Кадровий менеджмент

Кадровий менеджмент являє собою сукупність організаційних, соціально-психологічних і психологічних засобів (форм і методів), що дозволяють вирішувати різні «людські» проблеми і завдання. Організаційні засоби включають такі найважливіші системи в циклі «прийом на роботу — робота — зміни в роботі»:

1. Оцінка персоналу при прийомі на роботу.

2. Посада як система завдань, обов’язків, прав, відповідальності і пропонованих вимог до знань і умінь кандидата.

3. Умови праці — фізичне середовище, розпорядок дня, соціально-психологічний клімат у колективі, взаємозв’язок «робота — дім» та ін

4. Системи оцінки в процесі роботи (оцінка результатів праці — індивідуального та колективного).

5. Оплата праці, включаючи доплати, надбавки, компенсації. Зміни в оплаті праці.

6. Посадова просування, ротації.

7. Підвищення кваліфікації персоналу — керівників, фахівців, «польових» працівників, технічного та допоміжного персоналу.

8. Системи переказу, переходу, звільнення, скорочення.

У кожній системі використовуються як організаційні, так і соціально-психологічні та психологічні засоби. Наприклад, для системи оцінки персоналу при прийомі на роботу використовуються такі форми і методи оцінки, як співбесіда, розмова, спеціальні оціночні центри, спостереження, кількісні та графологічні методи, метод графічного профілю, тестування і т.д.

«Вхід людини» на підприємство, в організацію, установу починається з системи оцінки при прийомі на роботу, що включає три складові: 1) власне система оцінки; 2) опис посади; 3) зіставлення оцінки кандидата з описом посади.

Опис посади включає посадові завдання, обов’язки, права, відповідальність, вимоги до знань і вмінь кандидата на посаду. Оцінка кандидата складається з оцінки його знань і умінь на даний момент часу.

Підбір кадрів полягає не тільки в пошуку і виявленні кандидатів, але і в співвіднесенні опису посади з оцінками кандидатів. Для підбору кадрів характерні дві ситуації «посадової дисонансу»: 1) «людина вище посади» (рівень професійних знань і умінь працівника вище рівня, необхідного для виконання посадових завдань та функцій); 2) «людина нижче посади» (рівень професійних знань і умінь працівника нижче рівня, необхідного для виконання посадових завдань та функцій).

Коли людина прийнята на роботу, він виявляється в певних умовах праці: фізичних, організаційних, соціальних, соціально-психологічних, які чинять на нього певний стимулюючий та / або антистимулюючій вплив. Виконання роботи пов’язано з використанням системи оцінки її результатів — індивідуальних, групових, колективних.

Система оцінки повинна виступати основою оплати праці, включаючи доплати, надбавки, компенсації. В оплаті праці слід враховувати не тільки результати і якість роботи, але й економічні умови — прожитковий мінімум, рівень споживчого кошика, інфляцію та ін

В управлінні персоналом важливою є також система посадового просування, включаючи перехід з рангу фахівця в ранг керівника і ротацію (періодичне переміщення кадрів з посади на посаду). В даний час важливо мати сучасний, конкурентоспроможний «кадровий капітал», що досягається за допомогою певної системи підвищення кваліфікації персоналу.

І нарешті, з урахуванням внутрішніх і зовнішніх умов у процесі управління персоналом доводиться вирішувати завдання, пов’язані з переведенням працівників, їх переходом, звільненням, скороченням.

Соціально-психологічні засоби управління персоналом включають систему форм і методів в повсякденних, «поточних» відносинах «керівник вищестоящого — керівник Нижчий» і «керівник — підлеглий». Ключовою проблемою в цих відносинах є стиль керівника, тобто прояв його індивідуальних особливостей у використовуваних їм формах і методах згідно ситуацій, проблем, завдань.

5. Системний підхід до розвитку персоналу у соціальній сфері

В даний час загальновизнаною і домінуючою концепцією розвитку персоналу є так звана «знаючі-вміє», в якій основний акцент робиться на оновлення, поповнення і вдосконалення знань, навичок і вмінь працюючого.

Існують і в тій чи іншій мірі удосконалюються такі системи:

1. Система розвитку знань, навичок і вмінь.

2. Система поліпшення умов праці та відпочинку.

3. Система розвитку змісту праці.

4. Система розвитку засобів праці.

5. Система розвитку мотивації.

6. Система зміни оплати праці.

7. Система соціального захисту самих «захищають».

8. Система психологічного розвантаження, зняття напруги після робочого дня.

9. Система поліпшення психологічного клімату в колективі.

Перелік цих систем показує, що розвиток персоналу пов’язано з усіма складовими процесу праці, а саме: сам «людина працює», умови, виконувана робота, засоби праці, мотивація (включаючи оплату), соцзахист, можливість психологічного відновлення, клімат в групі, колективі.

Вибіркові опитування фахівців та керівників підрозділів установ соціального захисту населення дозволили визначити «рівень розвитку» кожної з систем в загальній системі управління персоналом (див. рис.).

Як видно з малюнка, всі дев’ять систем можна згрупувати в три блоки.

Перший блок — благополучного рівня — розвиток знань, навичок і вмінь персоналу, зміст праці, поліпшення психологічного клімату в групі, колективі.

Другий блок, або блок середнього і нижче середнього рівня, — розвиток засобів праці та мотивації персоналу (виключаючи оплату праці), поліпшення умов праці та відпочинку.

Третій блок, або блок неблагополуччя і супернеблагополучія, — зміна оплати праці, системи захисту самих «захищають» і їх психологічного розвантаження, зняття напруги після робочого дня, робочого тижня.

Мотивація — одне з «хворих місць» в управлінні персоналом. Важливим теоретичним і практичним становищем в області мотивації виступає діагностика мотивів і антимотивів, їх динаміка або «подвижка» в часі.

Діагностика мотивації і антимотивацією дозволила встановити наступне:

1) в деяких установах соціального захисту антімотиви переважають над мотивами. І тим не менше не спостерігається «критичної» йди «закритичної» плинності кадрів, що пояснюється неможливістю працевлаштування в інших місцях. У разі підйому промислового виробництва можливий відтік, і дуже значний, з системи соцзахисту. Тому дану ситуацію можна назвати «соціальним терпінням» до певного «якщо...»;

2) проблема розвитку персоналу навіть в умовах домінування антимотивацією не втрачає сенсу. Цей парадокс пояснюється тим, що люди, продовжуючи свою життєдіяльність, реагують на спроби локальних поліпшень, позитивних змін, які набираючи так звану «критичну масу», призводять до зменшення антімотівов і посиленню позитивної мотивації.

І, нарешті, самий неблагополучний блок в системі управління персоналом — оцінка і оплата праці, соціальний захист самих захищають, психологічне розвантаження, зняття напруги після робочого дня, робочого тижня.

На фоні інших систем розвитку персоналу оплата праці розцінюється як сама консервативна, негнучка, не призводить в дію один з провідних інтересів «людини працюючого» — матеріальний. Тому зрушення в інших системах розцінюються як своєрідні компенсації за недостатню заробітну плату.

