Сучасні вимоги до документів

Сучасні вимоги до мови документів 8.2. Документи з низьким і високим рівнем стандартизації 8.3. Реквізити управлінських документів 8.4. Вимоги до мови документів 8.5. Запитання і завдання для самоперевірки

ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ

Запитання і завдання для самоперевірки

Класифікація документів

Класифікація документів за різними ознаками

Відповідно до певних вимог виділяють за різними ознаками різноманітні групи документів:

Ознаки класифікації	Групи документів
За способом фіксації (відбиття) інформації	письмові,графічні, фото-, фоно-, кінодокументи
За стадіями творення	оригінали, копії (три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат)
За найменуванням	положення, накази, укази, інструкції, звіти, плани, листи, баланси та інші
За формою	стандартні, індивідуальні
За ступенем складності	складні, прості (односкладні)
За походженням	внутрішні, зовнішні
За терміном виконання	термінові, дуже термінові, нетермінові (у межах строків, установлених керівництвом)
За ступенем гласності	звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування (ДСК)
За юридичною силою	справжні (дійсні і недійсні), підроблені
За технікою відтворення	рукописні, відтворені механічним способом.
За терміном зберігання	постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років)
За джерелом виникнення	первинні, вторинні
За напрямом	вхідні, вихідні
За спеціалізацією	управлінські (організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, особисті офіційні документи), спеціальні (фінансові, комерційні та інші)

У сучасному суспільстві діють уніфіковані системи документацій, серед яких найбільш поширеними є управлінські документи, що відіграють провідну роль в управлінській діяльності будь-якої галузі.

Порядок створення, оформлення та застосування документів регламентується нормативними актами, єдиною державною системою діловодства, що надає документам правового характеру. Відмітна особливість управлінських документів полягає у тому, що вони створюються і використовуються в різних органах управління: в Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, навчальних закладах, лікарнях, на підприємствах та ін. Ці документи регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини.

1. Яку роль відіграє документ у діловій сфері?

2. Що таке справочинство, його мета?

3. Назвіть складові частини справочинства, дайте їм характеристику.

4. Дайте визначення документу.

5. За якими ознаками розрізняють документи?

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а і знаходить в них своє відображення. Тому документи мають бути повноцінним джерелом інформації, бездоганно відредагованими і якісними.

Вимоги до документів:

- документ повинен видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією;

- документ повинен бути достовірним і мати юридичну силу, не повинен суперечити чинному законодавству;

- документ повинен мати відповідність до свого призначення;

- документ повинен бути складений за встановленою формою;

- документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників.

Дата добавления: 2014-01-07