Потребительские свойства современных ИС

Характеристика информационного обеспечения.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

к унифицированным системам документации;

к унифицированным формам документов различных уровней управления;

к составу и структуре реквизитов и показателей;

к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

· исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

· классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления.

Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Конечная цель любого предприятия — предоставлять ценности своим клиентам. Бизнес будет прибыльным, если стоимость, которую он создает, больше, чем затраты на его продукцию и услуги.

Цепочка создания ценностей

В каждой компании можно выделить девять видов деятельности, которые образуют цепочку создания ценностей. Следующие пять основных видов деятельности связаны с созданием, реализацией и доставкой продукции покупателям с последующим ее обслуживанием и поддержкой

1. Материально-техническое снабжение состоит из получения, хранения и распределения материалов, которые являются входами для производства товаров или услуг. Пример — получение и обработка стали, резины и стекла, которые автомобильный завод использует для производства машин.

2. Производственная деятельность превращает входы в конечные продукты или услуги. Например, сборочный конвейер на автомобильном заводе преобразует сырье в готовые автомобили.

3. Поставки содействуют распределению готовых товаров или услуг покупателям. Например, отправка автомобилей дилерам.

4. Маркетинг и сбыт облегчают приобретение товаров или услуг. Пример – телевизионная реклама и представление на рынке новых автомобилей.

5. Сервис обеспечивает ремонт, обслуживание и эксплуатацию. Рабочие, ремонтирующие машины, выполняют сервисные услуги.

Следующие четыре вспомогательных вида деятельности обеспечивают возможность осуществления основных видов деятельности:

1. Инфраструктура фирмы – организационная вспомогательная деятельность и функции, которые поддерживают цепочку увеличения стоимости. Они включают ИС, бухучет, финансирование, юридическое обеспечение и общее руководство.

2. Понятие «кадры» относится к таким видам деятельности, как прием на работу, обучение, оплата и предоставление льгот служащим.

3. Технологии улучшают продукт или услугу. Эта область охватывает НИОКР, компьютерные технологии и разработку промышленных образцов продукции.

4. Приобретения означают закупки материалов, приспособлений, оборудования и помещений, необходимых для основных видов деятельности.

Каждый из основных видов деятельности добавляет стоимость при создании товара или услуги. Например, стоимость увеличивается, когда сырье превращаться в конечный продукт. Чтобы быть конкурентоспособным, предприятие должно уметь работать с более низкими затратами или с более высоким качеством, чем его конкуренты.

Деятельность коммерческих организаций состоит из выполнения таких операций, как сбор заказов, производство продукции, приобретение сырья. Работа, которую клиент захочет оплатить, например, переработка лесоматериалов в мебель, называется деятельностью, создающей потребительские ценности. Работа, необходимая для управления организацией, например, сведение проверочного баланса по счетам дебиторов, называется деятельностью, создающей деловые ценности. Работа, которую потребители не оплачивают и которая не приводит к созданию деловой стоимости, называют деятельностью, не создающей ценности.

Многие организации при разработке компьютерных ИС просто автоматизируют существующие «ручные» бухгалтерские системы. Они не используют информационные технологии (ИТ) для улучшения и ускорения работ, придания им новых качеств. Результат – большое количество работ, которые не создают стоимости. Гораздо эффективнее использовать достижения в ИТ, чтобы пересмотреть свои производственные процессы с целью расширить деятельность по созданию потребительской ценности, (минимизировать затраты и увеличить эффективность деятельности, создающей деловую ценность и устранить деятельность, не создающую ценности.

Цепочка создания ценностей в каждой организации является частью системы создания ценностей, которая, состоит из цепочек компании, ее поставщиков и потребителей. Обращая внимание на связи между элементами этой системы, компания может создавать ценности не только для себя, но и для других участников. Например, система своевременных поставок, которая связывает компанию с ее поставщиками (just-in-time — один из вариантов организации поставок, когда они осуществляются не заранее, а точно в сроки, когда это необходимо; в таких системах очень важна оперативная информация, поэтому их использование практически невозможно без электронного обмена данными с удаленным поставщиком), может уменьшить затраты фирмы на обработку и хранение товаров. Поставщики в этом случае также выигрывают, так как получают больше информации о продажах и заказах своего партнера, что позволяет им планировать свое производство и уменьшать материально-производственные запасы.

