Предприятие как объект управления

Лекция – 7. Информационные технологии управленческой деятельности

Прогресс в области ком­пьютерных систем обработки данных, сетевых технологий, разработ­ка стандартов и интерфейсов интеграции данных и приложений обеспечивают реализацию и экономическую эффективность инфор­мационных технологий управления. Под корпоративной информаци­онной системой понимается система, реализующая информационные технологии для применения эффективных методов управления пред­приятием масштаба корпорации. Характерными чертами КИС явля­ются:

• открытая архитектура построения;

• распределенная система обработки данных;

• развитая коммуникационная подсеть (интрасеть);

• многоплатформенностью приложений и БД;

• новые информационные технологии корпоративного типа.

Создание КИС обусловлено потребностью системы управления предприятием в реализации новых информационных технологий управления.

Производственные и хозяйственные предприятия, фирмы, банки, кор­порации (организации) характеризуются динамизмом развития, откры­тостью, неопределенностью и сложностью. Сложность присуща самим системам и составляющим их подсистемам, взаимосвязям между подси­стемами, потокам информации и потокам ресурсов внутри исследуемой системы, а также между системой и внешней средой. Сложность органи­зации выражается мощными потоками ресурсов и информации, взаимо­отношениями с внешней средой и внутри организации, большим числом и разнообразием подсистем и элементов.

Организации состоят из большого числа элементов, реализующих производственные и управленческие функции, имеют многоуровневую структуру, обширные внутренние и внешние связи. В состав организации входят две подсистемы: управляющая и управляемая.

Управ­ляющая подсистема включает ряд функциональных подсистем управле­ния: финансами, логистикой, маркетингом, персоналом, исследованиями и развитием. Между подсистемами и их элементами, а также между элементами различных подсистем существуют сложные взаимосвязи. Для обеспечения нормального функционирования сложных систем, где вза­имодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсы и большие коллективы, управление осуществляется как отдельными элементами, так и системами в целом.

Управление как совокупность целенаправленных действий реализуется в соответствии с целями функционирования организации, упорядоченными по важности, принципами принятия и реализации решения. Управляющие воздействия формируются на основе накопленной и функционирующей в системе управления! информации и сведений из внешней среды.

Сложность организации, ее взаимосвязей с внешней средой оказыва­ют влияние на характеристики этой среды. Окружающая среда характери­зуется высоким динамизмом и неопределенностью, возрастающим влия­нием интеграционных процессов на деятельность отдельных организаций. Соответственно высокий динамизм должен быть обеспечен в развитии и внутри самих организаций.

На современных предприятиях работают большие коллективы, что, определяет сложность принятия решений, их значимость для развития и сохранения целостности организации. Для принятия эффективных решений необходимо проанализировать огромное количество информации. Содержание конкретной информации определяется потребностями управ­ленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. Управ­ление — это целенаправленная деятельность, использующая главным образом информационный поток.

Важнейшие функции системы управления:

- получение информации,

- выполнение процедур по ее обработке с помощью заданных алгоритмов и программ,

- формирование на основе полученных сведений управленче­ских решений, определяющих дальнейшее поведение системы.

Информа­ция фиксируется и передается на материальных носителях. Для ее сбора, записи, передачи, обработке, преобразованию, хранению, поиску и выдаче используются технические средства. Все эти действия обеспечивают про­текание информационного процесса и входят в технологию управления.

Для выработки эффективных управляющих воздействий в сложных системах требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объемов разнообразной информации. Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осу­ществлении той или иной функции управления, требуется создание ком­плекса действий и мероприятий технического, организационного и эконо­мического характера — автоматизированной системы управления (АИС).

АИС предназначена для получения результатной информации, необ­ходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимиза­ции процесса управления в различных сферах человеческой деятельности. АИС обеспечивает многовариантность расчетов, принятие рациональных Управленческих решений в режиме реального времени, организует ком­плексный учет и экономический анализ, в результате чего достигается Достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации.

АИС может быть разбита на несколько составляющих элементов. С технологической точки зрения выделяют аппарат управления, технико-экономическую информацию, методы и средства ее обработки. Технологически тесно взаимоувязанные элементы информационного процесса при едином системном использовании экономико-математических методов и технических средств образуют автоматизированную информа­ционную технологию управления (АИТ).

АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи, между объектом управления и аппаратом управления, вводит в систему и выводит из нее потоки внешних информационных связей. Функции АИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры:»

— сбор и регистрацию данных;

— подготовку информационных массивов;

— обработку, накопление и хранение данных;

— формирование результатной информации;

— передачу данных от источников возникновения к месту обработки;

— передачу результатов к потребителям информации для принятия управленческих решений.

