має бути). Багато хто навіть не знав про їхнє існування, вважаючи, що видатний діяч, міністр, директор заводу завжди самостійно складає свою доповідь, звіт про роботу за рік або інше. Наприклад, були часи, коли нас переконували (і багато хто вірив), що книги „Цілина” й „Відродження” написав власноручно Л. І. Брежнєв. Насправді їх написали його референти.

Те, про що раніше не говорили, нині стало надбанням гласності: за керівників пишуть. І не тільки промови, з якими вони виступають на презентаціях, конференціях і передвиборних шоу, – за керівників складають накази, аналітичні довідки, ділові листи й інші документи, які вони лише затверджують і підписують. Звичайно, це виправдано характером управлінської діяльності: свою енергію й час керівник повинен витрачати на важливіші справи, а доповідь або звіт йому може написати референт, після чого керівник лише зробить свої виправлення.

Крім того, те, як посадові особи, відповідальні за прийняття рішень, проводять переговори, як розмовляють із відвідувачами й клієнтами, вражаючи тих ерудицією й знанням конкретного питання, наскільки невимушено дають інтерв’ю засобам масової інформації, як, нарешті, поводяться на важливому прийомі, демонструючи гарне знання протоколу й етикету, – здебільшого плоди кропіткої роботи їх апарату референтів, або, як прийнято говорити, „команди”.

Оскільки референти завжди були в тіні, тобто їх ніби не було, то таких фахівців у вишах не готували. Судячи із класифікатора посад, не було й такої посади – референт керівника. На практиці референтську діяльність здійснювали (і, власне кажучи, здійснюють) фахівці суміжних професій: філологи, журналісти, літератори, психолінгвісти й ін. Однак професійно-освітні програми підготовки таких фахівців аж ніяк не націлені на те, щоб, наприклад, навчити писати за когось, зважаючи на особливості цієї людини, стиль її спілкування й поведінки. А це набагато складніше, ніж писати для себе, не несучи при цьому відповідальності за якість написаного: „Погано вийшло – наступного разу напишу краще, зрештою, це мої проблеми”. Якщо ж писати за інших – це професія, то варіант „погано вийшло” просто неможливий.

Щоправда, у класифікаторі посад значиться секретар-референт. Його підготовкою на рівні середньої фахової освіти й сьогодні займаються різні освітні структури, але в їхніх навчальних планах немає й натяку на навчання реферуванню.

Що ж це за спеціальність, що за професія – референт керівника? Щоб відповісти на це питання, спочатку треба з’ясувати, хто такий референт.

У сучасних словниках подано два значення цього слова:

1) референт – це посадова особа, яка є доповідачем, консультантом з певних питань;

2) референт – це особа, яка складає або читає реферат.

Слово „референт” пов’язане зі застарілим „референдарій”, одним зі значень якого було „особистий секретар і доповідач імператора” (у Давньому Римі), а в пізніші часи – „доповідач у службових місцях, у міністерствах”.

У минулому (та певною мірою й сьогодні) посада референта мала багато спільного з посадою секретаря. Раніше поняття „секретар” пояснювали так: „Секретар – діловод; особа, обов’язками якої є писати листи, папери й інше для особи або службового місця, при якому він працює”. На секретаря покладали ведення ділового листування й взагалі ділових відносин установи, суспільства або приватної особи. Це старе, широке розуміння того, що таке секретар, дотепер існує поряд із вужчим (дівчина, що сидить у приймальні директора, регулює прийом відвідувачів, відповідає на телефонні дзвінки, виконує дрібні доручення шефа й не дуже освічена). Отже, секретар – це попередник сучасного референта.

Додаткову інформацію надають спільнокореневі слова: „реферат”, „реферувати”.

Реферат – це доповідь на певну тему, що включає огляд відповідних літературних й інших джерел. У дореволюційних словниках іншомовних слів зазначено, що реферат (у перекладі з латини „доповісти”, „увійти з доповіддю”) – це словесний виклад справи, промова, пояснювальна записка, доповідь, публічна доповідь про яке-небудь розроблене питання або справу. Словник В. І. Даля слово „реферувати” тлумачить як читати, викладати реферат, доповідати, подавати звіт, пояснення, записку або словесно викладати думку, висновок у справі. Ось чим, отже, займається референт.

Крім того, поняття „референт” співвідноситься й з поняттями „консультант”, „експерт”, а також із поняттям „агент”, „уповноважений” у значенні „особа, яка діє за дорученням, від імені й в інтересах приватних осіб, компаній, установ, виконує ділові доручення”.

У сучасному значенні референт часто асоціюється з помічником керівника – посадовою особою, що допомагає керівникові у всіх його службових справах. Помічник, зрозуміло, не тільки готує матеріали до доповіді керівника, не тільки консультує його, але й виконує найрізноманітніші його доручення.

Отже, референт у сучасному розумінні – це посадова особа, яка виконує функції референта-доповідача, консультанта, уповноваженого, секретаря, помічника і відповідального організатора справ.

Референт – це фахівець не тільки у сфері секретарської справи, але й у сфері основної діяльності фірми: він готує рішення, доповіді, звіти, виступи керівника, аналітичні документи; аналізує ситуацію й бере участь у розробленні стратегії і тактики діяльності фірми.

Звичайно, референт може лише готувати доповіді й консультувати. З іншого боку, у керівника може бути референт-помічник (із ширшим колом обов’язків і повноважень), діловод, референт-секретар нижчого рівня. Ці посади в тій самій установі можуть займати різні особи – усе залежить від виробничої й кадрової ситуації: який фахівець, якого масштабу, рівня освіченості є у керівника, кого він найбільше потребує, які можливості є в керівника. Іноді вони формують групу або апарат референтів, що обслуговують одного керівника.

Найцінніший референт-помічник – найбільш рідкісний фахівець із наведеного вище списку, який повинен бути універсалом, що поєднує компетентність і здатність науково-ділового осмислення речей з умінням діяти, реалізувати намічене, досягати успіху. На таку людину керівник може покластися у всьому й, роблячи із часом кар’єру, не побажає розставатися із ним.

Референт виконує важливу роль у діловій комунікації. Ділова комунікація підкоряється такій закономірності: від того, хто „за кадром”, багато в чому залежить успіх дій тих, хто „на полі”. Наприклад, бразилійці в поразці їхньої команди у фінальному матчі першості світу з футболу у Франції обвинуватили тренера, а не футболістів. І це справедливо, оскільки він підготував невдалий сценарій гри.

Можна назвати референтів, діяльність яких гідна наслідування. Є, наприклад, свідчення, що Женні Маркс була гарним секретарем-помічником свого чоловіка Карла Маркса. Президенти, міністри й заступники міністрів, депутати мають помічників, так само як і багато керівників нижчого рангу.

Нині спостерігаємо зростання потреби в кваліфікованих референтах-помічниках й інших видах референтів.

Дата добавления: 2014-01-07