Для системи соціального захисту, допомоги вельми значущою була названа проблема «захисту самих захищають». Фахівці і керівники в якості прикладів наводили ситуації, в яких «польові» соціальні працівники, фахівці з соціальної роботи і керівники підрозділів виявлялися «в зоні підвищеного ризику» через непередбачуваної поведінки захищаються. Це призводило не тільки до психологічних розладів і травм захищають, але становило небезпеку для життя.

Тобто необхідно перш за все відповідне законодавство, яке б забезпечувало правовий захист працівників системи соціальної роботи від різних посягань.

Таким чином, системний підхід до розвитку персоналу дозволяє зробити наступні висновки.

1. У кожній даній, конкретній системі доцільно виявляти, систематизувати і визначати пріоритетні проблеми, практичне вирішення яких забезпечує одержання необхідних результатів щодо розвитку персоналу.

2. Стан кожної з цих проблем може бути описано і оцінене. Далі, з урахуванням наявних ресурсів, визначаються ті параметри, практичне досягнення яких необхідно і можливо через певний період часу. Тобто розвиток персоналу — це не стихійний, а керований процес, що має цільову спрямованість.

3. Від рівня «розвиваючого управління» залежить, перш за все, якість результатів в діяльності конкретної системи. Управління, що прагне розвивати інших і забуває про своїх, володіє неповною ефективністю.

Ці висновки можуть здатися відомими і навіть банальними. Але все мистецтво управління полягає в тому, щоб популярності і банальності перетворювати в потрібні «людські результати».

Атестація працівників. Атестація — це:

1) організаційна форма оцінки, що має на меті визначити на даний момент часу рівень і зміст знань, навичок і умінь працівників даної системи, результати їх роботи за певний період.

Даний аспект називається цільовим, тобто які оціночні мети (завдання) вирішуються за допомогою атестації;

2) певна система процедур оцінки, що припускає рішення наступних проблем: суб’єкти оцінки (хто буде робити оцінку), предмети оцінки (що конкретно намічено оцінювати), фіксовані форми оцінки (які форми розроблені, ким і як вони повинні заповнюватися); методи оцінки (які і як будуть використані способи); час оцінки (за який період часу проводиться оцінка). Даний аспект прийнято вважати організаційно-процедурних;

3) отримання підсумкових оцінок, достовірність яких залежить від ряду факторів, у тому числі якості підготовки та проведення оціночних процедур. Цей аспект атестації називається результуючим або підсумковим.

У відповідності з даними значеннями поняття «атестація» необхідно виділити наступні її складові.

Положення про порядок проведення атестації — нормативно-регламентуючий документ, що визначає її цілі і завдання, терміни, категорії атестуються і не підлягають атестації, порядок підготовки, проведення та прийняті рішення за її результатами.

6. Підготовка та оформлення управлінських документів

Всі форми управлінської діяльності знаходять відображення у відповідних документах. Ряд функцій управління є типовим, властивим будь управлінському апарату. До таких функцій відносяться прогнозування, планування, організаційно-розпорядча діяльність, облік і звіт фінансування, матеріально-технічне забезпечення. Ці функції відображаються в документах, загальних для всіх установ, організацій і підприємств. Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить реєстр документації.

В умовах науково-технічної революції відбулося різке збільшення обсягів інформації. Основними напрямками вдосконалення документації з кінця 60-х років минулого століття стають стандартизація та уніфікація, розробляються уніфіковані системи документації, створені за єдиними правилами і вимогам і містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. В даний час діє близько двадцяти уніфікованих систем документації. Стандартами встановлено визначення, призначення і склад видів документів, що входять в уніфіковані системи, а також формати, розміри полів документів, розташування частин і зон документа.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації є системою, що має свій формуляр-зразок (тобто набір реквізитів та їх розташування). Саме з цією системою документації стикається будь-який працівник управлінського апарату, і саме ця система документації включає найбільшу кількість документів. Вимоги до оформлення документів цієї системи викладені в нині діючих ГОСТах Р 511141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»і ГОСТ Р 6.30-2003«Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Кожен документ складається з окремих складових його реквізитів (елементів). Різні види документів мають різний набір реквізитів, він визначається призначенням документів, наприклад, протокол, акт, наказ. Для реквізиту з постійною інформацією вираховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Службові документи, як правило, складаються на бланку — стандартному аркуші паперу, на якому відтворена постійна інформація й відведено місце для змінної інформації. ГОСТи пропонують два види бланків: бланк листа та загальний бланк для всіх інших видів документів.

У бланк листа входять такі реквізити: державний герб, емблема організації, найменування міністерства або відомства (вищого), найменування організації — автора документа, найменування структурного підрозділу, індекс підприємства зв’язку, повна поштова адреса, номер телефону / факсу.

У загальному бланку міститься наступна інформація: державний герб, емблема організації, найменування міністерства або відомства (вищого), найменування організації — автора документа, найменування структурного підрозділу, вид документа (або місце може залишитися вільним для наступного заповнення), місце складання або видання документа.

Крім того, на обидва види бланків можуть наноситися обмежувальні позначки (у вигляді рисок-куточків) для змінних реквізитів, які мають закріплене за ними місце. У бланку для листів це дата, індекс (номер), посилання на індекс і дату вхідного документа, заголовок до тексту, відмітка про контроль, місце адресата. У загальному бланку зазначається місце таких реквізитів, як дата, індекс, заголовок, відмітка про контроль виконання, гриф затвердження. Куточками можуть бути також відзначені поля документа.

Для кожного з цих видів бланків допускаються кутовий і поздовжній варіанти розташування реквізитів.

Для документів постійного застосування (наприклад, довідок з місця роботи або навчання, актів, договорів і т. п.) бланки можуть бути виготовлені з трафаретним текстом і пропусками для заповнення змінною інформацією.

При підготовці, узгодженні, підписанні та затвердження документів, що утворюються в результаті управлінської діяльності, необхідно дотримуватися правила, що забезпечують юридичну силу документів.

Державний герб можуть розміщувати на своїх бланках тільки організації, що мають на це спеціальний дозвіл від вищестоящого міністерства (відомства). Відтворення зображення герба має точно відповідати затвердженому чорно-білому зображенню і поміщатися на верхньому полі документа над серединою реквізиту "найменування міністерства або відомства».

Під автором документа мають на увазі три реквізиту. Автором службового документа може бути тільки організація, підприємство, установа, причому найменування автора дається із зазначенням підпорядкованості: «найменування міністерства/відомства», «найменування установи/організації», «найменування структурного підрозділу». Усі назви повинні бути написані в називному відмінку і в суворій відповідності з правовими актами (наприклад, статутними документами). Якщо згідно правовому акту встановлено скорочене найменування організації, то воно дається в дужках під повною назвою, а короткий можуть розміщувати на своїх документах тільки підвідомчі організації.

Адреса організації припускає перепис, відповідь на документ. Він включає поштовий індекс, поштова та телеграфна адреси, номер телетайпа, телефону, факсу; на частини тиражу бланків, призначених для гарантійних та подібних фінансових листів, вказуються банківські реквізити.

