Документация

Делопроизводство. Документ. Документооборот.

Лекция №1.

Делопроизводство – введение канцелярских дел, совокупность работы по документированию деятельности учреждений, и по организации документов в них.

Делопроизводство- это отрасль управленческой деятельности.

Документ – средство закрепления какой-либо информации на материальном носителе (диск, бумага) имеющий юридическую силу.

Документ – акт удостоверяющий наличие фактов в юридическом значению

К изложению документов требуются следующие требования:

1. ясность

2. краткость

3. точность

4. чистота языка, не искажающие историю юридические факты.

Современное делопроизводство включает:

1. Обеспечение современного и правильного создания документов.

2. Организацию работы с документами (получение, передачи, обработка, учет, регистрация, контроль и хранение документов, систематизация, подготовка документов к сдаче в архив, уничтожение)

Организация работы с документами - это обеспечение, движения документов в аппарате управления, и их использование в справочных целях и хранения.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения или отправки.

Существует 4 категории документооборота.

1. более 120-100 тысяч документов в год

2. до 100 тысяч документов в год

3. 25 тысяч документов в год

4. 10 тысяч документов в год

Документация - это скопление нескольких документов и работа с ними.

Информация - это сведенья о лицах, предметов, фактах, событиях, процессах независимо от формы их представления.

Информация имеет свою специфику:

1. медицинская, научная, техническая, технологическая. Носителем информации выступает документ.

Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того в какой отрасли, и для каких целей используется.

Реквизиты документа.

Реквизиты документа- обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:

01. Государственный герб Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04. Код организации

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН)

07. Код формы документа

08. Наименование организации

09. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационные номер документа

13. Ссылка на регистрационный номер или издание документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. Гриф утвержденный документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о контроле

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования документа

24. Визы согласования документа

25. Оттиск печати

26. Отметка о завершении копии

27. Отметка об исполнителе

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29. Отметка о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа

Дата добавления: 2014-01-07