Учет кассовых операций

Учет денежных средств и дебиторской задолженности. Учет финансовых инвестиций

Лекция 7

1.Учет кассовых операций.

2.Учет операций на текущих счетах.

3.Учет расчетов с подотчетными лицами.

4.Учет финансовых инвестиций

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия используют счет 30 "Касса".

Счет 30 "Касса" имеет такие субсчеты:

301 "Касса в национальной валюте";

302 "Касса в иностранной валюте".

За дебетом счета 30 "Касса" отображается поступление денежных средств в кассу предприятия, за кредитом - выплата денежных средств из кассы предприятия.

На предприятиях, где работают операционные кассы (продажа билетов, оплата услуг связи, обмен валют и т.п.) приоткрываются субсчеты "Операционная касса в национальной валюте" и "Операционная касса в иностранной валюте".

Кассовые сделки оформляются документами, типичные формы которых утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. № 51, и должны применяться без перемен на всех предприятиях, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности.

Данным приказом утверждено к использованию по учету кассовых сделок следующие формы документов:

КО-1 "Приходный кассовый ордер";

КО-2 "Расходный кассовый ордер";

КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

КО-3а "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

КО-4 "Кассовая книга";

КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денег".

Прием денежной наличности кассами предприятий проводится за приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченной. О приеме денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная штампом кассира или отражением кассового аппарата. На требование плательщика на квитанции рядом со штампом проставляется также и печать предприятия.

Выдача денежной наличности из касс предприятий проводится за расходными кассовыми ордерами или за надлежащих образом оформленными платежными (расчетно-платежными) сведениями (далее - расходными документами). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными. К расходным ордерам могут приобщаться заявки на выдачу денег, счета и т.п..

В случае, если на добавленный к расходным кассовым ордерам документах, заявках, счетах и тому подобное есть разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательный.

Заготовительные организации, в том числе и организации потребительской кооперации, могут проводить выдачу денежной наличности сдающим сельско-хозяйственных продуктов и сырья за сведениями, в которых указываются их фамилии, адреса, объемы сданной продукции и сумма выплаченной денежной наличности, которые заверяют подписью сдающего, с дальнейшим составлением (после окончания рабочего дня) общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях, которые обслуживают бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляется на каждой платежной (расчетно-платежной) сведении.

В случае выдачи отдельному лицу денег по расходному документу, кассир требует предъявления документа, который удостоверяет лицо получателя, проверяет его наименование и номер, кем и когда он выдан. Если расходный документ составлен на выдачу денег нескольким человекам, то получатели также предъявляют указанные документы, которые удостоверяют их лицо, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Расписка в получении денег может быть сделана только собственноручно в темном цвете чернила или пастой шариковых ручек с указанием полученной суммы (гривен - буквами, копеек - цифрами). В случае получения денег за сведением сумма буквами не указывается, а лишь цифрами.

Выдача денег лицам, которых нет в списковому составе предприятия, проводится за расходными кассовыми ордерами, которые выписываются отдельно на каждое лицо, или за отдельным сведением на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, которые привлекаются на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для преодоления следствий стихийного бедствия, может проводиться за сведением. Сведения составляются отдельно за каждой организацией, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются (кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ) подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир проводит только лицу, указанному в расходном документе. Если выдача денег проводится по доверенности, оформленным в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчество получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которой поручены получение денег. Если выдача денег проводится за сведением, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенности остается у кассира и приобщается к расходному кассовому ордеру или сведению.

В случае выдачи денег лицу, которое не имеет возможности по болезни или из других уважительных причин подписаться лично, по ее письменному поручению за нее может подписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы этого предприятия. На расходном кассовом ордере указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, который удостоверяет лицо фактического получателя денег и лицо, которое расписалось за получение денег.Оплата труда, выплата допомог через временную нетрудоспособность, стипендий и премий ведется кассиром за платежными (расчетно-платежными) сведениями без составления расходного кассового ордера на каждый отримувача.