Вид документа. У загальному бланку на тому ж місці, де в бланку для листа розташовується адресу установи-автора, залишається вільне місце для вказівки виду документа. Вид документа може вкарбовуються в загальний бланк машинописним способом, а може бути виготовлений заздалегідь друкарським способом (якщо річна потреба в якому вигляді документа приблизно відома, наприклад, накази, постанови). Вид документа означає сукупність документів, виконують однорідні функції. Він дає перше загальне уявлення про призначення документа, його формі, характер інформації. Всі службові документи, за винятком листа, мають назву і тому включають цей обов’язковий реквізит.

Місце складання або видання документа вказується заздалегідь у загальному бланку і оформлюється відповідно про адміністративно-територіальним поділом.

У процесі роботи заповнюються певні реквізити бланка.

Дата документа є обов’язковим реквізитом. Вона ставиться в момент підписання і є одночасно датою відправлення документа. Крім дати, що проставляється на бланку, датуються також всі стадії оформлення та обробки документа: узгодження, затвердження, проставлення резолюції, отримання документа та його виконання. Тому дата входить складовою частиною в ряд інших реквізитів.

Індекс документа — це умовне цифрове, літерне або комбіноване позначення документа, проставляється в бланку на одному рівні з датою. Для внутрішніх документів (наказів, протоколів, розпоряджень) — це звичайний порядковий номер з початку року. У навчальних закладах нумерація внутрішніх документів може вестись за навчальними роками, з вересня, а не з січня. Для вихідних документів, головним чином листів, індекс складається з декількох частин: індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою (куди підшита копія відправляється документа) та порядкового номера відправляється документа.

Посилання на індекс та дату вхідного документа. Місце для цього реквізиту відведено тільки в бланку листа, так як цей реквізит припускає листування, відповідь на надіслане лист. Посилання на індекс і дату ініціативного документа — один з найважливіших пошукових ознак, що дозволяє при отриманні відповідного листа визначити, в який структурний підрозділ направити його на виконання, а також знайти копію ініціативного документа, на який надійшла відповідь. Цей реквізит повністю листується з ініціативного документа цифровим способом.

В даний час майже всі організації мають постійних іноземних кореспондентів. Для листування з ними розробляються спеціальні бланки, в яких такі реквізити, як назва організації та її адреса, пишуться двічі — російською та іноземною (найчастіше англійською або французькою) мовами: ліворуч російською, праворуч іноземною.

Адресування документів, тобто вказівка одержувача, якому призначається документна інформація, пишеться на документах, що відправляються в інші організації або приватним особам, а також на документах, що подаються керівництву (заявах, доповідних і пояснювальних записках). Адресат — складний реквізит, він може складатися з декількох частин:

• найменування установи (організації) — у називному відмінку;

• найменування структурного підрозділу — у називному відмінку;

• вказівка посади одержувача — у давальному відмінку;

• прізвище та ініціали — в давальному відмінку;

• поштова адреса.

Складу реквізиту «адресат» змінюється в залежності від адресата і виду складається документа. Наприклад, для внутрішніх документів вказується лише назва структурного підрозділу та керівник, якій адресовано документ, при цьому реквізит починається з назви посади. При адресуванні в сторонні організації з посади слід починати адресування тільки в тому випадку, якщо документ направляється безпосередньо керівнику організації. Якщо документ надсилається приватній особі, то спочатку вказується поштова адреса, а потім прізвище та ініціали, те ж саме дотримується й при напрямі документа не постійного, а разовому кореспонденту.

При направленні документа групі однорідних організацій адресат вказується узагальнено; в будь-якому випадку на жодному документі не повинно вказуватися одночасно більше 4 адресатів.

При адресуванні документів іноземним кореспондентам слід дотримуватися міжнародних поштових правил. Зазвичай листи адресуються в організацію або конкретній особі без вказівки посади. Спочатку вказуються прізвище та ініціали, потім назва організації, номер поштової скриньки, номер будинку, назва вулиці, назва міста, назва країни.

Кожна складова частина реквізиту «адресат» повинна друкуватися з нового рядка через 1,5 інтервалу від одного і того ж положення табулятора.

Узгодження документа — це попередня оцінка проекту документа, його обґрунтованості, доцільності та своєчасності, відповідності чинному законодавству та іншим нормативним актам. Тому багато документи до підписання погоджуються з зацікавленими посадовими особами, структурними підрозділами, установами.

Внутрішнє узгодження, тобто узгодження всередині установи, проводиться, як правило, з фінансовою службою або головним бухгалтером, юридичною службою, заступниками керівника установи, керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Оформляється внутрішнє узгодження візою, яка складається з особистого підпису візує і дати. При необхідності віза може оформлятися більш повно: із зазначенням посади візує і розшифровки його підпису. Місце візи на документі нижче підпису та в залежності від виду документа — на першому (заяви, доповідні записки) або другому / третьому примірнику (листи, накази). У додатку до інструкції з діловодства для кожного документа повинен бути вказаний перелік необхідних віз при його оформленні.

Зовнішнє узгодження (в залежності від вмісту документа) може проводитися з тими організаціями, чиї інтереси зачіпає зміст документа — з науково-дослідними та вищими організаціями. Оформляється зовнішнє узгодження протоколом обговорення проекту документа, довідкою або найчастіше грифом узгодження.

Гриф погодження складається з декількох частин: слова ПОГОДЖЕНО, яке пишеться великими літерами без лапок, а також з найменування посади (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису і дати.

Місце грифа узгодження — також після підпису. Якщо грифів узгодження кілька, вони можуть бути оформлені на одному рівні вертикальними рядами. При численних зовнішніх узгодженнях оформляється окремий лист погоджень.

При роботі з документами велике значення має їх посвідчення, тобто підпис, печатка, гриф затвердження.

Підпис — реквізит будь-якого службового документа. Під правом підпису розуміється повноваження посадових осіб установ, організацій і підприємств на підписання виходять від них документів. Посадові особи мають право підписувати службові документи в межах їх компетенції, що зазвичай визначено в положеннях про заснування та структурних підрозділах, а також у посадових інструкціях. Керівники та їх заступники підписують накази та інші розпорядчі документи по установі, доповідні записки, довідки та листи, направлені на вищі і равностоячі установи. Документи, що походять з структурного підрозділу, підписує керівник. Безпосередні виконавці в межах своїх повноважень підписують складені ними зведення, довідки, доповідні записки, огляди, звіти і т.п.

На документах, прийнятих колегіальними органами, повинні проставлятися два підписи — голови та секретаря.

Документи, пов’язані з отриманням грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей, теж повинні мати два підписи: першу і другу. Право першого підпису зазвичай належить керівникові організації або його заступникові, а право другого — головному (старшому) бухгалтеру чи керівнику фінансової служби.

На договорах проставляються підписи всіх договірних сторін.

До складу реквізиту «підпис» входять: найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис і розшифрування підпису. Коли документ оформляється на бланку, то в назву посади не повинно входити назва установи. Реквізит «підпис» поміщається не нижче, ніж через 2-3 інтервалу після тексту й від нульового положення табулятора, тобто прямо від полів. Якщо найменування посади довге і займає більше одного рядка, то до нього застосовується правило довжини багаторядкового реквізиту — кожен рядок не повинна бути довше 28 знаків, через 1,5 інтервали, при цьому розшифровка підпису поміщається на рівні останнього рядка найменування посади. У навчальних і наукових установах в підписах можуть зазначатися звання та ступені.

