Тема 2. История развития системы государственного документирования

Классификация документов

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

-документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

-документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

- по способу документирования

-рукописные;

-электронные;

-графические;

-кино-, фотодокументы.

по сфере использования

-организационно-распорядительные;

-финансовые;

-научно-технические;

-отчетно-статистические.

по содержанию

-простые;

-сложные.

по месту составления

-внутренние;

-внешние.

по степени гласности

-открытые;

-с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).

- по происхождению

-официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

- по юридической силе

-оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

-копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

-отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

-заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

-выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

-дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

- по форме изложения (степени унификации)

-индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

-трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

-типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

-примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

-унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

- по срокам исполнения

-срочные (с указанием срока исполнения);

-несрочные.

по срокам хранения

-временного хранения (до 10 лет);

-долговременного хранения (свыше 10 лет);

-постоянного хранения.

Цель изучения: изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.

Вопросы для изучения:

1. Делопроизводство в Древней Руси.

2. Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв.

3. Коллежское делопроизводство.

4. Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.

5. История управления и делопроизводства в ХХ вв.

Дата добавления: 2014-01-07