Вопрос №2 Основные типы проблем в коммуникациях. Понятие коммуникационных сетей

Вопрос №1 Основные типы преград организационных коммуникаций

Лекция № 32 Организационные коммуникации

Понимание процесса межличностного обмена информаци­ей и методов совершенствования приемов общения должно спо­собствовать росту эффективности вашей управленческой дея­тельности. Однако в дополнение к межличностным контактам менеджер должен иметь представление о преградах на пути об­мена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена. К числу преград в организационных коммуникациях можно отнести следующие:

Искажение сообщений. Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажа­ется. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин:

• непреднамеренно — в силу затруднений в межличност­ных контактах;

• из-за несогласия с сообщением — менеджер модифици­рует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;

• в результате фильтрации — сознательное искажение ин­формации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением и модифицирует его в своих интересах.

• из-за несовпадения статусов уровней организации.

Информационные перегрузки. Избыточность имеет место то­гда, когда информации в сообщении больше, чем необходимо, (например, когда каждое слово в сообщении повторяется). Не­который избыток информации обычно бывает полезен для того, чтобы исправить некоторые ошибки, возникающие при переда­че сообщения. Избыточность в русском языке помогает слуша­телю определить из контекста слова, которые иначе будут не­верно истолкованы.

Неудовлетворенная структура организации. Преодоление этой преграды достигается путем осуществления следующих мер по совершенствованию коммуникаций в организациях.

1. Регулирование информационных потоков. Для этого ру­ководитель должен:

• представлять потребности собственные, своих начальни­ков, коллег и подчиненных;

• оценивать качественную и количественную сторону сво­их информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации.

2. Управленческие действия.

3. Система обратной связи.

4. Система сбора предложений.

5. Информационные бюллетени.

6. Современная информационная технология.

Различают три области проблем в коммуникации. По нашему мнению обоснованной является сле­дующая их последовательность.

(Техническая проблема). Уровень А. Насколько точно могут быть переданы ком­муникационные символы?

(Семантическая проблема). Уровень В. Насколько точно эти символы выражают желаемый смысл?

(Проблема эффективности). Уровень С. В какой степени полученное сообщение на­правляет поведение объекта?

Рациональные коммуникационные сети способствуют со­вершенствованию организационных коммуникаций. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации определяет тип коммуникационной сети.

Коммуникационные сети. Линия коммуникации между дву­мя индивидами или организациями называется коммуникаци­онным каналом. Так, А — В означает, что между А и В сущест­вует коммуникация. Так как подобное изображение не раскры­вает направления коммуникации, то для указания направления применяется указатель — стрелка. Так, А —> В будет показы­вать, что коммуникация осуществляется только от А к В. Ком­муникационная сеть формируется тогда, когда несколько объек­тов связываются вместе несколькими каналами. Коммуникаци­онная сеть устанавливает связь между индивидами, а также ме­жду высшим руководством и каждой производственной едини­цей. Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в данном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Такой подход рассматривает не ин­дивидов как таковых, а коммуникационные отношения между ними. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя и более индивидами; она концентрирует­ся на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания, и влияет на сокращение или увеличение разрыва между послан­ным и полученным значением.

Руководитель должен соединить информационными пото­ками много разных людей внутри и вне организации. Создавае­мая руководителем сеть состоит из

1. вертикальных,

2. горизонталь­ных

3. диагональных связей.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.

Горизонталь­ные связи осуществляются между равными по уровню индивидами или частями организации: между заместителями; между начальниками отделов; между подчиненными.

Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчинен­ными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации.

На рис. 8.4 изображены коммуникационные сети для группы из пяти человек. Возникает вопрос: которая из сетей лучше. Лабо­раторные эксперименты показывают, что

«колесо» надежней, если проблема, которую необходимо решить проста.

Сеть типа «каждый с каждым» (all-channel) стимулирует создание хорошего морально­го климата и приспособляемости. Р. Лайкерт, предложивший та­кую форму организации, как пересекающиеся рабочие группы, рекомендует сеть типа «каждый с каждым», поскольку она стиму­лирует обмен мнениями в рабочей группе. Такая сеть обычно ис­пользуется в различного рода комитетах, если только председатель не настаивает на том, чтобы все связи проходили через него.

Элемент А в «колесе» занимает наилучшую позицию с точ­ки зрения координации деятельности группы. Работа группы зависит от формальных полномочий А. Он может препятство­вать либо способствовать деятельности группы. Действуя в каче­стве некоторого фильтра, А может также влиять на распределе­ние позиций членов группы. Если на А замыкается слишком большое число каналов, то А перегружен. «Колесо» не годится в том случае, когда решение проблемы зависит от взаимного об­мена идеями и постоянной обратной связи.

Предположим, что директору по вопросам маркетинга (рис. 8.5) необходимо разработать стратегию маркетинга: какая ком­муникационная сеть должна быть принята? «Каждый с каждым» была бы наиболее приемлемой, поскольку участники обсуждали бы свои идеи всей группой по мере необходимости. Это обеспе­чивало бы всестороннюю проверку идей и устранение конфлик­тов. Напротив, если директор по вопросам маркетинга прини­мает решения только о сроках проведения ежегодных совеща­ний по сбыту, «колесо» будет более подходящей сетью, посколь­ку для такого решения директор просто запрашивает соответст­вующую информацию у подчиненных.

Рис. 8.5. Организационная схема управления маркетингом

Сеть можно проверять так, как проверяется информация, получаемая менеджером.

1. Сеть может быть неадекватной - кто-то может оказаться не включенным в сеть. Например, торговых агентов могут не информировать о целях рекламной компании, хотя такая ин­формация необходима им для планирования своей работы.

2. Каналы могут быть перегружены — как и в случае с теле­фонной службой, может стать необходимым:

a. увеличение числа каналов;

b. установление очередности. Поток информации может вносить запаздывания в систему из-за наличия очереди. В этом смысле информацию, проходящую через ряд руководителей, можно сравнить с потоком работ на предприятии либо с пото­ком автомобилей на шоссе. Если принимающий решение рас­сматривается как обрабатывающий центр, объем поступающих данных и время, необходимое для принятия решения, будет оп­ределять средний размер задержки.

Присвоение принимаемым решениям соответствующих приоритетов позволит как повысить эффективность сети, так и уменьшить время задержки.

Другой способ уменьшения задержек — использование запасных кана­лов.

Фильтрация или отбор решений — еще один способ сокра­щения времени прохождения через систему;

c. допущение более высокой степени ошибок — избыточ­ность информации как средство устранения ошибок не всегда возможна. Исключение составляют сообщения, которые необходимо передать точно и в первую очередь.

3. Сеть может быть не экономичной.

a) списки адресатов информации могут быть слишком об­ширными.

b) источник информации и место назначения могут быть сближены.

c) выбран не самый эффективный канал.

4. Передача сообщений по сети может быть слишком мед­ленной. Время передачи можно исчислить для каждого канала, а суммарное время сопоставить с желаемым и использовать это отношение как базу при рассмотрении других сетей.

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля между работни­ками в организации. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эф­фективной коммуникационной сети.

1. Простая взаимозависи­мость допускает использование централизованных сетей.

2. Слож­ная взаимозависимость (хоккей) требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако, сложная сеть может и не решить простую задачу (хорошо атакующая хоккей­ная команда, перейдя к обороне, обычно пропускает гол).

Дата добавления: 2014-01-07