Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Загрузка...

Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Создание форм для заполнения в Microsoft Word

Чтобы создать формы (Форма. Документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Например, в Microsoft Word можно создать электронную регистрационную форму, при заполнении которой значения выбираются из раскрывающихся списков.) для просмотра и заполнения в Microsoft Word, выполните некоторые из следующих действий.

1. Создайте шаблон (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.).

Инструкции

1. Создайте новый документ либо откройте документ или шаблон, на основе которого необходимо создать шаблон.

    1. В меню Файл выберите команду Сохранить как.
    2. В поле Тип файла выберите Шаблон документа. При сохранении файла, созданного в качестве шаблона (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы.), тип файла «Шаблон документа» всегда устанавливается по умолчанию.
    3. По умолчанию файл сохраняется в папке Шаблоны, выбранной в поле Папка. Если требуется сохранить шаблон таким образом, чтобы он отображался не на вкладке Общие, перейдите в подпапку папки Шаблоны, имя которой соответствует названию нужной вкладки.
    4. В поле Имя файла введите имя нового шаблона и нажмите кнопку Сохранить.

2. Создайте и разметьте форму.

Для создания формы (Форма. Документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Например, в Microsoft Word можно создать электронную регистрационную форму, при заполнении которой значения выбираются из раскрывающихся списков.) набросайте ее примерный вид или используйте в качестве образца уже созданную форму. Большинство форм, такие как контракты, содержат только текст с полями формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.), которые вставлены в документ, так что пользователи могут вводить определенные данные. В других формах используются сетки, которые сочетают в себе следующие свойства.

1. Таблицы (Таблица. Один или несколько рядов ячеек, обычно используемых для представления чисел и других элементов в форме, упрощающей их просмотр и анализ. Элементы таблицы располагаются в строках и столбцах.), которые помогают выравнивать как текст, так и элементы управления (Элемент управления. Объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.) формы.



Обычно таблицы используются при создании формы с простой разметкой. Однако, если разметка более сложная, то можно вставить несколько таблиц, разделив их пустыми абзацами. Для этого можно использовать как средство Нарисовать таблицу, так и вложенные таблицы (Вложенная таблица. Таблица, вставленная в ячейку другой таблицы. Если для оформления страницы используется одна таблица, а для оформления данных требуется использовать еще одну таблицу, ее можно вставить в ячейку основной таблицы.).

2. Надписи (Надпись. Контейнер для текста или графики, местоположение и размеры которого можно изменять. Надписи используются для помещения на страницу нескольких блоков текста или для придания тексту ориентации, отличной от ориентации остального текста документа.) необходимо использовать, когда нужно точно выбрать позицию для блока текста, рисунка или диаграммы. Затем можно форматировать границы надписей, цвет фона, цвет надписи и т. д.

3. Границы и тени помогут создать тестовые поля, которые нужно заполнить, и сделают основные элементы в форме более привлекательными и легкими в использовании.

o Добавьте поля формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.) для надписей (Надпись. Контейнер для текста или графики, местоположение и размеры которого можно изменять. Надписи используются для помещения на страницу нескольких блоков текста или для придания тексту ориентации, отличной от ориентации остального текста документа.), флажков и раскрывающихся списков.

Инструкции

Для добавления в форму (Форма. Документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Например, в Microsoft Word можно создать электронную регистрационную форму, при заполнении которой значения выбираются из раскрывающихся списков.) полей (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.), которые пользователь будет просматривать и заполнять в Microsoft Word или в напечатанном виде, используйте панель инструментов (Панель инструментов. Панель с кнопками и параметрами, которые используются для выполнения команд. Для отображения панелей инструментов используется диалоговое окно Настройка (выберите в меню Вид команду Панели инструментов, а затем — команду Настройка). Для просмотра дополнительных кнопок нажмите кнопку Другие кнопки в конце панели инструментов.) Формы.

1. В документе щелкните кнопкой мыши пустое место, в которое необходимо вставить поле формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.).

2. Выполните одно из следующих действий.

Добавление текстового поля.

§ Нажмите кнопку Текстовое поле .

Для данного поля может быть задано значение по умолчанию, так что пользователям не придется вводить наиболее вероятный ответ, кроме случая, когда их ответ будет отличаться от стандартного.

Добавление флажка рядом с независимым параметром.

§ Нажмите кнопку Флажок .

Кроме того, можно нажать данную кнопку, чтобы вставить флажок рядом с элементами группы, которые не являются взаимоисключающими (чтобы можно было выбрать более одного параметра).

Добавление поля со списком возможных ответов.

§ Нажмите кнопку Список .

Если список достаточно большой, то пользователь может пролистать его для просмотра остальных ответов.

4. При необходимости измените отображение элементов управления (Элемент управления. Объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.). Выполните одно из следующих действий.

Добавление, удаление или изменение порядка элементов в поле со списком

    1. Дважды щелкните кнопкой мыши список (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.), который необходимо изменить.
    2. Выполните любое из следующих действий и нажмите кнопку OK.
      • Чтобы добавить элемент, введите его имя в поле Элемент списка.
      • Чтобы удалить элемент, выделите его в поле Список, а затем нажмите кнопку Удалить.
      • Чтобы переместить элемент, выделите его в поле Список, а затем нажмите кнопку со стрелкой в группе Порядок.

