Рабочий день секретаря

Аксессуары рабочего места секретаря

Основными принадлежностями рабочего стола являются:

1. набор настольный;

2. календарь-органайзер;

3. лотки (поддоны) для сортировки бумаги;

4. вертикальная подставка для книг;

5. визитница;

6. ящик для дискет (дисков);

7. нумераторы;

8. штемпели;

9. папки-файлы;

10. пластиковые папки;

11. степлер;

12. антистеплер.

У профессионального секретаря всегда должны быть под рукой предметы, необходимые в самых различных ситуациях. В столе, в личном шкафу у секретаря должны быть:

1. ножницы, иголки, нитки, булавки;

2. запасные картриджи и бумага для факсов и других печатающих устройств;

3. запасные канцтовары;

4. бланки документов фирмы;

5. визитные карточки;

6. дубликаты ключей;

7. аптечка;

8. минеральная вода;

9. запасы чая, кофе;

10. список дней рождения руководителя и сотрудников;

11. пятновыводитель;

12. запасные колготки и запасные носовые носки.

Главными условиями плодотворной деятельности секретаря являются:

· планирование предстоящих дел;

· постепенное вхождение в работу;

· чередование труда и отдыха;

· установление оптимального ритма труда.

От рационально спланированного рабочего времени зависит эффективность и производительность труда секретаря и руководителя.

Для того, чтобы взаимоотношения руководитель-секретарь успешно развивались надо научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы, должны быть учтены специфические условия, факторы работы и личности руководителя и секретаря.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

НАЧАЛО РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Приход на работу за 10-15 минут до начала рабочего дня, для того чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел.

3. Получение корреспонденции, ознакомление с содержанием и её регистрация. Подбор документов, требующих первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям.

5. Просмотр поступивших обзоров, отчётов, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах и других мероприятиях. Запись дат и времени проведения всех мероприятий (в календаре-органайзере или в компьютере).

6. Сортировка поступившей корреспонденции в зависимости от срочности исполнения. Передача руководителю срочных писем, факсов и электронных сообщений.

7. Доклад руководителю о полученной корреспонденции.

8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий и следующий день (если возникли изменения, то секретарь должен сделать в своих записях соответствующие пометки). Уточнение соответствия записей в своём ежедневнике и ежедневнике руководителя.

9. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов и заданий руководителя.

10. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

11. Подшивка исполненных документов в дела.

12. Выполнение работ на ПК.

13. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

1. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

2. Сбор и подготовка для подписания руководителем исполненных документов.

3. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от руководителя рассмотренных им документов.

4. Регистрация, подготовка к отправке и отправка исходящих документов адресатам.

5. Составление рабочего плана на следующий день.

ОКОНЧАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению намеченных мероприятий (приём делегации, подготовка к совещанию и т.д.).

2. Если руководитель остаётся работать после окончания рабочего дня, обеспечение его всей необходимой информацией, документами, справочными материалами.

3. Приведение в порядок своего рабочего места. Перемещение документов со стола в шкаф или сейф, закрытие на ключ и опечатывание сейфов с конфиденциальными документами. Выключение из сети технических средств.

Дата добавления: 2014-01-07