Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами. Авансовый отчет, его назначение и порядок составления

Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные средства или со дня возвращения их из командировки, предоставить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах.

Авансовый отчет – это документ типовой формы, содержащий информацию о движении подотчетной суммы, составляемый подотчетным лицом и предоставляемый им на проверку в бухгалтерию и к утверждению руководителем.

Авансовый отчет является документом, позволяющим списать задолженность с подотчетного лица. К нему должны быть приложены оправдательные документы: товарные чеки, чеки ККМ, квитанции, справки, счета-фактуры, счета гостиницы, проездные билеты и т.п.; то есть все документы, которые непосредственно подтверждают использование подотчетных сумм.

Если подотчетное лицо купило материальные ценности на рынке, у населения, то основанием для авансового отчета может служить акт (справка), составленный по произвольной форме. В нем излагается хозяйственная операция, указаны дата и место покупки, количество и цена товара. В акте также необходимо указать паспортные данные продавца или другие данные, которые позволили работникам налоговой службы проверить достоверность предъявленного документа. Акт утверждается руководителем организации.

Каждый авансовый отчет подвергается проверке со стороны бухгалтерии. Бухгалтер проверяет правильность оформления первичных документов, правильность составления отчета, законность произведенных расходов по их назначению, а также производит арифметическую проверку. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер напротив каждой суммы проставляет счета, корреспондирующие с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными суммами», определяет статьи затрат, на которые списываются расходы подотчетного лица.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации, после чего принимаются к учету, т.е. на основании утвержденного авансового отчета происходит списание израсходованных подотчетных сумм на соответствующие счета затрат. В случае остатка неизрасходованных сумм, подотчетное лицо возвращает его в кассу предприятия, а в случае перерасхода – остаток выдают подотчетному лицу из кассы. Если подотчетное лицо не представляет в бухгалтерию авансовый отчет и не возвращает неизрасходованные деньги, то руководитель имеет право дать распоряжение на удержание этой задолженности из заработной платы подотчетного лица.

Дата добавления: 2014-01-07