Лекція 7. Сортування та фільтрація даних у СУБД Access

Для цілого ряду застосувань системи управління базою даних Access об’єкт Таблиці має достатні внутрішні механізми обробки даних, що дозволяють здійснювати ефективну обробку даних. Згадаємо призначення СУБД: із множини даних відібрати лише ті, що задовольняють певному критерію або існуючі вже записи представити у іншому порядку.

Сортування в таблиці. Дія сортування може змінювати послідовність (порядок) записів у таблиці, не зменшуючи кількості відображуваних записів. Записи можна відсортувати за вмістом одного або кількох полів. Дію сортування можна замовити так:

— за допомогою команди меню "Записи"[Сортировка по возрастанию] — [сортировка по убыванию]

— за допомогою клавіш на панелі інструментів  клавіша “ Сортировка по

возрастанию ” (текстові дані сортуються за зростанням від А до Я. А числові від 0 до 9);

—  лінія та прямокутник;

клавіша “ Сортировка по убыванию ”(текстові дані сортуються від Я до А, а чис-

лові — від 9 до 0);

— за допомогою спливаючого контекстного меню; виконати і натиснути кнопку маніпулятора «миша» правою кнопкою маніпулятора “миша” на полі, яке підлягає сортуванню та вибрати в меню, що з’явилося, одну з команд “ [Сортировка по возрастанию]” чи “ [Сортировка по убыванию]”.

Щоб відмінити дію сортування, треба замовити в меню команду:

“Записи”—“[Удалить фильтр]”. Середовище СУБД Access запам’ятовує дію та об’єкт сортування — тобто сортування за раніше вказаним полем можна повторити, якщо навіть курсор перебуває в іншому полі або виконувались певні дії. Для повторення сортування слід виконати команду меню “ Записи” —“Применить фильтр ”.

Фільтрація даних (записів) Дія фільтрації може змінювати (зменшувати) кількість

відображуваних записів, при цьому кількість даних, що зберігається у файлі, не змінюється. Фільтри зберігаються автоматично при зберіганні таблиці. Таким чином при повторному відкритті таблиці можна знову застосувати збережений фільтр.

Фільтр за виділенням — це відбір за вказаним(виділеним) у таблиці значенням. Результатом дії такого фільтра буде відображення лише тих записів, які мають вказане (виділене) значення поля. Застосування фільтра за виділеним здійснюється:

• за допомогою команди меню “Записи”—“[Фильтр]”—“Фильтр по выделен-

ному”;

• за допомогою клавіші на панелі інструментів  клавіша “ Фильтр по выделенному”;

• за допомогою спливаючого контекстного меню; натиснути кнопку маніпулятора миша маніпулятором миша на значенні, за яким має відбуватися фільтрація, та вибрати в меню, що з’явилося, команду “ [Фильтр по выделенному]”. Можлива альтернативна фільтрація — за зворотним правилом “[Фильтр по невиделенному] ”, в результаті чого будуть відображатися лише записи, що не містять указаних значень.

Розширений фільтр — надає користувачеві можливість самостійно створювати критерій фільтрації даних у спеціальному вікні, а не в таблиці з даними. Щоб середовище СУБД Access забуло умову останнього фільтра чи сортування необхідно викликати розширений фільтр.

“Записи” —“Фильтр]” — “Расширенный фильтр ”, а далі викликати команду “ Правка”—“[Очистить бланк]”. Вікно Розширений фільтр має вигляд, наведений нижче (рис. 4.9.)

Рис. 4.9. Вигляд вікна “Розширений фільтр”

Дата добавления: 2014-01-07