Якщо документ складено комісією, то при оформленні підписів вказується лише розподіл обов’язків у складі комісії (голова комісії, члени комісії). Підписи членів комісії розташовуються в алфавітному порядку, без зазначення посад.

Розшифровка підпису складається з ініціалів та прізвища. Ініціали повинні стояти перед прізвищем без пробілів. Підписується звичайно перший примірник документа, оформлений на бланку. Але при оформленні відправки документа кільком адресатам є відмінності: якщо документ відправляється у вищестоящі й рівні установи, то підписується кожен екземпляр, а якщо в підвідомчі установи, то підписується перший примірник, — він буде підшитий у справу, а відсилаються завірені копії.

Печатка. Для посвідчення найбільш важливих документів ставиться печатка, яка свідчить їх справжність.

Печатки бувають гербові та прості. Гербова печатка кругла, в її центрі знаходиться зображення Державного герба України, а по окружності дається повне найменування установи. Гербова печатка в установі тільки одна. Її відбиток проставляється на оригіналах документів, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом і т.п.), а також на договорах, документах, оформлюваних при отриманні грошей, товарно-матеріальних цінностей, на актах виконання робіт, списання, прийому-передачі обладнання, справ. Проставлення гербової печатки на документах часто обмовляється в спеціальних нормативних актах.

Крім гербової печатки, в установах зазвичай буває кілька простих печаток, які можуть мати круглу, квадратну, трикутну, прямокутну форму. Простими печатками засвідчуються розмножені екземпляри розпорядчих документів, копії документів, які надсилаються з установи, пропуску, довідки.

Відбиток печатки має бути чітким і проставлятися так, щоб зачіпати частину назви посади і частину справжньої підписи підписала документ.

Гриф затвердження. Твердження є способом посвідчення деяких видів документів, воно санкціонує їх зміст і поширює дію на певне коло осіб чи організацій. Утвердженню підлягають положення, статути, плани, інструкції, штатні розписи, деякі різновиди актів, протоколів. Такі документи набувають юридичної сили тільки після затвердження. Затвердження проводиться після підписання документа і має два варіанти оформлення: просте твердження керівником допомогою підпису або видання розпорядчого документа (наказу, постанови). Обидва способи посвідчення мають однакову юридичну силу. Якщо затверджуваний документ видається одночасно з розпорядчим, то він оформляється як додаток до цього розпорядчого документа. При будь-якому способі затвердження на затверджуваному документі в правій верхній частині його проставляється гриф затвердження, який має відповідно два варіанти оформлення.

У першому випадку гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», вказівки посади керівника, найменування установи, особистого підпису, її розшифровки — прізвища з двома ініціалами і дати затвердження. У другому випадку пишеться слово ЗАТВЕРДЖЕНО, вказуються вид розпорядчого документа в називному відмінку, його номер і дата.

Слова «ЗАТВЕРДЖУЮ» і «ЗАТВЕРДЖЕНО» пишуться без лапок, прописними літерами.

Проходження і виконання документа в установі фіксуються спеціальними відмітками, що допомагають визначити, яка стадія його виконання, де він знаходиться в даний момент і т.п.

Відмітка про надходження. При надходженні документа на ньому проставляється перша оцінка, яка фіксує факт і час приймання його в даній установі. Проставляється вона спеціальним штемпелевальним апаратом або штемпелем вручну. Складається відмітка про надходження з скороченої назви установи, до якої надійшов документ, дати одержання документа, що входить реєстраційного номера (індексу). Дата отримання документа — один з найважливіших пошукових ознак і, крім того, початок відліку терміну виконання надходження документа. Вхідний реєстраційний номер служить для пошуку документа в діловодстві, а також використовується для обліку кількості документів, що надійшли за будь фіксований відрізок часу. Місце цього реквізиту — правий кут нижнього поля першої сторінки.

Резолюція. Після первинної обробки та реєстрації документ прямує керівнику, який в резолюції повинен вказати порядок його виконання.

Резолюція — напис на документі, зроблений посадовою особою і містить прийняте рішення. Вона закріплює рішення керівника щодо питання, відбитого в документі. Це як би розпорядчий документ, складений на отриманому документі, тому до резолюції пред’являються ті ж вимоги, що і до будь розпорядчого документа: чіткість, стислість, конкретність. Елементами, складовими резолюцію, є текст, підпис і дата. Текст резолюції містить три частини: прізвище та ініціали виконавця (кому доручається), характер і порядок вирішення питання (що доручається), термін виконання. Резолюція може призначити декілька виконавців — в цьому випадку відповідальним є той, чиє прізвище стоїть першою. Як правило, резолюція є підставою постановки документа на контроль і визначення контрольного терміну виконання. Місце резолюції — у верхній частині документа, між адресатом і текстом документа. У будь-якому випадку резолюція повинна знаходитися на вільному від тексту місці.

Відмітка про контроль. Документи, які потребують виконання і відповіді, беруться на контроль. Зазвичай це робиться після проставлення на документі резолюції. Відмітка про постановку документа на контроль знаходиться на лівому полі документа, на рівні заголовка. Найчастіше це написана від руки кольоровим олівцем або нанесена штемпелем велика буква «К», але іноді на цьому місці пишеться контрольний термін виконання. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи може бути проставлена на документі після вирішення питання, поставленого в документі. Складається ця позначка зі слів «у справу», № справи, в який повинен бути підшитий документ, підписи виконавця і дати направлення документа до справи. Відмітка може також містити конкретну інформацію про порядок вирішення питання із зазначенням дати та номера документа, наприклад листи.

7. Розпорядчі документи

До розпорядчих документів відносяться наказ з основної діяльності та наказ по особовому складу

Наказ — це правовий акт, що видається керівником органу управління, що діє на основі єдиноначальності, для вирішення як основних, так і оперативних завдань його діяльності.

Наказ з основної діяльності підприємства або організації є локальним нормативним актом, обов’язковим для виконання всіма працівниками. Наказом оформляються всі рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства і структурних підрозділів, плануванням, звітністю, фінансуванням, оперативним управлінням та іншими напрямками поточної діяльності, тобто так звані ініціативні накази.

Крім того, накази видаються, коли потрібно довести до відома працівників документи вищих органів влади та управління, організувати їх конкретне виконання або забезпечити дотримання вимог цих документів в поточній діяльності установи. Ці накази відносяться до категорії виданих «на виконання».

Накази повинні відповідати чинному законодавству і тому багато чого залежить від їх підготовки. Процес підготовки наказу можна розділити на кілька етапів.

Спочатку необхідно вивчити чинні законодавчі, нормативні акти, відповідно до яких реалізується даний напрямок діяльності. На наступному етапі виявляються раніше видані з цього питання накази або інші документи, аналізуються причини їх виконання або особливості невиконання. Тільки після цього можна починати складати проект документа, точно визначивши мету його видання, і встановити конкретні терміни виконання і виконавців, чітко сформулювати розпорядчі дії. Потім наказ оформляється, візується юрисконсультом, зазначеними в документі виконавцями і особою, на яку покладається контроль виконання наказу в цілому. У деяких випадках його візує фінансова служба. Узгодження проекту наказу з іншими організаціями проводиться в разі необхідності.