На титульной странице платежной (расчетно-платежной) сведения делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы буквами.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (в случае отпуска, болезни и тому подобное), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на затраты, связанные со служебными командировками, нескольким человекам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам ведутся, как правило, за расходными кассовыми ордерами.

После окончания установленных сроков оплаты труда, выплаты допомог через временную нетрудоспособность, стипендий и премий кассир должен:

а) в платежном сведении против фамилии лиц, которым не осуществлена оплата труда, выплату помощи через временную нетрудоспособность, стипендий или премий, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце сведения сделать надпись о фактически выплаченной сумме и недополученной сумме выплат, которые подлежат депонированию, сверить эти суммы с общим итогом за платежным сведением и удостоверить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на сведении дополнительно делается надпись: "Грош и за сведением выдавала подпись". Выдача денег кассиром и раздатчиком за одним сведением запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и проставить на сведении штамп: "Расходный кассовый ордер №".

Бухгалтерия делает проверку зазначок, сделанных кассирами в платежных сведениях, и подсчет выданных и депонированных за ними сумм. Депонированные суммы подлежат сдаче к учреждению банка и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные документы должны быть заполнены бухгалтерией только чернила темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров и другими способами, которые бы обеспечили сохранение этих записей на протяжении установленного срока сохраняемости документов.

В приходных и расходных кассовых ордерах отмечается основание для их составления и пересчитываются добавленные к ним документы. Выдача приходных кассовых ордеров и расходных документов на руки лицам, которые вносят или получают деньги, запрещается. Прием и выдача денег за кассовыми ордерами может проводиться только в день их составления.

Во время получения приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном документе - разрешительной подписи руководителя предприятия или лиц, им уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие пересчитанных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одной из пересчитанных требований кассир возвращает документы к бухгалтерии для надлежащего оформления. Приходные кассовые ордера или расходные документы сразу же после получения или выдачи за ними денег подписываются кассиром, а приобщенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

Приходные кассовые ордера или расходные документы к передаче в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации прибыльных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) сведений на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи.

Регистрация приходные и расходных кассовых документов может осуществляться с использованием технических средств. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", которая составляется за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средства по целевому назначению.

Кассовые документы, после составления отчета кассира и его обработку в бухгалтерии, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются переплетаются в отдельные папки и сохраняются на протяжении 36 месяцев после окончания календарного года материально ответственным лицом, на которое положено обязанностей хранения документов, в отдельном сейфе или специальном помещении, которые передаются под охрану.

Вынесение из помещение, которые предохраняется, кассовых документов разрешается лишь в отдельных случаях и только за письменным разрешением руководителя или главного бухгалтера предприятия. До конца рабочего дня документы должны быть обязательно повернутые. Справки за кассовыми документами выдаются соответствующим органам за их требованиями в случаях, предусмотренных действующим законодательством, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером.

Кассовые документы могут быть изъяты у предприятий за постановлением следователей, судебных органов, прокуратуры, арбитражного суда, решением государственной контрольно-ревизионной службы и государственной налоговой администрации.

На место изъятого настоящего документа подшиваются заверенная материально ответственным лицом копия изъятого документа, вся переписка об изъятии документа, протокол изъятия, расписка лица, которое получило настоящий документ или почтовая квитанция о посылке документа и т.п..

В случае, если изъятию подлежат одновременно несколько кассовых документов с разными датами одного календарного года, на место одного из изъятых документов приобщается его копия, требование на изъятие (протокол изъятия и тому подобное), а вместо последних - только копии с отметками о местонахождении требования.

Все поступления и выдачи денежной наличности в национальной валюте предприятия учитывают в кассовой книге, типичная форма которой утверждена наказомміністерства статистики Украины от 15.02.96г. №51.

Каждое предприятие, которое имеет кассу, ведет одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованные и опечатанные сургучной или мастичною печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этого предприятия.

