Як в організації прийнято відповідати на телефонні дзвінки й представляти фірму по телефону?

Налагодження стосунків з керівником організації

Немає нічого простішого для професійного секретаря, ніж виконання щоденних службових обов’язків: надрукувати документ, відправити факсимільне повідомлення, розмножити бланки, з’єднати керівника з партнером, зупинити небажаного відвідувача й навіть подати чай-каву. Але немає нічого складнішого, ніж налагодити правильні стосунки в колективі: з вищим керівним складом, із середньою ланкою фахівців, з жіночим колективом бухгалтерії, з молодшим обслуговчим персоналом.

Стосунки секретаря-референта з керівником зумовлені насамперед тим, чи є секретар секретарем організації загалом, чи персональним помічником керівника.

Якщо керівник організації добирав персонального помічника, то, як правило, службові обов’язки секретаря були з’ясовані ще під час попередньої співбесіди.

Якщо цього не було зроблене, то свій перший робочий день секретар-референт має почати з настановної бесіди з керівником, у ході якої він має з’ясувати не тільки свої службові обов’язки, але й детально довідатися, як ці обов’язки слід виконувати, а також про стиль роботи і звички безпосереднього керівника. Зокрема, він повинен одержати відповіді на такі питання:

Фірмовий стиль у різних організаціях може суттєво відрізнятися, а мовна формула першої відповіді на телефонні дзвінки – це частина фірмового стилю.

Відповідно до ділового етикету, спочатку звичайно називають фірму, а потім вітаються. Наприклад: „Компанія „Іліон”. Добрий день!”; „Фірма "Глобус", приймальня директора. Добрий вечір!”; „Компанія "Дока", секретар-референт Галина Миколаєва. Добрий день!”.

Якщо ж усі дзвінки потрапляють на ресепшн, а на секретаря-референта перемикають безпосередньо ті, які стосуються керівника, то вітання може звучати інакше, наприклад: „Приймальня Добровольского, добрий день!”

У тому разі, якщо керівник з яких-небудь причин не бажає зазначати назву фірми, то, відповідаючи на дзвінок, досить сказати: „Добрий день (ранок, вечір)! Чим можу Вам допомогти?” Останнім питанням секретар відволікає того, хто телефонує, від з’ясування назви компанії й ненав’язливо підводить його до думки про необхідність викласти своє прохання.

2. Як фільтрувати вхідні дзвінки: з ким із абонентів (ділових партнерів або родичів) керівника потрібно з’єднувати в будь-який час і за будь-яких обставин?

Цей момент надзвичайно важливий, тому що у шефа напевно є ділові партнери, з якими секретар повинен з’єднувати його в будь-який час і за будь-яких обставин, а можуть бути й такі, спілкування з якими небажане і з якими не можна з’єднувати керівника ні за яких умов і ні під яким приводом.

Дата добавления: 2014-01-07