Учебные материалы 1 страница

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное

бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Российский государственный университет экономики и сервиса»

(ФГБОУ ВПО «ЮРГУЭС»)

Кафедра «Туризм и индустрия гостеприимства»

Опорный конспект лекций по дисциплине «Делопроизводство» длястудентов 2 курса (3 семестр) СГФ для направления 101100.62 «Гостиничное дело», 071800.62 «Социально-культурная деятельность», 100400.62 «Туризм»

Составил:

Доцент кафедры «Т и ИГ», к.ф.н. Дашкова Е.В.

Cт. преп. кафедры «Т и ИГ», к.ф.н. Иванова Е.В.

Лекция 1: Введение в курс «Документационное обеспечение управления в СКСТ»: содержание и задачи курса.

1. Значение курса «Документационного обеспечения управления СКСТ»

2. Государственное регулирование делопроизводства

2.1 Законодательное регулирование делопроизводства

2.2 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Информация в наше время играет особо важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективная деятельность компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того, что оно «потребительское» и «постиндустриальное», характеризуется еще и как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации в развитии человечества.

Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

Документы – одно из основных средств делового общения. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу и другим видам деятельности. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство – один из факторов делового успеха.

По определению, делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления (ДОУ). Изучение данной деятельности и положено в основу дисциплины «Документационное обеспечение управления СКСТ»

Целью этого курса является изучение государственной системы документационного обеспечения управления; основных видов официальных документов и требований к их составлению и оформлению; документооборота предприятий и учреждений социально-культурного сервиса и туризма, а также организации делопроизводства на предприятиях СКСТ.

В результате изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом»

студент должен иметь представление:

– О роли документационного обеспечения в совершенствовании управления предприятиями и учреждениями социально-культурного сервиса и туризма;

– об основных положениях по документированию управленческой деятельности;

– об унификации и стандартизации управленческих документов:

– о правилах оформления различных видов документов;

студент должен знать:

– терминологию в области документационного обеспечения управления (ДОУ);

– нормативно-методическое регулирование делопроизводства;

– правила подготовки и оформления отдельных видов документов;

– организационные формы работы с документами;

– организацию документооборота;

– технологию регистрации документов;

– технологию организации хранения документов в делопроизводстве;

– особенности документационного обеспечения управления СКСТ

студент должен уметь:

– пользоваться изученными стандартизированными терминами;

– применять на практике государственные стандарты, другие нормативные и методические документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления;

– составлять и правильно (в соответствии с действующими нормативными документами) оформлять основные виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов;

– выполнять виды работ по организации документооборота на предприятиях и в учреждениях СКСТ;

– составлять и оформлять деловые и коммерческие письма.

Методика изучения дисциплины строится на основе сочетания теоретического и практического обучения.

При проведении практических занятий необходимо использовать действующие образцы документов, применять активные методы обучения (анализ производственных ситуаций, решение ситуационных задач, деловые игры и др.).

Виды заданий для внеаудиторной самостоятельной работы, их содержание и характер имеют вариативный и дифференцированный характер, учитывая специфику специальности и индивидуальной особенности студента.

Для проверки и оценки знаний студентов предусмотрен тест и зачет. Текущий контроль осуществляется путем контрольных заданий по материалам изученных тем.

2. Государственное регулирование делопроизводства.

2.1 Законодательное регулирование делопроизводства.

В дореволюционной России регламентация документирования и делопроизводства обычно осуществлялась изданием закона, который принимался в период проведения реформ государственного управления. Наиболее значимыми законодательными актами, закрепляющими параметры системы делопроизводства в тот или иной период, были: “Генеральный регламент” 1720 г., “Учреждение для управления губерний” 1775 г., “Общее учреждение министерств” 1811 г. Каждый из названных законодательных актов действовал около столетия, что способствовало созданию стабильной системы делопроизводства. Характерной чертой дореволюционной законодательной регламентации делопроизводства было комплексное решение проблемы. Законы устанавливали также нормы работы с документами в учреждениях, например, ведение обязательного учета документов, закрепляли требования к их оформлению, порядок контроля за исполнением, правила формирования документов в дела, создание архива учреждения и т.д. Закон определял организацию делопроизводственной службы и должностные обязанности чиновников, этику служебных отношений и технологию делопроизводства.

