Е) Практична психологія, службовий етикет і протокол

Часто секретареві-референтові доводиться виконувати завдання відповідно до вузької спеціалізації фірми: оформлення бухгалтерських і митних документів, редагування й написання статей та прес-релізів, підготовка й складання аналітичних звітів, організація роботи колегіальних органів тощо. Їх обов’язково слід зазначити в резюме.

VІ. Додаткова інформація – відомості про те, що безпосередньо стосується пропонованої роботи, але не було зазначено раніше:

а) наявність прав водія, особистого автомобіля; закордонного паспорта;

б) можливість відряджень;

в) особисті й ділові риси.

Серед особистих і ділових рис достатньо назвати три-чотири, які є вагомими для обраної посади, наприклад, комунікабельність, пунктуальність, стресостійкість, відповідальність, порядність, креативність, врівноваженість, мобільність, організаторські здібності, безконфліктність.

Цей розділ дає можливість заявити про свою неординарність, риси характеру й властивості особистості, які свідчать про те, що і внутрішньо претендент відповідає професії секретаря, а не лише має певний набір знань і вмінь. Лише написати про це необхідно гарною літературною мовою, лаконічно, але не стандартно, наприклад, „Люблю свою професію і пишаюся нею” (саме про таких секретарів мріє кожний керівник, адже пишатися своєю професією може лише та людина, яка по-справжньому володіє своєю майстерністю і з радістю ходить на роботу).

Досвідчені кадрові фахівці переконані, що не варто у резюме писати про свої інтереси та захоплення, віросповідання, обставини особистого життя й інші відомості, що не пов’язані з професією, тому що це може зіграти негативну роль.

Якщо ж претендент подає в резюме розділ про свої захоплення або інтереси, тим він пропонує роботодавцеві тему для бесіди, тому формальне перерахування: театр, музика, кіно, література – не пройде, якщо претендент не готовий виявити ерудицію.

Вказівка про можливість надання рекомендацій – подають лише в тому разі, якщо такі рекомендації справді існують. Вислови: Рекомендації будуть надані на вимогу або У разі потреби подам рекомендації.

Рівень зарплати в резюме звичайно не вказують, оскільки вона, як правило, залежить від результатів співбесіди. Але для резюме, які будуть розміщені в Інтернеті, здобувач вправі вказати мінімальний рівень бажаної зарплати, щоб його не турбували пропозиціями більш низької ставки.

Обов’язково слід зазначити дату складання чи відправлення резюме, щоб менеджер з персоналу міг зорієнтуватися, коли його було складено, оскільки відомості можуть застаріти, а отже, необхідна попередня бесіда для уточнення низки питань, і найважливіше з них – чи продовжує претендент шукати роботу.

Оформлення резюме:

Резюме повинне бути:

а) стисле (обсяг – одна, максимум – дві сторінки);

б) складене охайно й грамотно – без виправлень та орфографічних й стилістичних помилок;

в) надруковане на гарному папері – в жодному разі не можна писати власноруч;

г) структуроване й гарно оформлене, щоб роботодавець міг швидко й легко знайти в тексті інформацію, яка його цікавить. Для цього:

- шрифт повинен бути Arial, Times New Roman (добре сприймати на моніторі), Courier New (добре сприймати на папері), розміром не менше ніж 11 пунктів;

- резюме повинно мати акценти й виділення напівжирним, курсивом чи великими літерами (підкреслення – небажане);

- дати краще подавати ліворуч, а назви місць роботи й навчальних закладів – праворуч;

- уникати скорочень;

- уникати рамок, символів, малюнків і фотографій, які значно спотворюються, проходячи через факс, і можуть зробити „ведмежу” послугу.

Стиль резюме:

Складаючи резюме, необхідно:

1. Уникати займенника „я”.

2. Не писати шаблонами, а зосередити увагу на конкретних досягненнях, наприклад, замість „брав участь”, „швидко засвоюю нові знання” краще написати: „підвищив рівень продажів на 10 %”, „засвоїв нові процедури в рекордно короткий термін – за два тижні”.

3. Уникати негативної інформації: замість „перешкоджав зниженню частки продажів” краще написати „підвищив потенціал продукту на ринку”.

4. Уникати довгих фраз.

5. Дотримуватись стилю (літературний стиль резюме, характерний для Заходу, для нашого менталітету неприйнятний).

Мова резюме:

Резюме англійською (або будь-якою іншою) мовою складають лише в тому випадку, якщо здобувач претендує на вакансію в іноземній компанії. В українську фірму або кадрове агентство бажано надсилати резюме українською мовою, тому що воно може потрапити до людини, яка не володіє іноземною мовою, і в найкращому разі буде відкладене вбік, а в найгіршому буде викинуте.

Винятком можуть бути резюме фахівців, які вільно володіють іноземною мовою або для яких знання мови є одним із критеріїв відбору. Але в цьому разі краще надсилати два резюме: одне – українською, друге – іноземною мовою. Таким чином, можна одночасно продемонструвати й знання мови, і повагу до людини, яка резюме отримає.

Відсилання резюме:

Резюме, як правило, відсилають факсом або електронною поштою. Це дозволяє роботодавцеві самому вибрати найкращі кандидатури й запросити їх на співбесіду, оскільки, як правило, резюме аналізують за відсутності претендента на посаду. Тому з резюме роботодавець повинен зрозуміти, що вміє претендент і чого він вартий.

Відсилати резюме електронною поштою слід у тілі листа, оскільки вкладені файли завдають мороки. У темі листа треба зазначити ім’я людини, яку позначено як контактну особу, за необхідності – код вакансії, якщо коду немає – назву посади. Бажано зазначити своє прізвище. Наприклад: „Катерині: резюме на посаду асистента комерційного директора. Олена Зубилова”. Так з резюме буде простіше працювати. Лист без зазначення контактної особи, надісланий на електронну скриньку компанії, може взагалі не потрапити необхідній людині.

Не рекомендують відсилати резюме відразу кільком роботодавцям в одному листі за допомогою поля „Копія” (СС) або, що гірше, „Схована копія” (ВСС) – це непристойно.

Ще один нюанс: резюме, відіслане за допомогою електронної пошти, автоматично свідчить про знання ПК й Інтернету, більше питань на цю тему не виникне. Грамотно оформлений лист – знак розуміння мережного етикету.

Відсилаючи резюме факсом, не слід забувати про якість передання. Треба зателефонувати й поцікавитися, чи читабельний текст. Фото факсом передавати не слід. Бажано повторити контактну інформацію наприкінці сторінки – це збільшить шанси прочитання інформації в разі поганої прохідності факсів.

Резюме також можна віднести на фірму особисто або відіслати поштою. Для цього слід потурбуватися про якісний папір і стійке чорнило, оскільки резюме пройде через безліч рук.

Дата добавления: 2014-01-07