Состав процедур преобразования информации и особенности их выполнения зависят от организации, ведущей автоматизированную обработ­ку информации. Особенности выполнения основных процедур:

1. Сбор и регистрация информации. На предприятиях сбор и регистрация информации происходит при выполнении различных хозяйственных операций (отпуск и получение материалов, прием и сбыт готовой продукции, подсчет количества изготовленных изделий, собранных узлов и пр.), в банках — при выполнении финансово-кредитных отношений с юриди­ческими и физическими лицами.

В процессе сбора производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных средств, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации сопровождается ее фиксацией на машинном носителе, запись в первичные документы частично осуществляется вручную, при этом особое значение придается полноте, достоверности и своевремен­ности информации. Процедуры сбора и регистрации являются наиболее трудоемкими,

2. Передача информации. Передача информации осуществляется раз­личными способами с помощью средств коммуникаций. Предпочтительным является использование технических средств и сетей передачи дан­ных, которые повышают надежность и своевременность информации. Первичная информация с мест ее возникновения может дистанционно передаваться по коммуникационным каналам, используя прямые связи, результатная информация — обратные связи. Поступление информации по каналам связи в центр обработки в основном осуществляется дву­мя способами: на машинных носителях или непосредственным вводом в ЭВМ. Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных средств значительно сокращает общее время обра­ботки данных.

3. Машинное кодирование. Эта процедура представляет собой запись информации на машинных носителях в кодах, принятых в ПЭВМ. Запись информации осуществляется путем ввода первичной информации и в ре­зультате ее обработки.

4. Обработка информации. Обработка информации, как правило, про­изводится децентрализовано, в местах возникновения первичной инфор­мации на автоматизированных рабочих местах специалистов управленче­ской службы (бухгалтерия, отдел сбыта, отдел материально-технического снабжения и пр.). Обработка информации может производиться и в вы­числительных сетях при использовании набора ПЭВМ, программных средств и информационных массивов. В ходе решения задачи формиру­ются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге. Печать результатных сводок сопровождается процедурой тиражирования для передачи другим пользователям, участвующим в информационном процессе.

5. Хранение и накопление информации. Хранение и накопление ин­формации (справочной, условно-постоянной и др.) осуществляется в ин­формационных базах (банках) на машинных носителях в виде информа­ционных массивов. Данные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку.

6. Поиск информации. Выбор нужных данных производится из ин­формационной базы. Процедура поиска выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем или ПЭВМ.

7. Принятие решения. Принятие решения осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации. Задача принятия решения осложняется тем, что специалисту приходится делать выбор из множества допустимых решений. Использование новых технологий экспертных систем поддержки принятия решений позволяет автоматизировать процесс принятия решения и выбор альтернативы который производится в процессе диалога пользователя с вычислительной системой.

Этапы разработки информационных технологий:

1. Анализ первичных требований и планирование работ. Этап включает: предварительное изучение задачи и построение диаграммы потоков данных, оценку преимуществ от внедрения новых технологий, оценку временных затрат, оценку стоимости следующего шага.

2. Проведение обследования деятельности предприятия. Этап включает: определение организационной и топологической структур предприятия, анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам, определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации, предварительное выявления требований, предъявляемых к будущей системе, определение перечня целевых задач (функций). При проведении обследования используются методы: анкетирование, сбор документов, интервьюирование.

3. Построение и анализ модели деятельности предприятия. Этап описывает проектируемую технологию. Под моделью понимают описание системы (текстовое и графическое), построение древовидной функциональной модели деятельности.

На данном этапе производится построение и анализ моделей дея­тельности предприятия «как есть» (существующая модель) и «как должна быть», интегрирующей перспективные предложения руководства, сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков. При построении моделей пользуются следующими рекомендациями:

а) структурирование осуществляется в соответствии с видами деятельности и бизнес-процессами предприятия;

б) верхний уровень модели должен отражать взаимодействие предприя­тия с внешней средой;

в) на втором уровне модели отражаются основные виды деятельность предприятия и их взаимосвязи;

г) каждый из видов деятельности детализируется на бизнес-процессы

4. Разработка системного проекта (модели требований к будущей системе). Системный проект представляет собой концепцию построения новой технологии управления. Системный проект создают консалтинговые компании. Они же и про­водят обучение сотрудников предприятия-заказчика. На всех последую­щих этапах реализация проекта выполняется сотрудниками предприятия-заказчика при поддержке консалтинговой компании.

5. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами. Осуществляются работы по анализу функционирования информа­ционной технологии, выявлению отклонений фактических эксплу­атационных характеристик от проектных значений, установлению причин отклонений, устранению выявленных недостатков и внесе­нию необходимых изменений в документацию на информационную технологию.

6. Ввод в действие разработанной информационной технологии. Про­водятся работы по организационной подготовке информационной технологии к вводу в действие, обучению персонала, испытанию ин­формационной технологии в соответствии с техническим заданием, устранению неисправностей, внесению соответствующих изменений, оформлению акта о приемке информационных технологий в опытную эксплуатацию, осуществлению опытной эксплуатации, проведению анализа результатов приемочных испытаний, устранению недостат­ков с соответствующей корректировкой документации, оформлению акта о приемке информационной технологии в эксплуатацию.

7. Создание рабочего проекта. Этап практических реализаций основных положений технического проекта, на котором осуществляется разра­ботка рабочей документации по вводу информационной технологии в действие, ее эксплуатации и поддержанию уровня эксплуатацион­ных характеристик в соответствии с принятыми проектными решени­ями, а также разработка программных средств автоматизированных технологий управления и программной документации.

8. Техническое проектирование. Технический проект представляет собой совокупность взаимосвязанной документации по общесистемной, функциональной и обеспечивающей части новой автоматизированной информационной технологии управления. Данный этап подразделяется на две стадии:

— проектирование архитектуры технологии: разработка структуры и интерфейсов автоматизированных рабочих мест (компонент), согласование функций и технических требований к компонентам, определение информационных потоков между основными компонентами, определение связей между ними и внешними объектами;

— детальное проектирование: разработка спецификаций каждой ком­поненты; разработка требований к тестам и планам интеграции компонент; построение моделей иерархии программных модулей и межмодульных взаимодействий; проектирование внутренней структуры модулей.

Успешное функционирование информационных технологий и информационных систем определяется качеством проектирования. Цель проектирования — обеспечение эффективного функционирования информационной системы и взаимодействие информационной технологии со специалистами, использующими в своей деятельности ПЭВМ и развитые средства коммуникаций для выполнения профессиональных задач и принятия управленческих решений.

Базовые стандарты управления.

В системах управления предприятиями применяют различные методы управления, основанные на конкретных алгоритмах подготовки и принятия управленческих решений с использованием информационных технологий.

Методы управления формализованы в виде стандартов управления, которые являются основой разработки функциональной структуры ИС (организационно-экономической подсистемы):

1. Планирование потребности в материалах (Material Reguirement Planning – MRPI). Метод планирования потребности в материалах предпо­лагает решение следующего комплекса управленческих задач:

• формирование календарного плана-графика снабжения сырьем, материалами и комплектующими;

• управление складским хозяйством;

• учет оборотных средств (запасов материалов).

Метод планирования потребности в материалах (МКР I) предпо­лагает решение следующего комплекса управленческих задач:

• формирование календарного плана-графика снабжения сырьем, материалами и комплектующими;

• управление складским хозяйством;

• учет оборотных средств (запасов материалов).

Недостатком метода является учет ограниченного перечня производственных факторов (так, в расчетных моделях и алгоритмах не учитываются реальные производственные мощности, состояние трудовых и финансовых ресурсов предприятия).

2. Планирование потребности в производственных мощностях (Cараsity Resource Planning - СRР). Метод нацелен на улучшение использования производственных мощ­ностей рабочих центров (оборудования, поточных линий, бригад ра­бочих и т.п. Планирование потребности в производствен­ных мощностях осуществляется по каждому виду продукции, вклю­ченного в главный календарный план. При планировании учитывает­ся последовательность выполнения технологических операций изго­товления продукции на рабочих центрах.

Типовая структура информационной базы, поддерживаемая боль­шинством программных продуктов. Недостатком системы является учет ограниченного переч­ня производственных факторов, а также отсутствие средств модели­рования и оптимизации загрузки рабочих центров.

Такие функции управления, как бизнес-планирование, планирование продаж, планирование производства, разработка главного календарного плана производства, оказались не охваченными.

3. Замкнутый цикл планирования материальных ресурсов (СL МRК). Основная идея нового метода — налаживание обратных связей, обеспечивающих отслеживание текущего состояния, поддержание мониторинга выполнения плана снабжения и производства. В результате применения нового метода значительно повышен уровень достоверности и точности плановых показателей. Дополнительно к системе МRР новый метод позволил автоматизиро­вать функции управления. В процесс управления вовлечены бизнес-про­цессы, которые связаны со снабжением и производством, хотя биз­нес-процессы сбыта или продаж и финансового учета при этом не рассматриваются.

