Документооборот и его стадии

Документирование хозяйственных операций

1. Бухгалтерские документы и их классификация. Первичные учётные документы.
2. Документооборот и его стадии.
3. Учётные регистры.

См. федеральный закон о Бухгалтерском учёте № 129 ФЗ и новый закон (с 2013 года) № 402 (найти изменения)

1) Бухгалтерские документы и их классификация. Первичные учётные документы.

Бухгалтерская документация является частью управленческой документации, перечисленной в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Для бухгалтерской классификации этот классификатор имеет номер ОК 011-93.

Бухгалтерская документация включает в себя:

1. Первичные документы
2. Учётные регистры
3. Документы отчётности

Классификация бухгалтерских документов:

1. По назначению

распорядительные (доверенность, платёжное поручение)

оправдательные (акт, платёжная ведомость)

документы бухгалтерского оформления (справки, расчёты, ведомости)

комбинированные документы

1. По порядку отражения операций

первичные документы

сводные документы (журналы, ведомости)

1. По способу охвата операций

разовые

накопительные

1. По количеству учётных записей

односторонние

многосторонние

1. По месту составления

внутренние

внешние

Первичные учётные документы

Первичный документ- это документ, который подтверждает факт совершения хозяйственной операции. В настоящее время формы первичных документов унифицированы и предлагаются в альбомах унифицированных форм первичной документации. Так, например, отдельно предлагаются формы документов по учёту кадров, по учёту основных средств, по учёту кассовых операций и т. д. Каждому из таких форм присвоено кодовое обозначение по ОКУД.

При этом особенностью оформления первичных документов является обязательное наличие у них реквизитов:

1. Наименование документа
2. Дата составления документа
3. Наименование экономического субъекта, составившего документ

По старому закону: содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, личные подписи. (сравнить с новым законом)

Согласно новому закону о бухгалтерском учёте, формы первичных документов утверждает руководитель экономического субъекта!!!

Первичные учётные документы могут подвергаться исправлениям (следует указать дату исправления, ФИО и подпись лица, который внёс исправления)

Документооборот- движение документов на предприятии от их создания или получения от другой организации до принятия к учёту обработки и сдачи в архив.

Основными этапами оформления документов являются:

1. Принятие документа
2. Передача этого документа в следующие отделения
3. Обработка документа
4. Передача в архив

На 1-ой стадии определяется количество экземпляров по данному документу, который создаётся в организации, ответственных за выписку этого документа, ответственных за исполнение документа и срок исполнения.

На 2-ой стадии назначаем ответственных за проверку документа, порядок предоставления документа и срок предоставления документа.

На 3-ей стадии кто исполняет и срок исполнения.

На 4-ой стадии кто исполняет и срок исполнения.

При оформлении документооборота все эти материалы отражаются в учётной политике организации. Следует обратить внимание, что проверка документа должна включать в себя: проверку формы документа, правильность арифметических действий, проверку сути операции.

Обработка документа предполагает:

1. Запись бухгалтерских проводок
2. Включение документов в регистры

Бухгалтерская проводка- условная запись бухгалтера, указывающая на необходимость отнесения данной суммы в соответствующие бухгалтерские счета. (Д10 К60)

Особым этапом в документообороте является передача документов в архив. Различные документы хранятся в архиве различный временной период. Так, например, первичные документы, учётные регистры, бухгалтерская отчётность подлежат обязательному хранению не менее 5 лет.

3) Учётные регистры.

После приёма информация с первичного документа переносится в учётные регистры. Совокупность средств и приёмов, с помощью которых осуществляется регистрация учётной информации называется техника бухгалтерского учёта.

Документы, в которых осуществляется систематизация и накопление информации с первичных документов называются учётными регистрами.

Учётные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.!!!

По внешнему виду учётные регистры могут быть:

1. Книги
2. Карточки
3. Свободные листы
4. Машинные носители

По назначению:

1. Хронологические учётные регистры
2. Комбинированные
3. Систематические

По содержанию

1. Синтетические (дают обобщённую информацию в денежном выражении)
2. Аналитические (разделяют информацию синтетических регистров, могут быть в натуральном и денежном измерении)

По форме:

1. Двухсторонние характерно их деление на две части: с левой стороны приводятся записи по дебету счета, правая сторона предназначена для кредитовых записей
2. Односторонние имеют специфическую особенность, состоящую в том, что записи по дебету и кредиту счетов смещены в одну сторону. Они строятся следующим образом: левая сторона предназначена для текста, пояснительных записей и справочных данных; справа выполняются записи сумм по дебету и кредиту счетов
3. Линейные свойственно представление сведений по дебету и кредиту каждого счета в одной строке
4. Шахматные ограничивается однократной записью сумм оборотов одновременно по дебету и кредиту корреспондирующих счетов

(Посмотреть самостоятельно)

Важным вопросом для оформления учётных регистров является вопрос исправление информации в учётном регистре. Следует различать:

1. Вариант, когда ошибка найдена до составления отчётности (Исправления можно делать корректурным способом- удаление неправильной записи)
2. Вариант, когда ошибка найдена после составления отчетности (Исправления вносить более сложно, может применяться метод составления бухгалтерской справки, в которой отмечается необходимость исправления, вносятся исправления на основании этой справки и в последствии делается изменение бухгалтерской отчётности)

Стоимостное измерение объектов бухгалтерского учёта.

1. Виды оценок в бухгалтерском учёте
2. Особенности оценок различных объектов бухгалтерского учёта.

1) Для управления и контроля за деятельностью организации бухгалтерский учёт должен представить объективную информацию обо всех объектах хозяйственной деятельности организации. Учёт- это всегда количественное отражение событий и фактов.