Наказ з основної діяльності оформляється на загальному бланку. У типовій формуляр входять такі реквізити:

· найменування міністерства / відомства (для організацій прямого підпорядкування);

· найменування організації / установи (із зазначенням організаційно-правової форми);

· назва виду документа — НАКАЗ;

· дата;

· індекс (номер);

· місце складання / видання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис;

· візи узгодження.

Заголовок до тексту оформляється в лівому верхньому кутку на 2-3 інтервалу нижче реквізиту «місце складання / видання документа» від кордону лівого поля. Заголовок повинен точно відображати зміст документа, бути коротким і ємним. Він починається з прийменника «Про» і відповідає на питання «Про що?» («Про створення...», «Про затвердження...»). Друкується заголовок через один інтервал, служить цілям реєстрації і пошуку, полегшує сприйняття тексту наказу. Потрібно пам’ятати, що спочатку складається і редагується текст документа, і лише потім до нього формулюється заголовок.

Текст наказу складається з двох частин — констатуючої (вступної) та розпорядчої. У констатуючій частині міститься обгрунтування причин, цілей і завдань видання наказу. В ініціативному наказі констатуюча частина тексту зазвичай починається з прийменника «для...» або зі складних прийменників «в зв’язку...», «з метою...», наприклад, «Для організації підготовки...», «З метою залучення додаткових коштів...»,«У зв’язку з реорганізацією...».

У тих випадках, коли розпорядчі дії потребують докладному поясненні, констатуюча частина тексту ініціативного наказу містить виклад фактів, оцінок, причин, обставин, а потім дається типова конструкція з вищевказаними приводами.

Інша частина наказів по основній діяльності — так звані накази, видані «на виконання».

Констатуюча частина таких наказів починається зі слів «Згідно...», «На підставі...», «На виконання...»І потім друкуються найменування виду документа, найменування організації-автора, повний заголовок до тексту, дата та індекс того документа, на виконання якого видається даний наказ. Завершується констатуюча частина словом «НАКАЗУЮ» — причому воно оформляється на окремому рядку від межі лівого поля прописними літерами без розрядки і закінчується двокрапкою.

Розпорядча частина тексту складається за пунктами, кожен з яких нумерується арабськими цифрами і починається з окремого рядка з абзацу.

Якщо в наказі встановлюються правила або норми, що регулюють основну діяльність установи протягом тривалого часу, то приблизна модель формулювання виглядає так: «що (з) робити з якого терміну (на який термін)». Наприклад: «Затвердити штатний розклад інституту соціальної роботи на 2-е півріччя поточного року».

Якщо в наказі даються доручення виконавцям, то в кожному пункті необхідно вказати конкретні прізвища виконавців, чітко сформулювати наказують дії і вказати термін виконання. Поручітельскіе пункти формулюються за такою моделлю: «кому зробити — що зробити — коли (до якого терміну) зробити». Наприклад: «Управлінню кадрів (Єгорова Т.С.) розробити нове Положення про персонал до 01.09.04.».

Іноді керівник делегує свою контролюючу функцію якого-небудь посадовій особі. В цьому випадку останнім пунктом наказу буде спеціальний пункт про контроль виконання.

Після тексту, не нижче, ніж через 3 інтервалу, оформляється підпис від межі лівого поля, що включає скорочене найменування посади особи, яка підписує наказ, особистий підпис і його розшифрування. Розшифровка підпису починається від 6-го положення табулятора, малими літерами, без дужок та прогалин між ініціалами і прізвищем, на рівні останнього рядка найменування посади. Особистий підпис керівника проставляється на першому примірнику наказу. Візи або грифи погодження оформляються до підписання наказу на першому примірнику його проекту на лицьовій стороні останнього аркуша нижче підпису. Якщо віз кілька, то вони розташовуються двома рядами — від 0-го і 4-го положень табулятора. До складу візи входять найменування посади візує, його особистий підпис і його розшифрування, а також дата.

Наказ по особовому складу — це правовий акт, що видається керівником установи з питань регулювання трудових правовідносин громадян з адміністрацією. Прийом на роботу, зміна умов праці, присвоєння розрядів, класності, встановлення і зміна розмірів заробітної плати, надання відпусток, зміна прізвища та інші юридичні факти, що виникають у процесі управління кадрами, — все це документально оформляється в наказах з особового складу. Даний різновид наказів готується службою управління персоналом (кадрами) на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, особистих заяв, укладених контрактів. Накази з особового складу видаються в суворій відповідності з КЗпП та є підставами для внесення записів до трудових книжок, особові картки з обліку кадрів, нагородні, фінансові та інші документи.

За структурою ці накази можуть бути простими і складними. У простому наказі оформлюється тільки одне розпорядча дія. Якщо воно відбувається з одним працюючим, то наказ називається індивідуальним, а якщо дія поширюється на декількох співробітників, — зведеним. Об’єднання декількох розпорядчих дій (пунктів) робить наказ складним. Незважаючи на широку практику складання складних наказів по особовому складу, потрібно враховувати, що вони не тільки не забезпечують належної оперативності пошуку інформації в процесі роботи, особливо при значних обсягах цього виду документів, але і ускладнюють впровадження автоматизованих систем обробки та підготовки кадрової документації.

Відмінною особливістю наказів по особовому складу є те, що вони виконують двояку роль у процедурі документування конкретного правового дії. З одного боку, наказ засвідчує, підтверджує наявність юридичного факту виникнення, зміни або припинення трудового договору (контракту), тобто цей документ є розпорядчим, з іншого боку, такий наказ реєструє цей факт, тобто виступає в ролі первинного облікового документа і породжує технологічний ланцюжок інших облікових та звітних кадрових документів.

Накази з особового складу оформляються на загальному бланку установи. При підготовці наказів на комп’ютері можна розробити і ввести в базу даних трафарети, які включають не тільки реквізити загального бланка, але й типові елементи тексту, характерні для кожної конкретної ситуації. Слід зауважити, що накази про заохочення і стягнення завжди видаються простими (часто — індивідуальними) і можуть бути оформлені за зразком наказу по основній діяльності, тобто з обґрунтуванням мотивів і причин видання в констатуючій частині тексту.

У типовій формуляр наказу по особовому складу входять такі реквізити:

· найменування міністерства / відомства (для організацій прямого підпорядкування);

· найменування організації / установи (із зазначенням організаційно-правової форми);

· назва виду документа — НАКАЗ;

· дата; індекс (номер); місце складання / видання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис;

· візи.

Обов’язковими є також позначки про ознайомлення з текстом наказу усіх названих у ньому осіб.

Дата складання наказу є одночасно датою його підписання і набрання чинності. У зведених і складних наказах окремі пункти можуть мати і свої індивідуальні для кожного співробітника терміни вступу в силу.