4. Планирование ресурсов производства (Маnufacturing Resource Planning - MRP II). Планирование ресурсов производства является усовершен­ствованным методом планирования всех видов ресурсов предприятия, продолжением и расширением замкнутого цикла МRР. Важнейшая установка — обеспечение руководящего персонала не­обходимой информацией для принятия управленческих решений.

Система обеспечивает поддержку следующих функции управления предприятием:

• бизнес-планирование;

• планирование продаж и операций;

• планирование производства;

• формирование главного календарного плана производства;

• планирование потребности в материалах;

• планирование потребности в мощностях;

• система поддержки исполнения планов для производственны мощностей и материалов.

К недостаткам системы относятся:

• отсутствие интеграции с процессами управления финансами и персоналом;

• ориентация на существующие заказы (специального комплекса задач по прогнозированию спроса нет);

• слабая интеграция с системами проектирования и конструиро­вания (конструкторско-технологической подготовкой производ­ства).

5. Производство на мировом уровне (World Class Маnufacturing – WCM). Она включает в себя новые мето­ды управления:

• планирование «Точно в срок»;

• тотальный контроль качества;

• оценка эффективности системы управления;

• развитие человеческих ресурсов;

• единичное производство - производство под конкретный заказ;

• реинжиниринг бизнес-процессов;

• управление потоком операций.

В результате обеспечены прозрачность и оперативность управления бизнес-объектами, повышение ответственности исполнителей.

6. Планирование ресурсов предприятия (включает финансовое и ресурсное планирование). Системы интегрированы с модулем финансового планирования и системой бизнес-планирования. В результате сформировалась система класса предприя­тия (корпорации), которая по­зволяет эффективно планировать коммерческую деятельность предпри­ятия, включая планирование потребностей материальных, трудовых и финансовых ресурсов, ресурсов оборудования, а также осуществлять подготовку инвестиционных проектов. Особенностью систем является основополагающий принцип системности и функциональ­ной целостности системы управления. Подобные системы могут приме­няться для управления предприятиями различного масштаба, но в первую очередь — крупными фирмами, ведущими активный бизнес.

7. Оптимизации управления ресурсами. В условиях дальнейшего развития средств коммуникаций и компь­ютерных технологий компании стремятся перевести бизнес-процессы в сферу электронного бизнеса. Следу­ющие признаки:

• полная автоматизация функций системы управления в режиме реального времени;

• переход от автоматизации внутренних бизнес-процессов компании к свободному взаимодействию компании со своими контрагентами (за­казчиками, поставщиками, банками, налоговыми органами и пр.);

• поддержка взаимодействия с внешни­ми информационными системами на базе стандартных технологий и программных интерфейсов;

• единое информационное пространство для принятия управленчес­ких решений, высокий уровень качества информации для реализации функций управления, современные информационные технологии об­работки данных;

• высокая надежность функционирования КИС, защита данных от несанкционированного доступа, других угроз целостности и сохран­ности данных, дружественный пользовательский интерфейс и др.

8. Менеджмент как сотрудничество. В 1990-х гг. возникло направление в менеджменте под названием «сотрудничество», которое ба­зируется на следующих положениях:

• провозглашение совместных целей, которые должны быть достиг­нуты всеми участниками бизнеса;

• организация динамичных рабочих коллективов для решения про­блем, направленных на достижение этих целей;

• поддержание духа сотрудничества на взаимовыгодной основе (на уровне отдельных исполнителей, отделов и даже компаний);

• создание мотивации к труду и росту профессионализма работников.

В течение последних лет сформировался новый тип организацион­ной структуры управления — неиерархический тип сетевой организа­ции со свободным обменом информацией и децентрализацией полно­мочий для принятия решений.

Предприятие (организацию) как объект стратегического управле­ния можно представить совокупностью различных моделей. Предпри­ятие является стратегической хозяйственной системой, его деятель­ность охватывает всю цепочку создания стоимости: инновации, опера­ции, маркетинг, распределение, продажи, сервис, и его структуру можно представить, состоящей из подсистем (бизнес-единиц).

Для реализации целей, стоящих перед пред­приятием, выделяют следующие группы базовых стратегий: кор­поративная, продуктовая, производственная, менеджмента, ресурсная.

Дата добавления: 2014-01-07