Лекция 11. Тема: Документирование и контроль в системе автоматизированной обработки данных

Управление технико-организационным уровнем производства.

Для инновационного производства решающим фактором выживания и эффективного развития является стиль оперативного управления функциональным подсистемами предприятия. Предприятие должно не только быстро и гибко реагировать на изменние рыночной ситуации, но и оперативно менять технологическую базу и ассортимент выпускаемой продукции.

Целесообразность использования различных вариантов обновления зависит от конкретной экономической ситуации. Существует два пути обновления производства: внутреннее и внешнее.

Внутреннее обновление: собственные НИОКР, разработка новых технологий собственными силами, создание новых условий труда либо модернизация имеющихся, обновление ассортимента продукции, повышение квалификации персонала, организационное проектирование.

Внешние системы обновления: покупка патентов, лицензий, объектов интелектуальной собственности, трансферт технологий и покупка нового оборудования, межфирменные альянсы, исследовательские ассоциации, слияния и поглощения компаний с целью развития сырьевой базы, сбытовой деятельности, НИОКР силами венчурных компаний, конкурсный отбор персонала.

Повышение технико-организационного уровня производства в конечном счете проявляется в трех элементах производственного процесса: труда, средств труда и предметов труда.

План

11.1. Технология оформления первичных документов в системе автоматизированной обработки документов
11.2. Технология применения электронного документооборота
11.3. Методы контроля аналитического процесса

11.1. Технология оформления первичных документов в системе автоматизированной обработки документов

Основными носителями информации при автоматизированном обработаны являются входные и выходные документы, т.е. утвержденной формы носителями информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную или с помощью технических средств. Выходная документация включает сводно- группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки и изготавливается, главным образом, на печатных устройствах машины. В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разработанными Министерством финансов Украины и Национальным банком Украины.

Вся документированная информация обеспечивает возведение множества экономических показателей в определенную систему с целью установления терминологической единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями. Например, структура системы показателей в бухгалтерском учете распределяется по различным участкам учета: труда и заработной платы, материалами, основными средствами и др.; в кредитных органах документация используется для управления денежного обращения, межбанковским расчетам, кредитованием; в финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, распределения национального дохода.

Документы можно классифицировать по ряду признаков, например:

- По сфере деятельности - плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;
- Отношением к объекту управления - входные (первичные), выходные (сводные), промежуточные, архивные;
- Содержанием хозяйственных операций - материальные, денежные, расчетные;
- Назначению - распорядительные, выполняемые, комбинированные:
- Объемом отраженных операций - единичные и сводные;
- Способом использования - разовые и накопительные;
- Количеством учтенных позиций - однострочные и многострочные;
- Способом заполнения - вручную или с помощью автоматизации учета.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, который предусматривает обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Унификация документации была проведена в государственном масштабе в 1970-х годах. Так, постановлением Госкомитета стандартов "Унифицированные системы документации, используемых в АСУ", определены требования к унифицированной системы документации (УСД), которая включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.
Под документом понимают информационное сообщение обычным языком, что зафиксировано ручным или печатным способом на Бланке установленной формы и имеющий юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу усвоен код согласно и общегосударственного классификатора управленческой документации (ОКУД).

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособленная к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключения дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, полностью унифицированная для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участками пока еще не возможно из-за разносторонности отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех, предприятий межотраслевые унифицированные документы (формы № ОС-1 и др.). Для и учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим учетным методикам в данной области.

По требованиям по отношению к унифицированной документации документы должны быть стандартной формы построения, предусматривающие выделение в документе (трех частей: заглавной, содержательной и оформительской (табл. 11.1).