Індекс (номер) наказу по особовому складу завжди змішаний, буквено-цифровий. До порядкового номера документа (зазвичай ведеться валова нумерація в межах року) через тире чи косу риску додаються літерні індекси, що вказують на конкретну їх підгрупу (заохочення, звільнення, відрядження тощо). Іноді це ще й літерні індекси, що вказують на термін зберігання наказу — накази довготривалого (75 років) терміну зберігання мають буквену частину індексу ЛЗ (по особовому складу) і реєструються окремо, а наказам з терміном зберігання 3 роки дається буквене позначення К (кадровий).

Заголовок до тексту простого індивідуального наказу коротко формулює зміст розпорядницького дії, починається з прийменника «про» (про що?) І включає прізвище та ініціали співробітника. Наприклад: «Про прийом Єлісєєва Г.Є.», «Про надання відпустки Орлової С.Ф.», «Про зміну прізвища Нікітіної Е.М.». Заголовок до тексту зведених або складних наказів формулюється узагальнено: «По особовому складу».

Текст наказу з особового складу складається з розпорядчої частини, яка формулюється по пунктах. Слово НАКАЗУЮ тут відсутня. Кожен пункт починається з назви розпорядницького дії (ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ і т.д.), оформлюваного на окремому рядку прописними літерами від межі лівого поля. Далі з нового рядка вказуються повністю прізвище, ім’я та по батькові співробітника, потім найменування його посади, професії, спеціальності та найменування структурного підрозділу, дата скоєння розпорядчого дії (юридичного факту), його умови, мотиви або причини (у разі потреби — з посиланням на відповідну статтю КЗпП). Дата, зазначена в тексті відповідного пункту, є індивідуальною датою його вступу в силу.

Текст кожного пункту наказу по особовому складу повинен закінчуватися вказівкою на підставу для здійснення розпорядчого дії і видання наказу. Підставою є документи (їх може бути декілька), в яких фіксується згода сторін на укладення, зміна, розірвання трудових правовідносин (наприклад, заява співробітника з візою начальника структурного підрозділу і резолюцією керівника) або міститься обгрунтування якоїсь виробничої необхідності (наприклад, доповідна записка керівника структурного підрозділу) або формулюються мотив і причина для вчинення розпорядчого дії (наприклад, копія документів ЗАГС, уявлення і т.п.).

Підстава оформляється після кожного пункту наказу від межі лівого поля маленькими літерами, після нього ставиться двокрапка і потім в називному відмінку зазначаються назва виду документа (документів), дата його складання, номер, заголовок. Текст, що відноситься до основи, друкується через один інтервал.

Слід пам’ятати, що прийом на роботу керівників та їх заступників, головних бухгалтерів, керівників структурних підрозділів, осіб, на яких покладена матеріальна відповідальність, позначається терміном ПРИЗНАЧИТИ на посаду, прийом рядових робітників і службовців ПРИЙНЯТИ (ким?). Далі в моделі вказуються найменування посади, спеціальності або професії (в точній відповідності зі штатним розкладом), найменування структурного підрозділу, дата початку трудового договору, умови оплати праці і додаткові умови, які обумовлюються при укладанні трудового договору.

При оформленні переказу необхідно вказати точне найменування нової посади, професії, спеціальності, найменування нового структурного підрозділу, дату переказу, умови оплати праці. При тимчасовому переведенні в тексті вказують термін, мотив або причину перекладу і дають посилання на відповідну статтю КЗпП. При перекладі на термін більше одного місяця необхідно особиста заява співробітника (для переказу на строк до одного місяця згоду співробітника не потрібно).

При наданні відпустки в тексті вказуються його вид, дати початку і закінчення, тривалість в робочих або календарних днях.

При оформленні відрядження вказують місце відрядження, мета відрядження, дату її початку та тривалість.

Факти зміни прізвища, імені та по батькові, зареєстровані органами ЗАГС, оформляються в організаціях в наказі за допомогою розпорядчого обороту: «ВВАЖАТИ (кого?) Змінила прізвище на (яку)».

Розірвання трудового договору оформляється з використанням термінів, протилежних тим, які були використані для його укладення з даним конкретним працівником (ПРИЗНАЧИТИ — ЗВІЛЬНИТИ, ПРИЙНЯТИ — ЗВІЛЬНИТИ).

Право підписання наказів по особовому складу може бути делеговане першим керівником одному з його заступників або заступнику з персоналу, проте це повинно бути зафіксовано в установчих документах, або в протоколі про розподіл обов’язків, або в їх посадових інструкціях.

Візи на проекті наказу оформляються також звичайним порядком. Обов’язковою є віза кадрової служби, що підготувала проект наказу.

З підписаними наказами по особовому складу співробітники, яких накази стосуються, повинні бути ознайомлені під розписку. Відмітка про ознайомлення з наказом оформляється так само, як і візи, і найчастіше включає фразу «З наказом ознайомлений», яка друкується від межі лівого поля.

Розпорядчі документи можуть готуватися і видаватись на основі протоколів.

Протоколом називається документ із записом всього, що відбувається на засіданні або зборах. У ньому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальними органами. Як правило, протокол ведеться під час засідання, однак якщо засідання стенографується або записується на фонограму, він може складатися після їх розшифрування.

Веде протокол секретар засідання. Від його вміння вникнути і розібратися в суті обговорюваних питань залежить якість запису виступів. Проведенню засідання колегіального органу передує підготовча робота, в ході якої формулюється порядок денний, складаються списки учасників засідання та запрошених, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень з основних питань.

Протокол оформляється за формою загального бланка. У типовій формуляр протоколу входять: найменування міністерства / відомства (для організацій прямого підпорядкування); найменування організації / установи (із зазначенням організаційно-правової форми); найменування виду документа (ПРОТОКОЛ); дата засідання; номер протоколу; місце засідання; гриф затвердження (коли протокол підлягає затвердженню); заголовок; текст; підпису.

На протоколі проставляється дата засідання, а не кінцевого оформлення або підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то вказуються дві дати — початку й закінчення.

Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом терміну його повноважень. У реквізиті «місце засідання" зазначається місто, де відбулось засідання.

Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада, конференція і т.д.) і назву колегіального органу у родовому відмінку (наприклад, «засідання комісії», «збори трудового колективу», «наради студентської ради»).

Після оформлення бланкової частини приступають до оформлення тексту.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина тексту починається зі слова «Голова», воно пишеться через 2 інтервали після заголовка від лівого поля з великої літери; після тире вказують прізвище голови даного конкретного засідання (а не голови колегіального органу) та його ініціали. Аналогічно оформляється слово «секретар». Ця частина тексту опускається при проведенні оперативних нарад. На наступному рядку перераховуються присутні (після двокрапки), зазвичай це робиться в алфавітному порядку. На великих засіданнях склад присутніх вказується кількісно, а по фамільний список додається до протоколу, про що робиться запис у самому протоколі. Потім записуються прізвища запрошених із зазначенням їх посади, а іноді і з назвою організації. Закінчується вступна частина порядком денним, в якій перераховуються питання, винесені на розгляд колегіального органу. Кожне питання нумерується і починається з приводу «про (про)». Якщо порядок денний займає надто багато місця, то вона може додаватися до протоколу, про що в тексті протоколу робиться відповідний запис.

