Организация документооборота. Документооборот – организация работы с документами от момента создания документа сдачи его в архив

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Документооборот – организация работы с документами от момента создания документа сдачи его в архив

Различают три основных потока документации:

- документы, создаваемы в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие).

Документооборот организует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и др.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.). Эта служба должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Входящие документы – это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, необходимую для принятия управленческих решений. Например, письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другого предприятия; жалобы покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данным предприятием.

Без рассмотрения руководителем передаются по исполнение (исполнителям) документы, которые содержат текущую оперативную информацию или адресованные в другие подразделения. Например, письмо-напоминание от головного предприятия подразделению о приближении отчетного периода для подготовки соответствующей отчетности данного структурного подразделения

Исходящие документы – это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо о исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Дата добавления: 2014-01-07