Измерители учёта могут быть натуральные (килограммы, кубометры), трудовые (человекодень, человекочасы), стоимостные (в денежной форме). Для определения состояния предприятия и его финансовых результатов важное значение имеет оценка имущества и обязательств.

Денежная оценка- элемент метода бухгалтерского учёта и способ денежного выражения имущества, обязательств и хозяйственных операций для получения обобщённых данных за текущий и отчётный периоды по предприятию в целом при составлении отчётности.

Оценка предусматривает:

1. Определение объекта оценки
2. Определение даты оценки

Согласно закону о бухгалтерском учёте единый денежный измеритель является важным принципом бухгалтерского учёта и финансовой отчётности. Он означает, что измерение всех объектов и хозяйственных операций осуществляется в бухгалтерском учёте в денежной единице России- рублях.

Оценка связана с вопросами ценообразования.

Сегодня существуют разные виды цен, которые может применять предприятия:

1. Оптовые цены
2. Розничные цены
3. Учётные цены
4. Расчётные цены

Международные стандарты финансовой отчётности вводят понятие справедливой цены. В современных рыночных условиях существует понятие рыночной цены.

К современной оценке активов и обязательств предъявляют требования:

1. требования реальности
2. требования единства

Реальность оценки обеспечивает отражение действительной величины объектов учёта. Единство оценки обеспечивает единообразие и неизменности оценки в течение длительного времени на всех субъектах хозяйствования (предприятия, организации, учреждения).

Единство оценки достигают установлением обязательных стандартов, инструкций, правил учёта и калькулирования.

Система стоимостных оценок в бухгалтерском учёте имеет универсальный характер, она зависит от способа поступления актива на предприятие или от этапа использования данного актива. Так например оценить актив потребуется:

1. при покупке актива
2. при выбытии актива
3. при сдачи в аренду актива
4. при ликвидации предприятия и т.д

В практике предприятия существуют не только экономические оценки, но и юридические, страховые, экспертные, статистические. Международные стандарты финансовой отчётности (МСФО) предусматривают возможность использование ряда оценок.

Понятия:

1. историческая стоимость (в этом случае активы отражаются по сумме уплаченных денежных средств на момент их приобретения. На основании этой оценки в российским бухгалтерском учёте формируется оценка актива по фактическим затратам на его приобретение или создание)
2. текущая стоимость (в этом случае активы отражаются по сумме денежных средств, которая была бы уплачена в случае приобретения такого же или эквивалентного актива на текущий момент)
3. стоимость реализации (погашения) (в этом случае активы отражаются в учёте по сумме денежных средств, которые можно было бы получить на текущий момент путём продажи актива в ходе обычной реализации)

Международные стандарты финансовой отчётности вводят понятие справедливой стоимости. Данное понятие близко связано с понятием рыночная цена.

МСФО18 Справедливая стоимость - это сумма, на которую можно обменять актив или погасить обязательства пр сделках между осведомлёнными и заинтересованными сторонами.

В России в 2001 году были приняты российские стандарты оценки, обязательные к применению субъектами оценочной деятельности.

Согласно этим стандартам рыночная стоимость объекта оценки - это наиболее вероятная цена, по которой он может быть продан на открытом рынке в условиях конкуренции.

Оценка имущества организации прежде всего производится при его принятии к бухгалтерскому учёту.

Правила оценки определяются следующими нормативными документами:

1. Закон о бухгалтерском учёте
2. Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ (идёт без номера)

Имущество оценивается в зависимости от источников поступления.

1. В сумме фактических затрат на приобретения сооружения и изготовления, за исключением НДС и других возмещаемых налогов.
2. По стоимости, согласованной учредителями при получении имущества в счёт вклада в уставный капитал.
3. По рыночной стоимости при получении имущества по договору дарения (безвозмездно) и оприходования выявленного в процессе инвентаризации не учтённого имущества.
4. По стоимости переданного или подлежащего передаче имущества, определяемое исходя из цены, по которой, в сравнимых обстоятельствах, организация обычно определяет стоимость аналогичных ценностей (при получении имущества по договорам, которые предусматривают исполнение обязательств не денежными средствами)

В стоимость имущества включают также фактические затраты организации на доставку и приведение в состояние, пригодное для использования.

Следует различать оценку имущества в текущем учёте и бухгалтерской отчётности.

В бухгалтерской отчётности имущество может отражаться

1. по остаточной стоимости- это разница первоначальной (восстановительной) стоимости и суммой амортизации.
2. В суме фактически произведённых затрат
3. по себестоимости каждой единицы запаса, средней себестоимости и себестоимости первых, по времени приобретения, запасов
4. по текущей рыночной стоимости

2) Способы оценки:

нематериальные активы и их оценка. В бухгалтерском учёте нематериальные активы принимаются к учёту по первоначальной стоимости- зависит от способа их поступления в организацию

ñ приобретения за плату (в этом случае оценка определятся исходя из фактически произведённых расходов (за минусом НДС))

Создание нематериального актива самой организацией. В этом случае оценка включает в себя сумму фактических расходов на создание объекта за минусом НДС

Поступление в счёт вклада в уставный капитал. Первоначальная стоимость определяется из денежной оценки, которую утвердили учредители.

Безвозмездное поступление нематериального актива. Первоначальная оценка определяется по рыночной стоимости на дату оприходования с учётом затрат по доведению состояния пригодного к использованию.

Поступление нематериального объекта в обмен на имущество. Первоначальная оценка будет исходить из стоимости ценностей, переданных организацией.

Положением по бухгалтерскому учёту учёт нематериальных активов ПБУ14- 2007 год чётко определено, что мы можем включать в расходы на приобретение нематериального актива (найти!!!!!!!!!!!!!).

В балансе нематериальные активы организации отражаются по остаточной стоимости.

Дата добавления: 2014-01-06