Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на возмещение:

– хозяйственно-операционных расходов;

– расходов, возникающих в связи с хозяйственными нуждами;

– затрат, связанных со служебными командировками;

– представительских расходов.

Операционные расходы – это расходы на приобретение конвертов, марок, затраты по отправке ценных писем, бандеролей, телеграмм. К хозяйственным расходам относят расходы работников на покупку товаров, включая оплату ГСМ, работ и услуг.

При выдаче денег в подотчет на операционные и хозяйственные нужды издается приказ руководителя, в котором оговорен круг лиц, выполняющих эти расходы. Размер и сроки устанавливаются руководителем, но по истечении месяца составляется один авансовый отчет на все расходы. К этому авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расход подотчетных сумм (товарные чеки, накладные, счета).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации по расходному кассовому ордеру – Д71К50. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному подотчетному лицу суммам. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки.

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, учреждения, организации (далее – предприятия) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не считается командировкой служебная поездка работника, постоянная работа которого носит разъездной характер или протекает в пути, а также направление работника на фестивали или смотры художественной самодеятельности.

Направление работников организации в командировку производится руководителем организации и оформляется:

– приказом о направлении в командировку;

– командировочным удостоверением;

– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Если командированный заболел, то ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. Временная нетрудоспособность командированного, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается командированному работнику на общих основаниях за весь период временной нетрудоспособности.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. С 1 января 2002 г. постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. № 93 установлены только нормы по оплате суточных – 100 рублей за каждый день нахождения в командировке. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути. Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц.

Кроме этого, суточные сверх норм подлежат налогообложению единым социальным налогом (26 %).

Дата добавления: 2014-01-07