Документи розпорядчої діяльності поділяють на накази, вка­зівки, ухвали, розпорядження, рішення тощо

Підготовка і оформлення наказів

Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що засто­совуються у практиці управління, є накази.

Наказ — це основний розпорядчий документ, який видає ке­рівник підприємства, організації чи установи (далі — установи) на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Створюється наказ на основі і для виконання законів, поста­нов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності кон­кретного органу.

За призначенням розрізняють:

♦ накази з основної діяльності (із загальних питань);

♦ накази із адміністративно-господарських питань;

♦ накази з особового складу.

Накази з основної діяльності поділяються на ініціативні та такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Пот­рібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих доку­ментів.

Ініціативні накази видають з питань:

1. Утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, змі­ни діяльності установи або її структурних підрозділів, створення постійно діючих та тимчасових колегіальних органів і комісій.

Наприклад:

«Наказ про створення творчого об'єднання», «Наказ про створення ліквідаційної комісії», «Наказ про зміни у складі дирекції комбінату», «Наказ про перерозподіл обов'язків ректорату»).

2. Затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розкладу, інструкцій, правил, планів тощо. Це нормативні накази, які мають, зазвичай, загальний і безособовий характер, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників; ними вста­новлюються також певні правила функціонування.

Наприклад:

«Наказ про внесення змін до статуту університету», «Наказ про внесення змін у штатний розклад», «Наказ про затвердження номенклатури справ»).

3. Надання посадовим і службовим особам організації певних прав і повноважень.

Наприклад:

«Про надання першому проректору права підпису документів», «Про надання повноважень головному бухгалтеру», «Про покладення на секретаря відповідальності за стан ведення кадрової документації»

4. Скасування попередніх наказів з основної діяльності уста­нови у зв'язку із завершенням терміну їх дії, звільненням або пе­реведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо.

Основні реквізити ініціативного наказу такі:

♦ назва організації;

♦ назва виду документа;

♦ реєстраційний номер документа;

♦ дата документа;

♦ місце складання або видання документа;

♦ реєстраційний номер;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст;

♦ підпис керівника організації;

♦ відбиток печатки (в разі необхідності);

♦ візи погодження документа (проставляються у проекті доку­мента);

♦ запис про державну реєстрацію^ разі необхідності). Підставами для видання наказів, що створюються на вико­нання розпоряджень вищих органів, можуть бути:

♦ положення Конституції і законів України, постанови та інші акти Верховної Ради України й Верховної Ради Автономної Республіки Крим;

♦ укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України та Ради мініс­трів Автономної Республіки Крим;

♦ постанови і рішення інших вищих органів державної влади і державного управління;

♦ конкретні доручення організацій вищого рівня;

♦ провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання організацією покладених на неї завдань і функцій;

♦ потреба у правовому регулюванні діяльності.

Усі розпорядчі документи (постанови, рішення, доручення то­що), які надходять до певної організації від установи вищого рівня, доводяться до підвідомчих підприємств, що належать до сфери уп­равління організації, шляхом видання наказів.

Накази з адміністративно-господарських питань видають у то­му разі, коли такі питання потребують правового регулювання.

Наприклад:

«Наказ про встановлення порядку користування службовими ав­томобілями»,

«Наказ про створення робочої групи для підготовки до ев'ятку-вання річниці»,

«Наказ про розподіл коштів за виконання спеціального завдання», «Про призначення чергових у вихідні дні».

У цілому порядок підготовки наказів з адміністративно-госпо­дарських питань с аналогічним до наказів з основної діяльності. Відмінності можуть полягати лише в строках зберігання і, відпо­відно, у вимогах до формування наказів у справи.

Накази з особового складу поділяють на такі види:

♦ накази про прийняття на роботу (призначення на посаду);

♦ накази про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);

♦ накази про звільнення (припинення трудового договору);

♦ накази про сумісництво;

♦ накази про зміну прізвищ;

♦ накази про заохочення (нагородження, преміювання);

♦ накази про накладення дисциплінарного стягнення;

♦ накази про надання матеріальної допомоги;

♦ накази про надання відпусток;

♦ накази про відрядження.

