Документи з кадрових питань

Довідково-інформаційні документи

Довідково-інформаційні документи - це документи, які містять інформацію про фактичний стан справ в установі і є підставою для прийняття розпорядчих документів. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Акт - документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій після прийняття завершених будівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює, та затверджується відповідним наказом керівника підприємства.

Група	Зміст
Законодавчі	Рішення щодо законів, указів, постанов
Адміністративні	Підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб

Реквізити:

1) автор документа (назва відомства, організації);

2) дата, номер, місце складання;

3) гриф затвердження;

4) заголовок;

5) підстава (наказ керівника організації);

6) склад комісії;

7) присутні;

8) текст;

9) відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходжен­ня;

10) перелік додатків до акту;

11) підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Структура тексту:

1) вступ (підстави для складання акту, перераховані члени комісії, їх завдання);

2) констатаційна (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).

Акт складають у трьох примірниках:

1-й направляють до вищої організації;

2-й - керівникові організації;

3-й - до справи.

Доповідь - документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції. Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Групи:

1) звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час);

2) поточні (інформація про хід роботи);

3) на політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

1) вступ, зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа;

2) описова частина, де аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання тощо;

3) підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Документи з кадрових питань - це документи, що містять інформацію про особовий склад організації, зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах з найму.

Автобіографія - це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

Основна вимога до такого - досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

- прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку;

- дата, місце народження;

- відомості про навчання;

- відомості про трудову діяльність;

- відомості про громадську роботу;

- короткі відомості про склад сім'ї;

- дата і підпис автора.

Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі,

Заяви з кадрових питань складаються з таких реквізитів:

1. Адреса (назва організації або службової особи).

2. Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові; адреса, іноді - посада).

3. Назва виду документа (заява).

4. Текст.

5. Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

6. Підпис автора.

7. Дата заяви.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи (структурний підрозділ).

Текст заяви має таку структуру:

1. Прохання (висновок).

2. Обгрунтування прохання (докази) - для заяв про звільнення, переведення.

Характеристика - документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

Характеристика пред'являється при вступі до вузів і технікумів, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Реквізити:

1. Назва виду документа (характеристика).

2. Анкетні дані (прізвище, ім'я, по батькові, посада / вчений ступінь і звання, якщо вони є, рік народження, національність, освіта) - праворуч у стовпчик.

3. Текст (розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, стосунки у трудовому колективі; згадуються урядові нагороди, заохочення).

4. Висновки (зазначається призначення характеристики).

5. Дата складання.

6. Підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що видала характеристику.

Дата добавления: 2014-01-07