Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Загрузка...

Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Вимоги до тексту документа

Текст - головний елемент документа; Через це підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій у документуванні й діловодстві.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту,.нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягаються викиданням слів, які не несуть смислового навантаження.

Достовірніш текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти показують справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфліктів.

При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор не є службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація. Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців.

Елементи тексту

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи - складніш.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ в таких документах відсутній.

За способом викладання матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

погоджено, нарада тривала менше, ніж годину". Або: "Нарада тривала менше, ніж годину з огляду на те, що ..."



4.3 метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: "Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянутий поданий до затвердження проект..."

5. Замінювати займенники іменниками.

6. Не вживати емоційних виразів та суб'єктивного ставлення до викладеного явища.

В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа нейтральний.

7. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад: Підприємство просить... Дирекція звертається... Колегія ухвалила...

Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.

8. У розпорядчих документах треба вживати мовні конструкції наказового характеру - наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).

Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.

9. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, забезпечити матеріально...

10. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції - Вами ще не висловлені пропозиції...

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, тоді треба вживати активну форму: Фірма не гарантує...

11. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у документах за загальними правилами: р-н, обл.,

Література.

1. Ботвина Н:В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навчальний посіб ник. -К., 1998.

2. Глущих С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник для вищих та середніх спеціальних навчальних закладів. - К., 2000.

3. Ділова українська мова: Навчальнії» посібник/За ред. О.Д.Горбула. -К., 2000.

3. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред, Н.Д.Бабнч. - Чернівці, 1996.

4. Заріщька І.М., Чикаліна І.О. Українське ділове мовлення: Практикум. -Донецьк, 1997.

5. Зубков М.Г. Мова ділових паперів: Комплексний довідник. - Харків, 1999.

6. Маруп М.Є. Українське ділове мовлення: НавчальішГі посібник для студентів вищих на вчальних закладів. - Умань, 1998.

7. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. - К.. 1998.

8. Потелло Н.Я. Теорія і практика ділового мовлення: Навальний посібник. - К„ 1999.

9. Тугашко-Сєряк С.М. Довідник службовця. -К., 2000.

Ю.Шевчук С.В.Українське ділове мовлення. - К., 1997.

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
| Вимоги до тексту документа

Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 342; Нарушение авторских прав?;


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Читайте также:



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2017) год. Не является автором материалов, а предоставляет студентам возможность бесплатного обучения и использования! Последнее добавление ip: 54.156.90.21
Генерация страницы за: 0.014 сек.