Подготовка проверки. Распределение обязанностей. Рабочие документы. Сбор доказательств. Наблюдения при проверке

Предварительный анализ описания системы качества проверяемой организации

Организация проверки. Область деятельности проверки. Периодичность проверок

Заказчик принимает окончательное решение относительно того, какие элементы системы качества, физические участки и организационная деятельность должны быть проверены в течение установленного времени. Это следует сделать с помощью главного эксперта-аудитора. По возможности при определении области деятельности проверки необходимо установить контакт с проверяемой организацией.

Область деятельности и глубину проверки следует устанавливать, исходя из объема нужной заказчику конкретной информации.

Заказчик точно определяет стандарты или документы, которым должна соответствовать система качества проверяемой организации.

Должны быть достаточные объективные доказательства, подтверждающие применение и эффективность системы качества проверяемой организации.

Ресурсы, предоставляемые для проверки, должны соответствовать установленным области деятельности и глубине проверки.

Необходимость проведения проверки определяется заказчиком с учетом установленных или нормативных требований и других соответствующих факторов. Типичные обстоятельства, принимаемые во внимание при принятии решения о периодичности проверок, значительные изменения в управлении, организации, политике, методах или технологии, которые могут влиять на систему качества, или изменения в самой системе, а также результаты недавних предшествующих проверок. В самой организации для управления или в целях коммерческой деятельности могут организовываться внутренние проверки на регулярной основе.

В качестве основы для планирования проверки эксперт-аудитор должен проанализировать соответствие принятого проверяемой организацией зарегистрированного описания методов выполнения требований системы качества (например, руководства по качеству или его эквивалента).

Если такой анализ выявляет, что система, описанная проверяемой организацией, не соответствует требованиям, дальнейшую проверку необходимо прекратить, пока возникшие сомнения не будут разрешены с точки зрения удовлетворенности заказчика, эксперта-аудитора, и, где это применимо, проверяемой организации.

План проверки должен быть одобрен заказчиком и сообщен экспертам-аудиторам и проверяемой организации.

План проверки должен быть гибким, допускать изменения в расстановке акцентов, исходя из информации, собранной в ходе проверки, и позволять эффективно использовать ресурсы.

План должен включать:

- цели и область деятельности проверки;

- идентификацию лиц, несущих значительную непосредственную ответственность с точки зрения целей и области деятельности проверки;

- идентификацию ссылочных документов (таких, как применяемые стандарты на системы качества и руководство по качеству проверяемой организации);

- идентификацию членов группы экспертов-аудиторов;

- язык проверки;

- дату и место проведения проверки;

- идентификацию проверяемых подразделений организации;

- требуемое время и продолжительность проведения каждого из основных мероприятий проверки;

- график совещаний, проводимых в ходе проверки с руководством проверяемой организации;

- требования к конфиденциальности;

- расчет-рассылку отчета о проверке и ожидаемую дату выпуска.

Если проверяемая организация возражает против каких-либо пунктов плана проверки, такие возражения должны быть немедленно доведены до сведения главного эксперта-аудитора. Они должны быть разрешены между главным экспертом-аудитором и проверяемой организацией и, если необходимо, заказчиком до проведения проверки.

Конкретные детали плана проверки следует сообщить проверяемой организации только в ходе проверки, если их преждевременное раскрытие не мешает сбору объективных доказательств.

Каждому эксперту-аудитору для проверки должны быть выделены конкретные элементы систем качества или конкретные функциональные подразделения. Такое распределение обязанностей должно производиться главным экспертом-аудитором при консультации с заинтересованными экспертами-аудиторами.

Документы, необходимые эксперту-аудитору для облегчения проверки, а также для документального оформления и отчета о результатах, могут включать:

перечни контрольных вопросов, используемые для оценки элементов системы качества (обычно они подготавливаются экспертом-аудитором, назначенным для проверки данного конкретного элемента);

формы для регистрации наблюдений при проверке;

формы для документирования вспомогательных доказательств, подтверждающих выводы экспертов-аудиторов.

Рабочие документы должны быть составлены таким образом, чтобы они не ограничивали проведение дополнительной проверки, необходимость которой может выявиться на основании информации, полученной в ходе проверки.

Проверяющая организация должна обеспечить сохранность рабочих документов, содержащих конфиденциальную информацию, или информацию, являющуюся собственностью.

Целью предварительного совещания является:

- представление группы экспертов-аудиторов руководству проверяемой организации;

- обзор области деятельности и целей проверки;

- краткое изложение методов и процедур, которые будут использованы при проведении проверки;

- установление официальных каналов связи между группой экспертов-аудиторов и проверяемой организацией;

- подтверждение наличия ресурсов и оборудования, необходимых для экспертов-аудиторов;

- подтверждение времени и дат заключительного и любых промежуточных совещаний группы экспертов-аудиторов и высшего руководства проверяемой организации;

- выяснение всех неясных деталей плана проверки.

Сбор доказательств должен производиться путем опроса, анализа документов и наблюдения за деятельностью и условиями на участках, представляющих интерес. Признаки, указывающие на возможность несоответствий, должны фиксироваться, если они представляются существенными, даже в том случае, когда они нe входят в перечень контрольных вопросов, и должны подвергаться расследованию. Сведения, собранные в результате опросов, должны проверяться сравнением со сведениями на ту же тему, получаемыми из других независимых источников, таких, как физическое наблюдение, измерения и зарегистрированные данные.

В процессе проверки главный эксперт-аудитор может с одобрения заказчика и согласия проверяемой организации вносить изменения в распределение обязанностей между членами группы и в план проверки, если это необходимо для обеспечения оптимального достижения целей проверки.

Если цели проверки покажутся недостижимыми, то главный эксперт-аудитор должен сообщить причины заказчику и проверяемой организации.

Все наблюдения, сделанные в ходе проверки, должны быть задокументированы. После проверки всех видов деятельности группа экспертов-аудиторов должна рассмотреть свои наблюдения, чтобы решить, какие из них должны быть представлены как несоответствия. Группа экспертов-аудиторов затем должна обеспечить четкость оформления наблюдений и подтверждение доказательствами. Несоответствия должны быть идентифицированы на языке конкретных требований стандарта или других документов, на соответствие которым проводилась проверка. Наблюдения должны быть рассмотрены главным экспертом-аудитором совместно с ответственным представителем руководства проверяемой организации. О всех наблюдениях несоответствий руководство проверяемой организации должно быть поставлено в известность.

В конце проверки перед подготовкой отчета о проверке группа экспертов-аудиторов должна провести совещание с руководством проверяемой организации и лицами, ответственными за соответствующие функции. Основная цель этого совещания - представить наблюдения, сделанные при проверке руководству проверяемой организации, в такой форме, чтобы оно ясно представляло себе результаты проверки.

Главный эксперт-аудитор должен представить наблюдения в порядке их значимости.

Главный эксперт-аудитор должен представить выводы группы экспертов-аудиторов относительно эффективности системы качества в обеспечении достижений целей, установленных в области качества.

Зарегистрированные данные заключительного совещания должны быть сохранены.

По запросу проверяемой организации эксперт-аудитор может также внести рекомендации по улучшению системы качества. Рекомендации не являются обязательными для проверяемой организации, которая сама определяет глубину, пути и способы действий по улучшению системы качества.

Дата добавления: 2014-01-07