В случае, если предприятия - юридические лица имеют отделенные подразделы, которые осуществляют кассовые сделки с денежной наличностью с оформлением прибыльных и расходных кассовых ордеров и выдачей соответствующих квитанций, подписанных и заверенных печатью в установленном порядке, и расположенные отдельно от юридического лица, то независимо от того, выделенные эти подразделы на самостоятельный баланс или нет, с целью полного учета осуществляемых кассовых оборотов указанные подразделы должны также вести кассовую книгу, которая оформляется за образцом кассовой книги предприятия и выдается этим подразделам.Сначала лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после "Перенос" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальному линованию оборотной стороны неотрывной части листа.

Подчистки и немотивированные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяют подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, которое его заміщує.

Записи в кассовую книгу проводятся кассиром сразу после получения или выдачи денег за каждым приходным кассовым ордером и расходным документом. Каждый день в конце рабочего дня кассир подбивает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает к бухгалтерии как отчет кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги полагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном документе, на мотивирование остатка денежной наличности в кассе не принимается. Эта сумма считается недостатком и взимается из кассира. Денежная наличность, не оправданная приходными кассовыми ордерами, считается излишком кассы и зачисляется в доход предприятия.

При наличии на предприятии нескольких кассиров, старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму денежной наличности под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Кассиры в конце рабочего дня обязаны составить отчет перед старшим кассиром в получении аванса и денег, принятых за прибыльными документами, и сдать остаток денежной наличности и кассовые документы за проведенными операциями старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег, типичную форму.

За авансы, полученные для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан составить отчет в срок, указанный в платежном сведении для их выплаты. К окончанию этого срока кассиры обязанные ежедневно сдавать в кассу остатки денежной наличности, не выданной за платежными сведениями. Эти деньги кажутся в опечатанных кассирами сумках, пакетах и т.п. старшему кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

При наличии на предприятии только одного кассира, учет принятых и выданных денег ведется этим кассиром.

Предприятия торговли и сферы обслуживания населения при осуществлении кассовых сделок с денежной наличностью должны обеспечивать постоянное наличие в своих кассах разменной монеты разных номиналов.

Невыдача гражданам сдачи из-за отсутствия или недостаточное наличие разменной монеты на этих предприятиях на протяжении рабочего дня есть нарушения кассовой дисциплины, за что к виновным лицам вышеупомянутых предприятий могут применяться штрафные санкции, предусмотренные Кодексом Украины об административных правонарушениях.

В случае осуществления торговли продукцией или роботами (услугами) с использованием торговых автоматов или другого подобного оборудования (что не предусматривает наличия кассового аппарата, контролируемого уполномоченной на это физическим лицом), последние должны быть оснащенные электронным счетчиком количества разменной монеты, которая поступает в автомат, бесконечное действие с возрастающим итогом. Счетчик опломбировывается работником местных органов налоговой администрации. В меру накопления автоматом денежной выручки соответствующими работниками торгового или другого предприятия проводится выем денежной наличности с дальнейшим отображением в кассовой книге показателей электронного счетчика и фактического наличия денежной наличности.

Соответственно Закону Украины "О применении электронных контрольно-кассовых аппаратов и товарно-кассовых книг при расчетах с потребителями в сфере торговли, общественного питания и услуг" № 265/95 - ВР от 06.07.1995 г. (с изменениями и дополнениями) предусмотрено, что применение электронных контрольно-кассовых аппаратов и комп 'ютерних систем есть обязательным для предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, а также физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности, которые осуществляют расчеты с потребителями в сфере торговли общественного питания и услуг за наличный расчет и выполняют куплю-продажу наличной иностранной валюты.

2.Учет операций на текущих счетах.

Для учета наличия и движения денежных средств на текущем счету, который находится в банка и могут быть использованы для текущие операции предназначены счет 31 "Счета в банках", конкретно в разрезе субсчетов:

311 "Текущие счета в национальной валюте";

312 "Текущие счета в иностранной валюте".