ИС – важный компонент вспомогательной деятельности, который может использоваться для того, чтобы более целесообразно и эффективно выполнять основную деятельность. Чтобы определить, где и как ИС может быть полезной в организации, необходимо использовать цепочку создания ценностей. Чтобы это сделать, надо выделить отдельные виды работ в цепи, определить затраты и добавленную стоимость каждой из них и проанализировать, где и как ИС может быть полезной. Этот подход, кроме того, помогает понять производственный процесс и связь между различными видами работ.

ИС может внести свой вклад следующими способами:

1.ИС может улучшить товары или услуги, повышая качество, уменьшая издержки или добавляя желательные свойства.

Например, в производственной организации ИС может контролировать оборудование и немедленно извещать оператора при возникновении неисправностей. Результатом может оказаться продукция более высокого качества с меньшим количеством брака. В организациях, ведущих прием клиентов, ИС используются для ускорения обслуживания, в консалтинговых фирмах — для быстрого поиска эксперта, имеющего опыт и знания, необходимые в конкретном случае, интересующем клиента.

2.ИС увеличивает эффективность и производительность.

Предположим, что в компании происходят задержки на сборочном конвейере из-за того, что цех испытывает недостаток сырья, даже если оно в достаточном количестве имеется на складе. ИС могла бы внести свой вклад, отслеживая количество сырья, имеющегося на производственной площадке и автоматически отправляя заказ на склад, когда это необходимо.

3.ИС предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений.

Информация о продажах, собранная оптовым поставщиком, может помочь своевременно обнаружить спад в продаже отдельных товаров, давая возможность выяснить причины и принять меры.

4.ИС улучшает коммуникации.

Находясь в командировках, дома или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.

5.ИС улучшает использование знаний.

Например, консалтинговые фирмы помогают своим клиентам планировать налоги, используя экспертные системы по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших экспертов фирмы.

ТЕМА 5. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ

1. Основные тенденции и закономерности образования информационных систем предприятия.

2. Функциональная структура процессов управления, ее влияние на структуру АИС.

3. Взаимосвязь функций управления и потоков информации.

1. Основные тенденции и закономерности образования локальных подсистем.

Автоматизация ИС независимо от размера предприятия может формироваться путем создания отдельных локальных подсистем. Эта тенденция наметилась на начальной стадии разработки и внедрения АСУ. Локальная подсистема обычно формируется вследствие необходимости автоматизированной обработки информации в конкретном структурном подразделении. Поэтому структуры автоматизированных систем копируют организационные и производственные структуры управления.

Эта тенденция учитывает административное разделение управленческого труда, при этом не учитываются интегрированные свойства систем управления. Обычно информация объединяется при решении сложных проблем по принципу целевой ориентации. Поэтому за последние 10 лет в Украине наметились другие тенденции. Одна из них – использование идеологии АРМ. Она была вызвана заменой большой ЭВМ на персональную ЭВМ.

ПЭВМ хорошо показали себя в небольших фирмах. Они более мобильны, более совершенны, для них практически не ограничены возможности выбора программного обеспечения. Поэтому замена больших ЭВМ на ПЭВМ является явно выраженной закономерностью формирования автоматизированных систем.

Использование ПЭВМ предполагает на начальной стадии создавать индивидуальные АРМ, затем групповые, локальные и интегрированные (глобальные) АРМ.

Преимущества этой идеологии по сравнению с использованием больших ЭВМ заключается в следующем:

1. Каждый специалист предприятия получает доступ к массивам информации, в создании которых он участвует. Специалисты становятся участниками получения выходной информации. Они несут ответственность за оперативность, своевременность, полноту и надежность принимаемых решений.

2. При формировании групповых АРМ появляется возможность специалистам одного отдела иметь возможность обращаться к базам данных, расположенных рядом АРМ без усложнений социального, психологического и др. характера. Обычно в групповом АРМ используются следующие типы соединений: кольцеобразная, звездообразная и общая шина.

3. Кроме того, объединение ПЭВМ создает большие возможности для решения управленческих задач, повышает оперативность и позволяет специалистам вести диалог как внутри групповых АРМ, так и внутри локальных АРМ.

Кроме этих преимуществ следует учитывать другие качества ПЭВМ:

Компактность.

Относительно низкая стоимость.

Возможность постоянно повышать уровень компьютерной грамотности.