Заглавная часть содержит следующие характеристики документа и учтенного объекта:

- наименование учтенного объекта (предприятия, организации, работника);

- характеристика документа (индекс, код по ЗКУД);

- Наименование документа;

- Зона для проставления кодов, постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заглавной части отображается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать действие автоматизированной обработки. Для этого сверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построенная по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впечатано название признаки, в другой - от руки проставляют его кода. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым происходит сведение.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и графов, где размещают количественно-суммовые основания и их название, которые обычно расположены в левой части таблицы. Документы, как правило, является многострочными, с постоянным или переменным составом прилегающей таблицы. Все произвольные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформительская часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

На предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки кого - нибудь экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучают все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также выясняется возможность замены действующих документов на унифицированы. Если такая возможность не представляется, то разрабатывают формы новых первичных документов, т.е. заменяют действующие документы на новые, приспособленные к автоматизированной обработки. Эту работу выполняют специалисты по машинной обработки вместе с экономистами-пользователями.

Формы первичных документов разрабатывают в такой последовательности:

- Уточняют состав реквизитов, включается в документ, их состав должен соответствовать целям управления;

- Выделяют реквизиты, подлежащих автоматизированном возделыванию и распределяют по трем зонам (табл. 11.1):

1 зона - постоянные признаки, которые расположены в заголовочный части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков;

2 зона - переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;

3 зона - количественно-суммовые основания, расположенные в таблице справа.

В некоторые документы вводят контрольные суммы, которые могут размещаться ее последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы вычисляются арифметическим подсчетом данных строки, графы или документа. Реального экономического содержания они не имеют и используются в дальнейшем для контроля ввода информации в машину. Реквизиты, принадлежащие введению их в машину, обводятся толстыми линиями для удобства заполнения документа и ввода данных в ПЭВМ набором на клавиатуре.

Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки. При проектировании банковских первичных документов в основном придерживаются требований, предъявляемых к унифицированной системе документации. Пример унифицированного банковского документа приведены на табл. 11.2. Некоторые расчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки

Таблица 11.1

Пример построения унифицированного первичного учетного документа

Коды постоянных признаков (дебет, кредит) в них находятся в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое размещение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.

При разработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и размещения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и внедряются при переведены экономической задачи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.
Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предыдущее перенос информации из документа на машинные носители: магнитные ленты, магнитные диски.
Этот способ, как правило, применялся при централизованного обработки информации на вычислительном центре.

Второй способ предполагает применение ПЭВМ, не требует наличия специальных устройств подготовки данных. Информацию здесь вводит непосредственно пользователь путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носители (магнитные дискеты, магнитный диск). Ввод информации с первичных документов и запись ее на машинные носители выполняют по унифицированным схемам (макетами). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на машинном носителе.

Проектирование макета имеет свои особенности при использовании персональных компьютеров. При этом составленный макет отображается на экране дисплея ПЭВМ. Возможны два варианта создания макета ввода информации с использованием дисплея. Первый вариант предусматривает проектирование и отображение на экране дисплея точной копии исходного документа (рис. 11.1). В этом случае данные документа вводят в отображенный макет с клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение, и записи подлежат корректировке.

Первый вариант применяют, как правило, в том случае, если при обработке задачи используют один вид первичного документа. В большинстве случаев при решении экономических задач пользуются несколькими первичными документами. В этом случае проектируется унифицированный макет, что позволяет осуществить ввод с различных документов, имеющих одинаковый состав реквизитов. Примеры унифицированного макета, с помощью которого вводят платежные поручения, расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера, накладные приводятся на рис. 11.1 в табл. 11.2. При очередном ведении данных платежных документов на экране появляется окно.

Таблица 11.2

Принцип построения унифицированного банковского документа

Встречаются и такие варианты построения макета, когда на экране дисплея реквизиты, которые вводятся, отражаются по форме видеограммы, порядок расположения реквизитов которой соответствует макету. Построение макета для файла показана на рис. 11.2.

Таблица 11.3.

Пример отображения на дисплее точной копии первоначального документа

Ввод данных на экран в соответствии с макетом ведется с первичного документа построчно. Одновременно осуществляется контроль информации, которую вводят. Возможность проектирования форм первичных документов, отражается на экране дисплея ПЭВМ, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающую формирование машинных первичных документов, по мере необходимости можно изготавливать на печатном устройстве машины. Машинный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, поскольку подписывается составителем; авторизация документа устанавливается паролями, которые обеспечивают ограниченный доступ к машине.