Порядок підготовки наказів з особового складу відрізняється від порядку підготовки наказів з основної діяльності та з адмініс­тративно-господарських питань, й буде розглянуто окремо.

Специфіка оформлення цього виду наказу полягає в його індекса­ції, складанні заголовків, формулюванні текстів та оформленні відмі­ток про наявність документів, що є підставами для його видання.

За авторством накази можуть бути поділені на індивідуальні та спільні.

Індивідуальний наказ — це такий вид наказу, автором якого є якась одна організація.

Спільним наказом є наказ, виданий кількома організаціями од­ного рівня.

Оформлюють накази на загальних бланках або на спеціально розробленому в установі бланку наказу як з кутовим, так і з поз­довжнім (центрованим) розташуванням постійних реквізитів.

Вимоги до тексту наказів

Текст наказу, як вже зазначалось, обов'язково повинен мати заголовок, який починається з прийменника «Про». Наприклад:

«Про затвердження...»,

«Про надання...»,

«Про продовження роботи...».

Складається текст наказу, як і будь-якого розпорядчого доку­мента, з констатуючої і розпорядчої (революційної) частин. Констатуюча частина тексту наказу містить такі елементи:

♦ вступ (вказується причина видання наказу);

♦ доведення (переказуються головні факти);

♦ висновок (викладається мета видання наказу).

Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпо­рядчій частині. Вона може обмежуватися однією-двома фразами. Починається констатуюча частина словосполученнями:

У зв'язку.... Згідно із.... Відповідно до.... Для виконання... З метою....

У констатуючій частині наказу автори можуть вказувати під­ставу, обґрунтування або мету складання документа, наприклад:

З метою реалізації Постанови Верховної Ради України від....

У тексті документа, підготовленого на підставі документів ін­ших установ або раніше виданих документів, вказують їхні рекві­зити: назви документів, найменування організацій — авторів доку­ментів, реєстраційні номери документів, заголовки до їх текстів.

Наприклад:

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від

19 березня 2009 р. № 17 «Про впорядкування застосування...»

Викладання тексту розпорядчої частини наказу організацій, які діють на принципах єдиноначальності, повинне йти від пер­шої особи у формі однини.

Текст розпорядчої частини починається словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами на окремому рядку; після нього ставиться двокрапка.

Розпорядча частина наказу може бути поділена на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У розпорядчій частині пе­редбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх ви­конання осіб, терміни виконання.

Якщо в пункті наказу міститься кілька заходів, різних за ха­рактером, то кожен виділяється в підпункт.

Кожний підпункт починається на окремому рядку з абзацу. (1.1. 1.2.)

Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починають із зазначенням посади і прізвища виконавця у давальному відмінку. Ініціал(и) у тексті наказу став­лять після прізвища, наприклад:

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити зведену номенклатуру справ установи.

2. Завідуючій канцелярією Федоренко Т. М. організувати за­няття з менеджерами структурних підрозділів...

Особу чи осіб, яким доручається контроль за виконанням на­казу, зазвичай, зазначають в останньому пункті розпорядчої час­тини наказу.

Строк виконання наказу має бути реальним. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкрет­них виконавців.

Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу.

Візи виконавця та інших службових осіб потрібно розташову­вати нижче від підпису керівника.

Оформляють їх, наприклад, у такий спосіб:

Проект наказу внесено:

1. Директор департаменту_Ю.І.Юхименко

(підпис)

Проект наказу погоджено:

1. Фінансовий директор_____Р.М.Столярова

(підпис)

2. Головний технолог____В.С.Степанов

(підпис)

3. Юрисконсульт__О.Н.Яресько

(підпис)

4. Начальник відділу кадрів_І.А.Мащенко

(підпис)

Підписує наказ перший керівник установи. Право підпису на­казу він може надавати своєму заступнику, а також іншим поса­довим особам у межах їх компетенції.

Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома ви­конавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накла­данню стягнень.

У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулюван­ня компетентним органом.

Відміна наказу стосується тільки майбутнього; анулювання на­казу скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.

Дата добавления: 2014-01-07