Основні правила оформлення реквізитів

Головні ознаки офіційно-ділового мовного стилю

Сти­льові особливості документа. Основні правила оформлення реквізитів

Офіційно-діловий стиль — це сукупність мовних засобів, призначених для регулювання ділових стосунків, спілкування на державно-політичному, громадському, економічному рівні, у законодавстві, сфері управління адміністративно-господарською діяльністю (офіційно-ділова мовна сфера).

1. Офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі. Найважливішим у ньому є послідовність і точність викладу актів, документальність, об’єктивність оцінок, гранична чіткість, емоційно-експресивна нейтральність вислову.

2. Даний стиль відзначається суворими вимогами до лексики й фразеології (широке використання професійної термінології, канцеляризмів, абревіатур, відсутність діалектизмів, жаргонізмів, просторічних виразів, слів із суфіксами суб’єктивної оцінки тощо).

3. Діловий текст характеризується як зростаючою стандартизацією мови (вживання усталених словесних формул, значна частота повтору слів, зворотів, конструкцій), так і своєрідністю синтаксису (прямий порядок слів: підмет — перед присудком і якомога ближче до початку речення; означення — перед означуваним; додаток — після керуючого слова; обставинні слова — якомога ближче до пояснюваного; вставні слова вживаються на початку речення тощо).

4. Високий ступінь одноманітності, стандарту форми, сувора регламентація розміщення та будови тексту.

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

Автор ділового документа – це юридична особа: установа, підприємство, організація

Дата. Документ датується у день його підписання або затвердження (за винятком матеріалів колегіальних органів, що датуються у день проведення колегії). Елементи дати наводяться в одному ряду трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік.

Індекс. Цей реквізит забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереження й контроль виконання. Він містить три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи в номенклатурі підрозділу, третя – порядковий номер по журналу обліку. Наприклад, вхідний номер № 03-12/97.

Місце складання або видання. Цей реквізит містить назву міста або іншого населеного пункту, де створюється розпорядчий, організаційний або колегіальний документ.

Адресат. Документ адресується організації, структурному підрозділу, службовій або приватній особі. Основні елементи реквізиту «адресат» – назва установи, підрозділи, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса.

Гриф затвердження. Затвердження – спосіб посвідчення документа після його підписання, санкціоноване розширення дії документа на певне коло структурних підрозділів, організацій або службових осіб. Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада особи, що затверджує документ, підпис. Документ має юридичну силу з моменту його затвердження.

Заголовок до тексту. Цей реквізит відображає головну ідею документа. Мета заголовка – прискорення процесу обробки документа й проходження через структурні підрозділи до його реального виконавця.

Заголовок є невід'ємною частиною документа, оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду й призначення. Він з максимальною повнотою розкриває зміст документа.

Підпис. Формою виразу законності документа й відповідальності за його зміст є його огляд. Головні способи огляду документів – підпис, затвердження й печатка.

Печатка додається до документів, що вимагають особливого огляду їх автентичності. Вона може бути гербовою або простою.

Відмітка про виконання документа та направлення його до справи. Цей реквізит містить такі дані: коротку довідку про виконання, слова «у справу» і номер справи, до якої буде підшитий документ, дату направлення документа у справу, підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Дата добавления: 2014-01-07