Составление форм ввода намного усложняется при организации многоуровневых АРМ. Определяющим моментом в данном случае является установление первоначального места введения данных первичных документов и состава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией между различными уровнями АРМ.

На нижнем уровне АРМ предусматриваются регистрация хозяйственных операций в момент их совершения и оформления стандартизированного сообщения для передачи на второй участок АРМ для дальнейшей обработки. Такое сообщение передается двумя способами: с использованием магнитных дискет или по каналам связи. Второй способ может быть реализован только при наличии технических средств передачи данных и организации вычислительной сети. В пункте приема информация подлежит формальной, логической проверке; в случае выявления ошибок автоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщение помещается в информационный файл, находится на контроле и ждет уточнения. После уточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другие участки АРМ.

Например, при учете материалов задействовано АРМ нескольких уровней: АРМ склада, АРМ бухгалтера материального учета, АРМ сводного учета, АРМ маркетинга, АРМ работника финансового отдела.

АРМ состав обеспечивает формирование первичных входных массивов по поступлению и расходе материалов одновременно с осуществлением хозяйственных операций по оприходованию и списанию материальных ценностей и записью операций в карточку складского учета, где автоматически выводятся новые остатки по каждому номенклатурному номеру. Одновременно ведется автоматическое сравнение норм запаса с остатками по материалам и выдается сообщение на АРМ маркетинга.
При учету труда и заработной платы АРМ расчетчика организует обмен информацией с АРМ отдела кадров, АРМ табельщика, АРМ нормировщика.
Различные формы организации ввода информации в ПЭВМ имеют большие преимущества перед традиционными формами, пердусматривающими использование машинных носителей, при этом резко снижаются затраты ручного труда на подготовку и контроль машинных носителей, занимает до 90% времени машинного решения экономической задачи на ЭВМ.

Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации.
Результатом обработки экономических задач на ЭВМ есть разные сведения, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Обобщающие данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают табличные формы вывода данных на экран дисплея, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) широко используют в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архива базы данных.

Важной формой вывода сводных данных для пользователя настоящему остаются бумажные носители, полученные на печатных устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в такой последовательности.
При использовании типовых проектных решений автоматизированной обработки изучается возможность получить типичные сведения, ранее разработанные в проектах. Происходит, по мере необходимости, привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сведений, необходимых данной организации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта разрабатываются исходные документы. Для этого определяют состав показателей, выводимых машиной. Дальше их распределяют по исходным документам в определенной последовательности, учитывая при этом состав использованных информационных массивов, хранящихся в автоматизированном банке данных.

При размещении реквизитов в исходных документах устанавливается иерархия группировочных признаков и подсчитанных итогов. Группировочные признаки размещают по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги - по нарастающему степенью итогов. Каждому возведению дают наименования и разрабатывают эскиз его формы с учетом эксплуатационных возможностей ПЭВМ.
При составлении эскиза исходного документа рекомендуется составлять таблицу по следующей форме:

Найменування	Довжина	Послідовність
реквізиту (поля)	реквізиту, знаків	розміщення реквізитів

В ходе разработки готовятся "шапки" выходных таблиц, то есть указываются сведения, а также их подлежащее и сказуемое.
"Шапки" исходных таблиц записывают на машинные носители и используют при составлении сводных таблиц на ПЭВМ. Наименование подлежащего и сказуемого следует делать более короткими, поскольку размер печатного устройства ограничен.

Длинные наименования строк и граф сокращаются с таким расчетом, чтобы не было неточности содержания. Применение видеотерминальных устройств для отображения сведений на экране выдвигает к составлению форм документов те же общие требования, но с дополнительными условиями, которые связаны с разработкой специальных форм запроса и форм вывода ответа на запрос.