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования, и нормативно-методические документы, регламентировавшие ведение делопроизводства, издавались в советский период. Часть из них действует и в настоящее время. Так, порядок рассмотрения и работы с обращениями граждан в государственные органы регламентирован еще в 1968 г. (пересмотрен в 1980 г.)[1]. На этом законодательном акте основывается делопроизводство по жалобам граждан и в настоящее время. Технология работы с обращениями граждан закреплена в Типовом положении[2], оно установило последовательность работы по обращениям и комплексную систему делопроизводства – от получения документа до сдачи его в архив.

В настоящее время регламентация документирования и делопроизводства ведется в нескольких направлениях – законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Законодательная регламентация документирования находится в настоящее время в стадии становления, направлена в основном на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности, установление единообразия их подготовки и оформления. Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью различных средств связи (почтовые, телеграфные, факсимильные и электронные сообщения), устанавливаются требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы), а также основы регулирования процессов информатизации. Законом определяется также право собственности на отдельные документы и массивы документов, категории информации по уровням доступа к ней.

К сожалению, федеральное законодательство не всегда комплексно регулирует процедуры создания документов, нормы документирования и работы с документами. Тем не менее, включение общих правил документирования в федеральное законодательство имеет чрезвычайно важное значение как с точки зрения повышения правовой силы управленческих документов, развития документоведения, так и с позиций узкопрактических задач, выполняемых любой делопроизводственной службой или специалистами управленческого аппарата.

Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации”[3] закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (таких, как информация, информатизация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Закон регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации.

Закон определяет важнейшее положение в области документационного обеспечения: «… документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи”[4] разработан с целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых такая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Закон установил порядок использования электронной цифровой подписи и ряд важнейших понятий, таких как средства, сертификат, открытый ключ, подтверждение подлинности, пользователь электронной цифровой подписи.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основой гражданского законодательства является Гражданский кодекс Poccийской Федерации, который определил правовые основы деятельности юридических лиц. Отдельные статьи Кодекса устанавливают обязательность документирования, также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновение, прекращение). Так, виды учредительных документов юридического лица, требования к их содержанию и оформлению установлены в ст. 52 Гражданского кодекса РФ. В статье указаны требования к содержанию таких документов, как устав и учредительный договор, на основании которых действуют юридические лица. «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида». Понятие “другие сведения” раскрыто в ст. 98 Кодекса.

Статьей 122 ГК РФ определены виды учредительных документов ассоциаций и союзов. Статьи 142 – 144, 160 за5кроепляют требования к оформлению ценной бумаги. В ряде статей Гражданского кодекса РФ установлены нормы документирования. Например, ст. 184, 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому. Статьи 185, 186 определяют порядок оформление доверенности: «доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, … доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна”. В Кодексе установлена обязательность ее нотариального заверения. Таким образом, Кодекс оговаривает требования и к форме документа, и к составу его информации, т.е. содержанию документа.

В статье 878 части второй Гражданского кодекса РФ приведен формуляр чека. «Чек должен содержать:

- наименование “чек”, включенное в текст документа;

- поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

- наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

- указание валюты платежа;

- указание даты и места составления чека;

- подпись лица, выписавшего чек, – чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека».

Федеральный закон “Об акционерных обществах”, принятый Государственной Думой 24 ноября 1995 г., наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации акционерных обществ, значительное внимание уделяет вопросам документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 Федерального закона “Об акционерных обществах” и ст. 50 Федерального закона “Об обществах с ограниченной ответственностью” определяют обязанности обществ по хранению перечисленных в этих статьях документов. Тем самым на законодательном уровне установлена обязательность хранения документов общества не только по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ.

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ “О языках народов Российской Федерации”[5] опредёлено, что «на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, а предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке, как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».

Закон РФ “О стандартизации”[6] установил правовые основы стандартизации, обязательные для всех государственных органов управления, а также порядок работы по стандартизации, виды документов и принципы их применения, порядок государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов. В соответствии с Законом установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ);

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

В Российской Федерации разработана Государственная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая всё государственные стандарты, действующие на территории России. В числе последних действуют стандарты на унифицированные системы документации, термины и определения, правила оформления документов.

