Проектування форм носіїв первинної інформації

В умовах функціонування ІС первинні документи залишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами чи установами господарських операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання «без паперової» інформації технології, документ досі є найпоширенішим носієм інформації.

За побутовою форми первинні документи є анкетні, лінійні, табличні (табельні), комбіновані.

Анкетна форма побудови передбачає розміщення реквізитів, котрі підлягають машинній обробці, у вертикальній послідовності. Для назв реквізитів, заготовлених типографським способом, відводиться ліва частина кожного рядка, а в правій – вручну записуються відповіді на запитання. Цю форму можна застосувати у разі заповнення первинних документів різними особами.

Лінійна форма побудови передбачає поділ бланка на зони для запису окремих реквізитів, котрі мають логічну або арифметичну залежність, заповнюються одночасно одним виконавцем, належать до однієї визначеної обліково-обчислювальної роботи або мають іншу форму зв’язку. У цій формі для кожного реквізиту виділяються два графи: одна для назви і друга - для запису даних. Форми, побудовані за лінійним принципом, широко застосовуються в обліковій роботі. До них можна зарахувати всі однорядкові документи, наприклад, індивідуальні наряди, документи з надходження і вибуття обліку матеріальних цінностей тощо.

Табельна або таблична форма побудови передбачає виділення для кожної зони або групи реквізитів кількох рядків. Цей принцип побудови є похідним від лінійної форми.

До позитивних якостей цієї форми належать компактність розміщення реквізитів і можливість розміщення значно більшого обсягу інформації, аніж в інших формах. Це забезпечує скорочення загальної кількості первинних документів на підприємстві.

Найефективнішою формою є так звана комбінована форма, в якій частина реквізитів будується за лінійною, а інша – за табельною чи анкетною формами (наприклад, картка виробітку робітника тощо)ю Комбінована форма дає можливість найповніше використати переваги різних принципів побудови форм.

Крім вищенаведеної ознаки, первинні документи класифікуються ще і за іншими ознаками:

- характером відтворюваних господарських операцій – матеріальні, грошові, товарні тощо;

- призначенням –розпорядчі, організаційні, технічні тощо;

- способом охоплення господарських операцій – одноразові, одиничні, накопичувальні, зведені тощо;

- характером заповнення – однорядкові і багаторядкові, однобічні і двобічні;

- кількістю виписуваних примірників – одно примірникові, двопримірників тощо;

- типізацією – типові і індивідуальні;

- місцем формування – зовнішні та внутрішні.

Документи, які відтворюють процеси функціонування структурних підрозділів об’єктів управління, різні за своїм призначенням і поділяються на кошторисні, конструкторсько-технологічні, планові, нормативні, облікові, оперативні тощо. Таке групування дає змогу визначити джерела виникнення кожного виду документації, маршрути їх руху, організаційні основи розробки, засоби і методи обробки.

Незважаючи на велику кількість різноманітних уніфікованих форм первинних документів, для конкретних інформаційних систем обробки даних розробляються унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів. Такі форми проектуються згідно з вимогами стандартів.

Кожен документ поділяється на шість зон. Перші чотири зони становлять заголовкову частину документа. У

- першій зоні вказується назва підприємства, структурного підрозділу або назва організації та її адреса;

- зона 2 – індекс форми документа і гриф її затвердження;

- зона 3 - назва і значення реквізитів – ознак, постійних на документ;

- зона 4 – назва документа і його номер;

- зона 5 – змістовна – містить назви рядків, стовпців і значення реквізитів;

- зона 6 – юридична - підписи відповідальних осіб, печатка.

Форми первинних документів повинні бути максимально пристосовані для машинної обробки інформації і зручні для сприйняття людиною. Насамперед потрібно враховувати логічну послідовність розміщення реквізитів, зручність їх заповнення, читання та обробки. Реквізити на документі доцільно розміщати в такій послідовності: довідково-групувальні ознаки, постійні на документ, змінні довідково-групувальні ознаки і реквізити-основи.

Важливою вимогою є також мінімізація реквізитів документа за рахунок виключення з нього нормативних, розцінкових, довідкових, а також похідних даних, що суттєво спрощує форми документів, значно полегшує їх заповнення і подальшу обробку, підвищує достовірність інформації, знижає затрати часу на підготовку масивів і їх контроль. У первинні документи часто вводять спеціальні стовпці і рядки для запису контрольних чисел, призначених для контролю заповнення документів, переносу даних на машинні носії і введення до ЕОМ.

Реквізиті, які переносяться на машинний носій, повинні бути по можливості сконцентровані в одній частині документа і обведені потовщеною лінією.

Проектування первинних документів доцільно виконувати в такій послідовності:

- визначити зміст первинного документа, тобто склад реквізитів, котрі включені в документ:

- розмістити реквізити в певній послідовності і взаємозв’язку;

- розробити ескіз форми первинного документа (ескіз розробляється в натуральну величину);

- уніфікувати форми первинних документів;

- узгодити форму первинного документа із змістом машинного носія інформації;

- уточнити форму первинного документа;

- виготовити зразок документа для замовлення в друкарню.

Якщо первинний документ формується за допомогою технічних засобів, обов’язково враховуються їхні особливості. Певні особливості притаманні. Зокрема, документам, дані з яких передаються факсом, телеграфом (у них вводяться службові позначки).

Розмір бланка визначається обсягом інформації, яка фіксується в цьому документі. Ширина кожного стовпця залежить від максимальної кількості розрядів числа, котре записується в цьому стовпці. Для запису текстової інформації слід використовувати абревіатуру.

Ширину бланка (у мм) визначають за формулою:

Шб=Пл + Пп =Ш (З + Г) +0,5 Вт +2.2 Вп,

Де Пл, Пп – ширина чистого відповідно лівого і правого полів бланка (Пл=16 --- 20 мм, Пп=8,0 мм): Ш –ширина одного символу (Ш= 3 мм); З – максимальна або найімовірніша кількість символів у рядку (у всіх стовпцях); Г – кількість стовпців у документі; Вт, Вп – кількість вертикальних ліній відповідно тонких і потовщених.

Довжину бланка (у мм) обчислюють за формулою

Дб = Пв + Пн + Пзаг + В*С + 0,5 Гт + 2,2 Гп,

де Пв, Пн – висота чистого відповідно верхнього і нижнього полів бланка;

- (Пв і Пн – по 8 мм);

- Пзаг – висота поля верхнього заголовка (20 мм);

- В – висота одного рядка документа (з урахуванням висоти символів), (9 мм_);

- С – кількість рядків;

- Гт, Гп – кількість горизонтальних ліній відповідно тонких і потовщених.

За знайденими значеннями ширини та довжини (Шб і Дд) добирають придатний формат за стандартом (у паперово-целюлозній промисловості випускають рулони паперу відповідних розмірів) з можливим коригуванням ширини та довжини окремих стовпців і рядків документа. Начастіше використовують такі стандартні формати, мм: 420 Х 297; 297 Х 210; 210 Х 148. За уточненим ескізом підготовлюють зразок документа для затвердження його форми і передачі до друку.

Дата добавления: 2014-01-07