При проектировании размещения выводимой информации на экране видео-терминального устройства следует учитывать такие его характеристики, как код формата, количество строк в кадре, количество символов в строке, информационная емкость экрана (знаков), набор образующих знаков (до 256 символов). Выбор конкретного формата выводимой информации происходит с учетом названных требований.
Для отображения буквенно-цифровой информации чаще всего применяют формат размером 24 строки и 80 знаков в строке. Дисплей может быть монохромным или цветным, на нем отображаются буквы украинского, русского или латинского алфавитов, цифры, синтаксические, математические и специальные символы. Экран дисплея можно разделить на окна, имитирующие документы, с которыми ведется работа, а с помощью функциональных клавиш можно отредактировать информацию.
К выходным сведений выдвигаются такие требования. Состав содержательных в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание следует уделить достоверности отображаемых данных, их логическому размещению. Возведение должны выдаваться до указанного срока, в регламентном режиме и при ответе на запрос. Машина должна самостоятельно составлять таблицы, которые будут использоваться, с такими частями: наименование, заголовок и место для оформления. Согласно машинной программой осуществляется автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это дает возможность получить на ПЭВМ готовую исходную форму, имеющий юридическую силу и пригодна для использования на любом уровне управления.
Разработка форм первичных и сводных документов выполняется на стадии составления рабочего проекта автоматизированной обработки экономической информации и находит отражение в проектной документации, связанной с разработкой информационного обеспечения.
Персональные ЭВМ позволяют использовать их для разработки новых форм документов. Рассмотрим порядок выполнения этой работы. Для этого используются типовые пакеты, основанные на базе табличных процессоров. Объектом обработки таких пакетов является Крупноформатная электронная таблица, организованая в виде матрицы. На основе этой таблицы можно создавать различные финансовые, учетные, статистические и другие документы (ведомости, таблицы). В качестве табличных процессоров больше применяют такие пакеты, как Excel, Lotus, Quattro Pro, SuperCalc и др.
Электронная таблица, помещенная в машине, может быть разных размеров. Поскольку вся таблица не может одновременно появиться на экране, то выводится ее фрагмент (20 строк> <8 граф). Специальные клавиши обеспечивают продвижение таблицы по экрану.
При разработке форм документа с помощью ПЭВМ, как и при ручном способе, сначала надо на бумаге составить эскиз документа, установить состав включающих в его реквизитов и их расположение, дать наименование документа, срокам и графам. Создание документа на машине обеспечивается выполнением специальных команд. Сначала на экране появляется стандартная электронная таблица, с помощью соответствующих команд превращается в нужную форму документа. При этом устанавливаются графы нужного размера в зависимости от важности помещенных в них реквизитов, проводятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице, вводятся название документа, граф и строк.

Спроектированную на дисплее форму документа (таблицу) можно сразу заполнить информацией или заносить исходные данные постепенно по мере необходимости.

Рассмотрим порядок обработки таблицы. Заполнения ее происходит путем набора данных на клавиатуре. Для вычисления произвольных величин, итоговых строк (граф) предварительно в вычислительную графу (строку) помешивают формулу расчета, которая обеспечивает автоматический расчет (перерасчет) по всем графам (строками).
С помощью команд в заполненной таблице можно выполнить следующие действия:

- Вносить любые изменения в таблицу, при этом произвольные величины будут исправляться автоматически;
- Удалять графы (строки);
- Передвигать графы (строки);
- Дублировать содержание граф (строк);
- Сортировать информацию;
- Выполнять различные вычисления;
- Строить графики и таблицы;
- Печатать таблицу.

Размеры электронной таблицы позволяют создать несколько документов (таблиц) и выполнять различные комбинации форм с их элементов. Некоторые программы объединяют документы в рабочие группы или папки. Законченные таблицы можно записывать в память машины на диск и снова вызвать на экран дисплея для последующей работы.

Широко применяется система Excel, что является одной из самых популярных программ составления электронных таблиц и деловой графики. Она удовлетворяет самые разнообразные запросы пользователя, выполняет задачи от расчета отдельной величины до составления финансового отчета крупной корпорации. Программа имеет состав разносторонних вычислений, на основе которых повышается оперативность управления и принятия решений.

Графический модуль деловой графики обеспечивает преобразование табличных данных в колонке и другие диаграммы, повышает достоверность обработки данных.

Дата добавления: 2014-01-07