Службовий лист

Особливості складання ділових листів

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом до­кументів, що є засобом обміну інформацією і оперативного уп­равління найрізноманітнішими процесами. Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.

Правильність складання службового листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник уста­нови, який несе повну відповідальність за викладену інформацію.

Виклад змісту листа має бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.

Службове листування ведеться від імені установи, а не від іме­ні посадової особи, яка підписала документ. Особистий момент у таких листах має бути зведений до мінімуму.

Службовий лист оформляється на спеціальному бланку уста­нови — кутовому чи поздовжньому (формат А4, А5) і містить не­обхідні реквізити:

♦ назву й адресу організації — відправника листа;

♦ номер і дату написання листа;

♦ посилання на номер і дату документа, на який дають відповідь;

♦ адресата (назву одержувача лист);

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

♦ підпис керівника;

♦ візи документа (підписи відповідальних осіб на копії доку­мента);

♦ прізвище виконавця і номер його телефону.

Службовий лист мусить бути оформленим бездоганно. Навіть невелике недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з юридичного погляду.

Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути пере­вірені.

До підписаного листа не дозволяється вносити ніяких виправ­лень чи додатків. Датою листа є дата його підпису яка має співпадати з датою його реєстрації у відповідному журналі.

Під час складання службових листів слід пам'ятати такі прави­ла етикету:

1. Чітко дотримуватися вимог оформлення.

2. При звертанні використовувати слова: пан, добродій, шанов­ний, вельмишановний. Звертання пишеться окремим рядком і піс­ля нього ставиться знак оклику.

Потрібно пам'ятати, що при безпосередньому звертанні нор­мою української мови є кличний відмінок. Наприклад:

пане генерале, шановний Петре Юрійовичу, вельмишановний Ярославе Анатолійовичу.

3. Займенники Ви, Ваш, Вас пишуться з великої літери.

4. Виклад змісту повинен бути аргументованим, тому обов'яз­ковими є посилання на інші документи.

Наприклад:

Згідно із Законом України «Про освіту» проаналізуйте... Відповідно до постанови КМУвід 03.04.2008№ 21 поінформуйте...

5. Вимоги в тексті листа не повинні виражатися в категорич­ній формі. Для уникнення категоричності вживаються не особо­ві форми дієслів, а безособові.

Наприклад, замість:

Ми передаємо Вашу справу до суду.... слід писати: Вашу справу буде передано до суду.....

6. Підписуючи лист, можна використати словосполучення:

З повагою,

З глибокою повагою.

Дата добавления: 2014-01-07