Офис как элемент системы управления бизнес-процессами

Существует ряд нормативных толкований понятия «офис». Наиболее распространенными можно считать следующие два.

1. Офис – это учреждение, на входе и выходе которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, комплектующие, а «бумаги», являющиеся:

§ письмом или заключением, фиксирующим решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации, в форме документа или визы на другом документе (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.);

§ договором с некоторым юридическим или физическим лицом (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.);

§ распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.) и т.п.

2. Офис – это служба типа канцелярии, функция которой – получать и выпускать документы, а также отслеживать их движение. При этом имеется в виду широкое толкование понятия «документ»: любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес – процесса.

Понятие офиса имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура управления) компоненты. Важной особенностью работы офиса является то, что он не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов.

Основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает все – таки не бумаги и не траекторию их перемещения, а их содержание (например, решения, имеющие ценность для клиента), офис целесообразно рассматривать как полноценное информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационные продукты.

Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

¨ автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (office automation). К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений т.п.;

¨ методические и программные средства поддержки принятия решений, которые в отличие от средств предыдущей группы являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы.

Использование для указанных целей вычислительной техники в офисах началось в 1960-х годах и прошло в своем развитии следующие три этапа: традиционный, производственный, электронный.

Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением специализированный функций, подробным распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу. Соответственно в нем организовано и применение средств вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении и т.д.

Электронный офис воплощает концепцию всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные потоки бумажных документов и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

Основные функции электронного офиса следующие: общая обработка документов управления, установление их подлинности (верификация) и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; поддержка общения без отрыва от рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов; объединение электронной и вербальной (словесной) коммуникации; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; телефонные и телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.

Дата добавления: 2014-01-06