За дебетом субсчетов отображается поступление денежного средства, за кредитом - их использования.

Для осуществления операций на текущем счету предприятием в уполномоченный банк подаются оформленные надлежащим образом соответствующие первичные документы. Осуществление такого рода операций требует от бухгалтера, в свою очередь, не только знания с помощью какого документа можно осуществить ту или другую операцию, а также умение их правильно заполнять и обрабатывать.

Исходя из этого, документы, с помощью которых проводятся операции на текущем счету в банка, можно поделить на три группы:

- документы, с помощью которых субъект хозяйствования обеспечивает взаимосвязь между текущим счетом и кассой предприятия (заявление на получение чековых книжек, денежная чековая книжка, об' явь о внесении денежной наличности);

- документы, с помощью которых субъект хозяйствования осуществляет расчеты с другими субъектами хозяйствования в обеих направлениях (платежная доверенность, платежная требование-доверенность);

- документы, с помощью которых осуществляется списание сумм недоимок в бюджет за налогами и которые взимаются в бесспорном порядке (платежное требование, инкассовое поручение-распоряжение).

Учитывая низменность документов на три группы, рассмотрим сначала документы, с помощью которых субъект хозяйствования обеспечивает взаимосвязь между текущим счетом в банка и кассой предприятия.

Для получения надлежащих наличных средств из банка в кассу предприятия используют чек денежной чековой книжки. В свою очередь для получения как денежной, так и расчетной чековой книжки к учреждению банка подается "Заявление на получение чековых книжек".

Заявление на получение чековых книжек может быть оформленная как рукописно, так с использованием технических средств. Для предоставления юридической силы на заявлении относятся подписи руководителя и главного бухгалтера, а также печать предприятия, чем заверяется фамилия и подпись лица, которое направляют для выполнения данной операции в банк.

На всех чеках, которые входят в чековую книжку (денежной или расчетной) учреждением банка проставляется соответствующая нумерация и название того предприятия, которому она выдается.

Получая указанные чековые книжки, кассир предприятия собственноручно подписывается на представленной им в банк заявлению, чем удостоверяет принадлежность ему утвержденной на предприятии подписи на получение чековых книжек.

Заметим, что по денежной чековой книжке установления разного рода денежного лимита не предусмотрено, поскольку она используется лишь с целью получения предприятием денежной наличности из банка в кассу предприятия.

Для получения денежной наличности из банка в кассу предприятия главный бухгалтер оформляет вручную чек денежной чековой книжки, который кассиром передается в банк.

Получении деньги оприбутковуються в кассе прибыльным кассовым ордером, в котором отмечают, что основанием для осуществления поступлений в кассу стал чек № По факту окончания чеков денежной чековой книжки в банк подается новое заявление на получение чековых книжек, к которой прибавляются корешки предыдущей.

Заметим, что на объявлении о внесении денежной наличности:

- подписи руководителя, главного бухгалтера и печать предприятия не относятся;

- кассир предприятия подписывается лишь один раз на первой (верхний) части объявления о внесении денежной наличности;

- нумерацию объявления о внесении денежной наличности (номера объявления, квитанции и ордера) проставляют все под одним номером в банка по факту поступления, несмотря на то, что самое объявление является исходным документом из предприятия.

Сразу после сдачи денег в банк кассиру предприятия выдается на руки средняя часть объявления о внесении денежной наличности (квитанция), которая содержит отметки банка о зачислении внесенных средств на текущий счет.

Представление на предприятии квитанции от объявления о внесении денежной наличности является непосредственным свидетельством сдачи денег в банк, на основании чего в бухгалтерии оформляется расходный кассовый ордер, в котором за-значають, что основанием для осуществления операции постоянная квитанция №.

Документы, с помощью которых предприятие осуществляет расчеты с другими субъектами предпринимательской деятельности (или с помощью которых субъекты предпринимательской деятельности осуществляют расчеты с предприятием), есть "Платежная доверенность" и "Платежная требование-доверенность".

Дата добавления: 2014-01-07