Вкладыш в ТК и дубликат ТК

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Сведения о награждениях.

В ТК, вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

· О награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений.

· О награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами;

· О других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, уставами и положениями организации.

Записи о награждении вносятся в ТК на основании приказа руководителя не позднее недельного срока.

Оформляются записи о награждениях так:

В графе 3 этого раздела в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное (при его наличии), а ниже указывается:

В графе 1 – порядковый номер записи;

В графе 2 – дата награждения;

В графе 3 – кем награжден, за какие успехи, какой наградой;

В графе 4 – дата и номер документа, на основании которого внесена запись.

Дисциплинарные взыскания в ТК не записываются.

1. При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая.

Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой «Исправленному верить».

2. Изменение записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Внесенные на титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака и т.п., с указанием номера и даты этих документов. Эти ссылки делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или отдела кадров.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание или исправление ранее внесенных записей не допускается.

При необходимости внесения изменений в графе 3 пишется «Запись № ___ недействительна».

В случае, если в ТК заполнены все страницы одного из разделов ТК дополняется вкладышем. Он вшивается в ТК, заполняется по тем же правилам, что и ТК.

О каждом выданном вкладыше на титульном листе ТК делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

Без ТК вкладыш недействителен.

Если Вы потеряли ТК, то обязаны немедленно заявить об этом администрации по месту Вашей последней работы. Администрация обязана не позднее, чем через 15 дней после подачи заявления выдать новую трудовую книжку с надписью «ДУБЛИКАТ» в правом верхнем углу титульного листа.

Дубликат ТК выдается и в том случае, если ТК (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвала, испачкана и т.п.).

Если в ТК была сделана запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат Т.К., в который переносятся все произведенные в ТК записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Делают это сотрудники кадровой службы по последнему месту работы.

В соответствии с Правилами при оформлении дубликата ТК в него вносятся:

· Сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами:

· Сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в ТК по последнему месту работы.

Общий стаж записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника!

После этого общий и непрерывный трудовой стаж работы записывается по отдельным периодам: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 – наименование организации, структурное подразделение, должность, специальность, профессия с указанием квалификации, в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого вносится запись в дубликат.

Если документы, на основании которых вносились записи в ТК, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения.

С каждой вносимой в ТК записью необходимо ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.

Личная карточка (ЛК)

ЛК является одним из основных документов по учету персонала организации.

ЛК заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей копии трудовой книжки), документов об образовании, страхового свидетельства, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и др.

В разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер и серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес; вносятся данные об общем и непрерывном стаже работы, о перемещениях работника.

Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж (общий, непрерывный, дающий право на льготы и др.) документов.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу отражают переводы, отпуска, предоставляемые работнику в период работы в организации. Все записи и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.

В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена эта личная карточка.

Заполняются ЛК работникам кадровой службы от руки.

Основанием для заведения ЛК является приказ о приеме на работу.

Все записи должны быть без сокращений.

ЛК заводятся в одном экземпляре.

Хранятся в отдельной карточке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) отражаются в ЛК и заверяются подписью работника кадровой службы.

В разделе «Дополнительные сведения» для учета лиц, обучающихся в учреждениях высшего и среднего специального образования следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. ЛК таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В этом же разделе можно записать и другие данные (например, данные о работающих инвалидах).

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Карточки уволенных работников формируются в отдельные дела.

ЛК могут входить в состав личных дел.

Срок хранения ЛК – 75 лет.

Дата добавления: 2014-01-07