Основна частина тексту протоколу будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного, причому по кожному пункту можуть бути такі частини: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, таким чином, вони візуально розбивають текст і полегшують його сприйняття. Перед словом СЛУХАЛИ стоїть цифра, що позначає порядковий номер питання на порядку денному. Якщо є текст доповіді або виступу, то він не записується в протокол, а через тире після прізвища виступив вказується: «Текст доповіді (повідомлення, виступу) додається».

Завершальна частина розділу по кожному пункту порядку денного — запис ухваленого з обговорюваного питання рішення (ухвали). Якщо рішення містить кілька питань, то вони поділяються на пункти та підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Постановляюча частина рішень, подібно розпорядчим документам, має бути конкретною і складатися з наступних частин: кому, що зробити і до якого числа.

На зборах, де прийняття рішень вимагає певного кворуму, в розділі «Були присутні» вказується, скільки людина повинна бути присутньою і скільки присутній на засіданні. А при виборах посадових осіб в тексті протоколу наводяться результати голосування по кожній кандидатурі окремо.

По повноті висвітлення ходу обговорення питань на засіданні протоколи поділяються на повні і короткі. Короткий протокол містить інформацію про прізвище доповідача, теми доповіді та прізвищах виступали. Отримати уявлення про характер зауважень, ході обговорення, думках по такому протоколу неможливо, тому короткий протокол допустимо лише за наявності стенограм або докладних додатків. У всіх інших випадках протокол повинен містити запис всіх виступів, показати колективну роботу, тобто вироблення рішень в зіткненнях думок, дискусіях.

В ході засідання можна скласти лише чернетка протоколу. Не пізніше ніж у десятиденний строк протокол уточнюється, вивіряється за стенограмою або фонозапису, редагується і оформляється. Підготовлений протокол підписується головою та секретарем.

8. Організаційні документи

Організаційні документи включають статути, положення та інструкції.

Під статутом розуміється звід правил, що регулюють діяльність організацій, їх взаємовідносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов’язки у сфері їх діяльності. Статути повинні містити певні положення, без яких державна реєстрація організації не допускається. Так, в статуті повинні бути визначені: найменування організації, її місцезнаходження, предмет і цілі діяльності, порядок утворення майна або формування статутного капіталу, органи управління і контролю, умови реорганізації та припинення діяльності та ін

Положення — нормативні акти, які визначають порядок утворення, структуру, функції, компетенцію, обов’язки та організацію роботи структурного підрозділу, комісії, діяльність посадових осіб і т.п. В окрему групу можна виділити положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Положення затверджуються в установленому порядку. І устави, і положення є складними документами, їх структура та зміст зазвичай визначаються установами-розробниками.

Інструкції — правові акти, які видаються в цілях встановлення правил, що регулюють різні сторони діяльності організацій, їх підрозділів та служб, посадових осіб, громадян, а також з метою роз’яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів.

Інструкція оформляється на загальному бланку, затверджується спеціальним розпорядчим актом або безпосередній підписом керівника. При затвердженні інструкції в розпорядчому документі (наприклад, наказі) встановлюється строк її введення, перераховуються необхідні організаційні заходи, зазначаються відповідальні виконавці.

Заголовок інструкції має чітко окреслювати коло питань і осіб, на яких поширюються її вимоги, наприклад «Інструкція про ведення діловодства...».

Текст інструкції складається з розділів, пунктів і підпунктів. Будь інструкція починається з розділу «Загальні положення», в якому зазначаються цілі її видання, області застосування, порядок користування, інші відомості загального характеру. Інструкція є документом постійного або тривалої дії (до заміни новою). Текст інструкції носить вказує характер, тому в ній рекомендуються чіткі формулювання з розпорядчими словами: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається», «рекомендується», «забороняється» та ін Викладається текст від третьої особи («Керівники повинні аналізувати...») або в безособовій формі («Повторним зверненням громадян при їх надходженні присвоюється черговий реєстраційний індекс...»).

Посадова інструкція має немаловажне значення в діяльності організації. Вона повинна розроблятися керівником структурного підрозділу або провідним фахівцем, візуватися юристом, затверджуватися керівником установи / організації.

Посадова інструкція складається з кількох розділів.

У розділі «Загальні положення» встановлюються сфера діяльності конкретного працівника (посади), порядок його призначення і звільнення від займаної посади, заміщення за посадою під час відсутності, називаються кваліфікаційні вимоги, підпорядкованість працівника і посадові особи, якими він керує, перераховуються правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися працівник у своїй діяльності.

У розділі «Функції» визначаються основні напрямки діяльності працівника відповідно до його трудовим договором.

У розділі «Посадові обов’язки» перераховуються види робіт, покладені на працівника, і вказується форма його участі в процесі управління, наприклад: керує, стверджує, забезпечує, готує, розглядає, виконує, контролює, погоджує, представляє, курирує.

У розділі «Права» визначаються права, надані працівнику для виконання покладених на нього функцій і посадових обов’язків за погодженням, підписанню та утвердження документів, по відношенню до вищестоящого керівництва, по представництву в інших організаціях, по відношенню до інших керівників структурних підрозділів, по відношенню до підлеглим підрозділам і окремим працівникам.

У розділі «Відповідальність» встановлюються види відповідальності за несвоєчасне або неякісне виконання фахівцем своїх посадових обов’язків, невикористання наданих йому прав, недотримання конфіденційності службової інформації. Вказується також, в яких випадках працівник несе матеріальну відповідальність за заподіяну шкоду, неправильну постановку обліку і зберігання матеріальних та грошових коштів, документів.

У розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» встановлюється коло функціональних служб і посадових осіб, з якими даний конкретний працівник вступає в офіційні службові взаємовідносини, обмінюється інформацією (можуть бути вказані терміни отримання та надання інформації), визначається порядок підписання, погодження та затвердження документів.

Після ознайомлення інструкцію підписує фахівець, на якого вона складена.

9. Інформаційно-довідкові документи

До складу інформаційно-довідкових документів входять акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, телеграми і телефонограми.

Актом називається документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені факти, події, дії. Найчастіше акти складаються комісіями, постійно діючими або призначуваними розпорядчими документами (зазвичай наказом). В окремих випадках акт може бути складений одним або кількома посадовими особами. Приводів для складання актів безліч, звідси і велика кількість різновидів актів: ліквідації (установ), прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей тощо), прийому об’єктів, знищення справ, зіпсованих товарів, списання, інвентаризації, аварій, нещасних випадків. Всі акти складаються за єдиною схемою. Вивчається істота питання, що підлягає відображенню в акті, а також документи, що регулюють це питання.

Спочатку ведуться чорнові записи, які фіксують кількісні дані, окремі факти. Потім акт оформляється на загальному бланку. Дата і місце складання акта повинні відповідати даті і місцю події.

Текст акту ділиться на три частини: вступ, констатуючу частину і висновки. Введення в усіх актах формалізовано, у ньому вказується підстава для складання акту. Після слова «Підстава» ставиться двокрапка, і вказуються найменування розпорядчого документа (у називному відмінку), його дата, номер і заголовок. Далі з нового рядка від полів пишеться слово «Складено», знову двокрапка і перераховуються прізвища членів комісії, починаючи з голови (або прізвища укладачів акту), і далі за алфавітом із зазначенням посади. У констатуючій частині викладаються цілі, завдання і істота роботи, виконаної укладачами акту, її результати — вони можуть бути оформлені або текстом, або таблицею. У заключній частині тексту робляться висновки або даються рекомендації. Але ця частина тексту не обов’язкова, акт може закінчуватися і констатацією фактів.