1. Функциональная структура процессов управления, ее влияние на структуру АИС

Создание автоматизированных систем и локальных подсистем предусматривает детальное изучение процессов финансовой, хозяйственной и др. деятельности предприятия. Это необходимо для того, чтобы определить структуру, функции управления и выделить те задачи, для которых использование ЭВМ имеет решающее значение. В процессе исследований необходимо разрозненные функции и задачи объединить в специальные группы, которые могут быть локальными подсистемами. В связи с этим целесообразно рассмотреть функциональную структуру процессов управления.

В методике изучения функциональных структур группы функций названы процессы управления. Различают процессы 1-й группы (1-го рода), процессы 2 группы (2-го рода).

Процессы 1-го рода – называются процессами развития.

Процессы 2-го рода – называются процессами ресурсного обеспечения.

Функциональная структура обычно отражает схему распределения конкретных задач управления по структурным подразделениям аппарата управления. При построении функциональной структуры используется несколько подходов:

Первый подход – на основе уже сложившейся схемы распределения функций в действующей организационной структуре управления.

Второй подход – путем копирования типовых схем распределения функций с некоторой доработкой схемы в условиях работы конкретного объекта.

Третий подход – на основе методологии процессов управления.

Первые два подхода имеют существенные недостатки: дублирование функций; сохранение административных барьеров между подразделениями; игнорирование новых подходов и методов решения проблем, направленных на повышение эффективности работы коллектива.

Процессы развития имеют первостепенное значение для коллектива. Они формируют организационно-интеллектуальный потенциал, определяющий способность коллектива решать множество задач и обеспечивать высокий уровень эффективности работы организации.

К процессам 1-й группы относятся: управление планово-экономической деятельностью, управление научно-техническим развитием, управление социальным развитием, организация управления.

Организация – управления – это продукт умственного труда, он не поддается автоматизации. Этот процесс включает четыре направления работ:

1. Совершенствование организационной структуры управления.

2. Разработка технологии автоматизированной обработки информации.

3. Организация управленческого труда.

4. Разработка формализованных средств процесса принятия решений.

Указанные процессы 1-й группы могут формировать соответствующие локальные подсистемы в структуре АИС, за исключением процесса организации управления. Организация управления слабо формализованный процесс и не поддается математическому моделированию и компьютеризации.

Процессы ресурсного обеспечения включают следующие функции:

1. Оперативное управление.

2. Управление материальными ресурсами.

3. Управление финансовыми ресурсами.

4. Управление вспомогательными службами: транспортное, складское, ремонтно-механическое хозяйство.

Между 1-й и 2-й группами существуют прямые и обратные связи. Они выражаются в том, что процессы 1-й группы формируют для 2-й группы различные разработки, программы, методическое обеспечение, формализованные средства. Процессы 2-й группы воспринимают указанные разработки в режиме обратной связи и перерабатывают их. Режим обратной связи способствует адаптации подразделений, занимающихся процессами 1-йгруппы. Кроме этого, процессы 2-го рода обеспечивают выполнение производственной программы и других разделов хозяйственной деятельности. От их работы зависит доход предприятия, уровень прибыли. При этом часть прибыли идет на обеспечение процесса управления путем финансирования проектов и программ.

Процессы 2-го рода определяют состав локальных подсистем, так как они в наибольшей степени соответствуют особенностям производственно-хозяйственной деятельности. Исследование каждого процесса способствует разработке алгоритмов новых задач и структур локальных подсистем адекватным определенным сферам работы предприятия.

1. Взаимосвязь функций управления и потоков информации.

Процесс принятия решений на предприятии основан на таких составляющих:

1. Компетентность работников.

2. Право принятия решения.

3. Информация о состоянии объекта или составляющих его подразделений.

4. Подчиненность лиц, исполнителей данного решения.

В более общем изложении процесс принятия решения можно рассматривать в виде 2-х составляющих:

1. Функция.

2. Информация.

Любой процесс управления (1-го и 2-го рода) целесообразно рассматривать как сочетание функций и информации.

Функция аппарата управления определяется исходя из потребностей конкретного звена, объекта в управленческом воздействии. Обычно эта система возникает в условиях неопределенности. Это связано с тем, что цех или участок не имеет информации, не может организовать свою деятельность. Поэтому потребность в информации производственных и др. звеньях определяет состав функций, их содержание, схему распределения по уровням и звеньям аппарата управления. При описании взаимосвязей между потоками информации, информацией и функциональной структурой используют различные формы обследования аппарата управления и управляемого объекта.

