Общие требования к составлению и оформлению приказов по личному составу

Приказами по личному составу оформляют не только прием на работу, перевод, увольнение, но и другие действия, например, изменение анкетно-биографических данных, наложение взысканий.

Текст большинство приказов по личному составу не имеет констатирующей части и ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Кадровые приказы сразу начинаются с глагола, обозначающего распорядительное действие «ПРИНЯТЬ», «ОБЪЯВИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ» и т.п.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК РФ.

Заголовки в индивидуальных приказах – это существительные, образованные от глагола, обозначающего действие: «Об изменении фамилии», «Об увольнении» и т.п. Заголовок сводного приказа – «По личному составу».

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование (основание:).

В индивидуальных приказах оно помещается после текста приказа, в сводных – после каждого пункта.

Основанием для составления приказа могут быть: трудовой договор или личное заявление сотрудника, докладная записка руководителя структурного подразделения, свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.п.

В приказе о наложении взыскания должны быть указаны и вид взыскания. Основанием для таких приказов являются докладная записка руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, либо объяснительная записка самого сотрудника.

Приказы по личному составу доводятся до сведения сотрудников под роспись.

Визы ознакомления сотрудников располагаются либо после текста каждой пункта сводного приказа, либо после подписи руководителе в индивидуальном приказе.

Проект приказа по личному составу обычно согласовывается с заинтересованными должностными лицами:

· С руководителем кадровой службы;

· С главным бухгалтером;

· С юрисконсультом;

· С руководителям структурных подразделений, сотрудники которых упоминаются в приказе.

Визируется проект приказа в следующей последовательности:

· Руководитель кадровой службы;

· Руководитель структурного подразделения;

· Главный бухгалтер;

· Заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Визы оформляются на оборотной стороне листа в нижней части:

Начальник отдела кадров

«личная подпись» А.О.Иванов

20 января 2005г.

Главный бухгалтер

«личная подпись» Н.Т.Соколов

20 января 2005г.

и т.д.

Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности в пределах каждого календарного года.

При формировании дел с приказами следует учитывать, что в одном деле не должны содержаться документы с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется в отдельные дела выделять приказы о поощрениях и наказаниях, приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, срок хранения которых – 5 лет, в отличие от других кадровых приказов (о приеме, об увольнении…), хранящихся 75 лет.

С учетом различных сроков хранения приказов по личному составу рекомендуется к их номерам добавлять буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. К номерам приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение) добавляется буквенный индекс К, о командировках – КМ, об отпусках – О, о поощрениях – П.

Контракты (договоры)

Трудовой договор – это основной документ, регулирующий трудовые отношения определяющий права и обязанности сторон.

Трудовой договор является основным документом при урегулировании трудовых споров. Структура договора может быть различной в зависимости от назначения документа, но некоторые условия должны присутствовать в каждом договоре.

Различаются существенные (обязательные) и дополнительные условия трудового договора.

К существенным условиям трудового договора относятся:

ü Место работы (с указанием структурного подразделения)

ü Дата начала работы

ü Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

ü Права и обязанности работника

ü Права и обязанности работодателя

ü Характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях

ü Режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации)

ü Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)

ü Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

К дополнительным относятся также условия трудового договора, которые могут касаться иных вопросов труда, а также социально – бытового обслуживания работника.

В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческий тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.

Испытательный срок также относится к дополнительным условиям трудового договора. Устанавливается испытательный срок в целях проверки соответствия работника предполагаемой работе.

Условия испытания определяются в трудовом договоре и закрепляются в приказе (по личному составу) о приеме на работу.

Срок испытания, как правило, не превышает 3-х месяцев. В срок испытания не засчитываются периоды, в которые работник отсутствовал на работе. Если работник не выдержал испытания, он может быть уволен до истечения испытательного срока без выплаты выходного пособия (ст. 70, 70 ТК РФ).

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

• На неопределенный срок
• На определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор)

Срочный трудовой договор заключается в случае, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом (ст. 59 ТК РФ).

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются:

ü Наименование организации

ü Наименование вида документа (трудовой договор)

ü Дата

ü Регистрационный номер

ü Место заключения договора

ü Текст

ü Подписи

ü Оттиск печати

Текст Т.Д. начинается с преамбулы, в которой определяются стороны договора и их условные сокращенные наименования, под которыми они будут фигурировать в основном тексте. Сторонами Т.Д. являются «Работодатель» и «Работник».

В заключительной части текста Т.Д. указываются реквизиты сторон (от работодателя – банковские реквизиты, от работника – паспортные данные). Договор скрепляется подписями и печатями организаций.

Т.Д. составляется в 2 экземплярах: 1-й остается у работодателя, 2-й передается работнику.

Т.Д. должен быть заключен не позднее 3 дней со дня фактического допуска работника к работе (ст. 67 ТК РФ).

Дата добавления: 2014-01-07