Відразу після тексту (при необхідності) зазначаються кількість складених примірників акта і їх місцезнаходження. Завершують текст акту підписи всіх членів комісії, починаючи з голови. Посади перед прізвищами не вказуються, тільки розподіл обов’язків у комісії.

Деякі акти вимагають затвердження. Висновки, зроблені укладачами такого акту, стають обов’язковими для виконання.

Для відображення виробничо-господарської діяльності організації або підтвердження відомостей про її працівниках складаються довідки. Найбільш численною є група довідок про підтвердження місця навчання і роботи, займаної посади, заробітної плати і т.п. Це типові ситуації, і довідки друкуються на трафаретних бланках. Крім зазначення найменування відомства, установи, виду документа (ДОВІДКА), дати і номера, в бланку часто присутній реквізит бланка для листів — адреса і телефон видала довідку організації. В кінці довідки пишеться, куди вона представляється. Текст завіряється підписом і печаткою.

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Складаються вони за запитом і представляються в зазначені терміни. Довідки, їх межі установи, оформляються на загальному бланку, а подаються всередині установи — на аркуші паперу, мають ті ж реквізити, але на місці установи-автора вказується структурний підрозділ. Тема довідки може містити період часу або дату, на яку наводяться дані. Довідка повинна об’єктивно відображати стан справ і її складання вимагає збору і ретельної перевірки відомостей, зіставлення та аналізу отриманих даних. Довідки часто зручніше представляти в змішаній таблично-текстовій формі, до них можуть даватися додатка. Підписують довідку її укладачі, які і відповідають за надані дані.

Доповідна записка — документ, адресований керівникові та інформує його про що відбулася факт або подію, про виконану роботу, про ситуації, що склалася. Доповідна записка зазвичай містить висновки та пропозиції укладача, готується або з ініціативи автора, або за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника прийняти певне рішення. Текст доповідної записки складається з двох частин. У констатуючої (описової) частини викладаються факти або описується ситуація, по друге — прохання, пропозиції. Доповідними записками також іноді інформують керівника про хід робіт, такі записки видаються регулярно.

Тексту доповідної записки обов’язково передує заголовок. Доповідні записки, які подаються керівнику структурного підрозділу або керівнику установи, оформляються на аркуші паперу, на якому відтворюються реквізити бланка: найменування структурного підрозділу, вид документа (доповідна записка), дата, а також адресат і підпис її упорядника.

Пояснювальні записки також бувають двох видів. Перші найчастіше супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Вони оформляються на бланку установи (загальному).

Другу групу складають пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, ситуацій, вчинків і поведінки окремих працівників. Текст таких записок має бути переконливим і доказовим. Як і доповідні записки, вони оформляються на чистому аркуші паперу з відтворенням тих же реквізитів і підписуються укладачем.

Телеграма — вид документа, оформлюваний на спеціальних бланках, а в разі їх відсутності — на звичайному папері. Друкують телеграму в двох примірниках: перший направляється на телеграф, а другий — підшивається до справи.

У телеграмі дається точна адреса без індексу. При цьому слід враховувати, що телеграма не може адресуватися установі взагалі, а завжди конкретному співробітнику. І адресат, і текст телеграми друкуються ВЕЛИКИМИ буквами через 2 пробільних удару між словами, абзаци не допускаються, переноси теж, текст не повинен починатися і закінчуватися цифрами. Викладається текст гранично стисло і складається, як правило, з одного логічного елемента — укладення; у виняткових випадках допускається короткий доказ. Слова необхідно вибирати якомога ретельніше, вони не повинні допускати двоякого тлумачення. Пишеться телеграма особливим телеграфним мовою — без союзів, приводів, розділових знаків. Якщо розділові знаки мають смислове значення, вони пишуться малими літерами, використовуючи тільки приголосні: «точ, ЗПТ, двтч». Знаки номери, плюс, мінус, відсотків, поділу, питання й оклику — завжди пишуться словами.

Закінчується телеграма зазначенням її реєстраційного індексу, а відповідна телеграма починається з вказівки індексу ініціативного документа, на який дається відповідь, без слів «номер», «Ваш», «На Ваш» (саме тому текст телеграми не слід починати і закінчувати цифрами). Після тексту вказуються посада та прізвище особи, яка підписала телеграму.

Після тексту проставляється розмежувальна риса, під якою зазначаються відомості, що не підлягають передачі: адреса установи-автора, посада, підпис і розшифрування підпису відправника, дата підпису (вона зазвичай проставляється особою, яка підписує телеграму). Потім телеграма засвідчується печаткою.

Телефонограма застосовується, як правило, в межах місцевого телефонного зв’язку для передачі інформації від імені посадової особи і містить нескладні тексти в 30-40 слів (наприклад, запрошення на нараду).

Телефонограма має такі реквізити: найменування організації — автора документа; адресат; назва виду документа (телефонограми); дату; індекс; текст; підпис; час прийому і передачі телефонограми; прізвища передавального і приймаючої та їх службові телефони.

Текст телефонограми повинен бути гранично коротким і чітко сформульованим, рідковживані і важкі для слова не використовуються, щоб уникнути їх спотворення. Передавальний телефонограму зачитує, а приймаючий — записує її текст, при цьому називаються всі розділові знаки, наявні в оригіналі. Передача і прийом телефонограми у формі розмовної мови не допускаються.

Телефонограма складається в одному примірнику і оформляється в друкованому вигляді. Після передачі її тексту по телефону вона вважається виконаним і підшивається в справу.

10. Організація роботи з документами

Організація роботи з документами включає наступні складові: реєстрацію документів, контроль їх виконання, систематизацію, формування та оформлення справ, підготовку і передачу справ в архів.

Реєстрація документів — це фіксація факту створення та одержання документа шляхом проставлення на ньому індексу з подальшим записом необхідної інформації про документ у реєстраційних формах. Нормальна робота організації можлива, коли будь-яка необхідна інформація може бути швидко знайдена. Жоден документ не повинен залишитися невиконаним, а це досягається шляхом врахування всіх документів і контролю виконання.

Реєстрація документів здійснюється фахівцем, відповідальним за ведення організації роботи з документами. Існують три форми реєстрації: журнальна, картотечні та електронна, а також використовують змішану. Вибір форми реєстрації залежить від розмірів і структури установи.

Документи, що надходять в організацію і відправляються з неї, внутрішні документи, реєструються.

Приймаються документи, що надходять в організацію поштою, факсом, електронною поштою, через кур’єрів. При отриманні проставляється відмітка, потім документи поділяються на ті що потребують реєстрації та незареєстровані (останніми можуть бути запрошувальні і рекламні листи, прайс-листи, друковані видання, пошта з позначкою «особисто», документи, надіслані до відома і т.п.).

У ре

Дата добавления: 2014-01-07