Общая оценка организации процессов управления должна показать степень их влияния на уровень эффективности работы предприятия. С этой целью используется формула экономичности управления, а расчеты проводятся несколько лет. Динамика показателя экономичности показывает, в какой степени процессы управления улучшают или ухудшают финансово-экономические показатели предприятия.

Для повышения уровня эффективности процессов управления необходимо выполнить специальные условия социально-экономического, финансового и организационно-технического характера.

Общие условия:

1. Стиль и методы руководства должны учитывать современные концепции управления: стратегическое планирование, маркетинг, инжиниринг, управление проектами и др.

2. Необходимо формализовать связи и отношения между подразделениями, выполняющие процессы управления 1-й и 2-й групп, в особенности по новым задачам и направлениям деятельности.

3. Для совершенствования процессов управления руководители предприятия должны выделить в полном объеме финансовые и материально-технические средства.

4. Совершенствованию процессов управления должны уделять должное внимание руководители и специалисты предприятия, особенно на высшем уровне, выработке стратегии развития предприятия.

Кроме общих условий эффективность АИС зависит также от специализации условий, характерных для каждого процесса развития и для каждого предприятия, организации. В частности для процесса планово-экономической деятельности такими условиями могут быть:

- условия автоматизации планово-экономических расчетов;

- наличие формализованных инструментов реализации и контроль выполнения плановых заданий;

- использование рациональной системы материального стимулирования;

- способность работников планово-экономической службы использовать в работе рациональные методы и приемы планово-экономической работы;

- степень соответствия системы планирования специфике рыночных отношений конкретного региона.

ТЕМА 6. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Общая характеристика системы.

2. Планово-экономическая информация на уровне управления подразделения.

3. Информационное обеспечение процесса стратегического планирования работы предприятия.

1. Общая характеристика подсистемы.

В планировании деятельности предприятия используются две различные системы:

1. Техпромфинплан (ТПФП).
2. Бизнес-план.

Техпромфинплан был создан в бытность плановой экономики, в настоящее время эти системы сохранились на предприятиях с государственной и смешанной формой собственности.

Преимущества ТПФП заключаются в фундаментальном документационном обеспечении. Полный набор документации – 180 документов, из которых 70 основных и 110 вспомогательных.

В настоящее время используется пакет документов из 30-40 документов по основным направлениям деятельности.

ТПФП составляется по следующим направлениям (разделам):

1 раздел: производство продукции. Предусматривается разработка следующих документов:

- перспективный план производства продукции;

- план производства продукции на год (квартал);

- планы производства продукции по цехам;

- производственная программа, включающая детальное описание продукции с учетом всех технических, технологических, организационных аспектов и связям предприятия с потребителями. Они оставляются после заключения контрактов.

2 раздел: План технического перевооружения предусматривает формирование плановой и аналитической информации по всем направлениям деятельности предприятия, включает реконструкцию цехов, модернизацию оборудования, автоматизацию производственных процессов, компьютеризацию, модернизацию производимой продукции.

3 раздел: МТС – оставляется план по материально-техническому снабжению и обеспечению производства.

4 раздел: план реализации продукции – составляется на основе производственной программы с учетом положений контрактов на поставку продукции.

5 раздел: План по труду и заработной плате – содержатся расчетные показатели, характеризующие общую численность и структуру производственного персонала, отражены показатели по основным и вспомогательным категориям персонала. Определяется также плановый фонд зарплаты, его распределение по структурным подразделениям и категориям работающих.

6 раздел: финансовый план – содержит информацию о потребностях, наличии и движении финансовых средств, способов погашения финансовой задолженности предприятия. Этот план – отражение деятельности предприятия в системе финансовых расчетов.

Кроме указанных разделов в ТПФП могут быть и другие разделы:

7. Охрана руда и техника безопасности.

8. Социальное развитие.

9. Капстроительство.

10. Жилищно-коммунальное строительство.

1. Автоматизация производства.

Бизнес-план содержит основные разделы, связанные с проведением маркетинговых исследований, планированием доходов предприятия за счет производственной и коммерческой деятельности.

Бизнес-план имеет основное преимущество – наличие плана маркетинга.

Главные недостаток бизнес-плана – отсутствие разделов по планированию технического перевооружения, охраны труда, техники безопасности, капстроительства.

Все эти документы рассматриваются в бизнес-плане как отдельные мероприятия.

Дата добавления: 2014-01-07