Изменение формата содержимого поля формы

    1. Выделите поле формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.), которое необходимо форматировать.
    2. В меню Формат выберите команду Шрифт.
    3. Выберите необходимые параметры.

Для получения справочных сведений о параметре нажмите кнопку со знаком вопроса , а затем щелкните необходимый параметр.

Отображение или удаление тени

6. На панели инструментов Формы нажмите кнопку Затенение полей формы .

Примечание. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.

o Задайте или измените свойства поля формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.).

Инструкции

    1. Дважды щелкните поле формы, которое необходимо изменить.
    2. Измените требуемые параметры и нажмите кнопку OK.

Для получения справочных сведений о параметре нажмите кнопку со знаком вопроса , а затем щелкните необходимый параметр.

6. Добавьте к форме текст справки и автоматизируйте работу с формой. Выполните одно из следующих действий.

Добавление текста справки в элемент управления формы

    1. Дважды щелкните поле формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.), к которому необходимо добавить текст справки.
    2. Нажмите кнопку Текст справки.
    3. Чтобы отобразить текст справки в строке состояния, откройте вкладку Строка состояния.

Чтобы отобразить текст справки в окне сообщения при нажатии клавиши F1, откройте вкладку Клавиша F1.

    1. Выберите необходимые параметры.

Для получения справочных сведений о параметре нажмите кнопку со знаком вопроса , а затем щелкните необходимый параметр.

Автоматизация работы с формой

    1. Создайте необходимые макросы и сохраните их в шаблоне формы.

Если необходимые макросы содержит другой шаблон, скопируйте данные макросы в шаблон формы.

    1. Дважды щелкните поле формы, которому необходимо назначить макрос.
    2. Чтобы выполнить макрос при помещении указателя в поле формы, выберите необходимый макрос в поле При входе.

Чтобы выполнить макрос, когда указатель находится в поле формы, выберите необходимый макрос в поле При выходе.

Примечание. Если макросы, которые необходимо выполнять при входе и при выходе, хранятся в шаблоне Normal.dot, а затем используются в форме для других шаблонов, то данные макросы, возможно, не являются доступными пользователям. Необходимо хранить макросы, которые используются в форме, в шаблоне данной формы.

  1. Запретите выполнение изменений в данной форме.

Инструкции

Некоторые сведения в этом разделе могут быть неприменимы к отдельным языкам.

Можно защитить создающуюся форму (Форма. Документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Например, в Microsoft Word можно создать электронную регистрационную форму, при заполнении которой значения выбираются из раскрывающихся списков.), а так же защитить окончательную версию от изменений при заполнении пользователями.

Защита формы во время ее разработки и изменения

Этот метод позволяет легко проверить, как будет работать окончательная версия формы.

1. На панели инструментов (Панель инструментов. Панель с кнопками и параметрами, которые используются для выполнения команд. Для отображения панелей инструментов используется диалоговое окно Настройка (выберите в меню Вид команду Панели инструментов, а затем — команду Настройка). Для просмотра дополнительных кнопок нажмите кнопку Другие кнопки в конце панели инструментов.) Формы нажмите кнопку Защита формы.

Примечание. В предыдущих версиях Microsoft Word при защите формы после изменения все поля формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.) автоматически восстанавливали свои исходные значения. В этой версии этого не происходит. Можно восстановить исходные значения поля форм в ручную, нажав кнопку Очистить поля формы на панели инструментов Формы.

Защита формы от изменения пользователями

Перед распространением электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Примечание. При защите документа нижеследующим методом, все данные в полях формы (Поле формы. Место в форме, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса.) восстановят исходные значения.

    1. Выберите команду Установить защиту в меню Сервис.
    2. Выберите Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм.
    3. Введите пароль (Пароль. Способ обеспечения безопасности, используемый для ограничения доступа к компьютерным системам и важным файлам. В Интернете пароли представляют собой строки знаков, позволяющие пользователям получать доступ к службам Интернета, если требуется проверка пользователей. ) для защиты формы в поле Пароль (необязателен). Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.
    4. Чтобы защитить всю форму, нажмите кнопку OK.

Чтобы защитить определенные части формы, необходимо разбить ее на разделы (Раздел. Часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров, как нумерация строк, число столбцов или колонтитулы.). Нажмите кнопку Разделы, а затем снимите флажки, соответствующие разделам, которые не требуется защищать.

Совет

Пользователи смогут проверить орфографию и грамматику в незащищенных разделах формы. Например, в форме оценки деятельности сотрудника можно не защищать раздел для комментариев. Пользователи смогут проверить свой текст в этом разделе до отправки формы.

o Сохраните форму, а затем распространите ее так, как любой другой документ, который можно отправить на проверку.

Советы

· Кроме того, можно создать форму с помощью одного из образцов форм-примеров. Такие формы-примеры можно найти в Интернете на веб-узле Microsoft Office в разделе Microsoft Office Template Gallery.

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
| Создание форм для заполнения в Microsoft Word

Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 1654; Нарушение авторских прав?;


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Читайте также:



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2017) год. Не является автором материалов, а предоставляет студентам возможность бесплатного обучения и использования! Последнее добавление ip: 54.80.89.148
Генерация страницы за: 0.02 сек.