Постановлением Правительства РФ утверждены Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации[7]. В этих Правилах определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Министерстве юстиции РФ. При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах[8] состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Росархив – в соответствии с Положением о нем – имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и организации документов в делопроизводстве.

В Положении “О Федеральной архивной службе России”, утвержденном постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562[9], в числе главных задач Федеральной архивной службы России (Росархив) названо «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в т.ч. государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соответствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчиненности требования-законодательства в области организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Таким образом, законодательное регулирование делопроизводства содержится в целом ряде правовых актов, Указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ, Росархива, Минтруда России, Госстандарта России. В действующем законодательстве содержатся обязательные для исполнения нормы, правила и требования к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Современный специалист в области делопроизводства должен обладать правовой культурой, обязан знать действующее законодательство, следить за его изменениями, т.к. эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

2.2 Нормативно- методическое регулирование делопроизводства.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в России осуществляют архивные органы, которые несут ответственность за комплектование Государственного архивного фонда и осуществляют его хранение. Документы за период своей “жизни” проходят разные стадии, на государственное хранение отбираются только наиболее ценные из них, спустя длительный срок после использования их в оперативной работе. Хранение документов начинается в делопроизводстве, которое взаимосвязано с архивом и должно быть организовано по единым правилам.

В числе разработок органов руководства архивным делом наиболее значимой является создание государственной системы делопроизводства. К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[10], которая разработана в развитие и взамен Единой государственной системы делопроизводства. Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях (учреждениях), их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Основные положения ГСДОУ разработаны более десяти лет назад, и в силу этого ряд норм устарел. В 1990-е гг. дважды издавался нормативный документ локального действия[11] – типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств.

В настоящее время действует инструкция, разработанная в 2000 г., зарегистрированная в Министерстве юстиции Российской Федерации. Она описывает общий порядок подготовки и оформления документов, особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола и др. В инструкции изложены требования к процедуре регистрации документов, построению информационно-поисковых систем по документам, описана организация и технология контроля за сроками исполнения документов, требования к организации оперативного хранения дел, порядок составления и работы с номенклатурой дел, правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей и передача их на архивное хранение. В приложении приведены формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все технологические операции делопроизводства. Кроме того, в инструкции регламентируется порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи, устанавливаются размеры шрифтов и интервалов, используемых при печати документов, другие требования к размещению реквизитов документов, ранее не включенные ни в один из действовавших на тот момент нормативных документов.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее при создании системы делопроизводства конкретной организации в качестве нормативной основы.

Методика и технология хранения документов как в делопроизводстве, так и в архиве разработаны также архивными органами. Основные правила работы ведомственных архивов являются нормативно-методическим документом[12], определившим правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В первой части этого нормативного документа (разделы 2-4) изложена методика хранения документов в делопроизводстве. Эти разделы адресованы делопроизводственным службам, и в них описаны:

-требования к номенклатурам дел, их виды, определен порядок их составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

-правила формирования дел в делопроизводстве;

-организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

-подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

-порядок выделения документов к уничтожению;

-оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

В Основные правила включены формы документов (номенклатура дел, опись и др.), которыми регламентируется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет. Эти формы унифицированы, содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

Вторая часть правил (разделы 5-14) содержит методику работы с документами в архиве организации.

Важное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основным нормативным документом, на основе которого определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения[13], среди которых различают типовые и ведомственные. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным документом общего действия. Ведомственные перечни создаются по инициативе отдельных ведомств, в основном в тех случаях, когда ведомственная система документации содержит большое количество специфичных документов. При наличии ведомственного перечня делопроизводственные и архивные службы используют его в своей работе. Остальные организации при определении сроков хранения пользуются типовым перечнем. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности. Этот нормативный документ предназначен для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда Российской Федерации. Делопроизводственные службы используют перечень для подготовки номенклатуры дел, он является пособием при определении сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение, т. е. проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Существующие требования к составу управленческой документации, правилам их подготовки и оформления закреплены в разработках Госстандарта России, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой документации. Работы в этом направлении ведутся в нашей стране с конца 1960-х гг. Унификация и стандартизация документов является основным методом совершенствования содержания и формы документа.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в т.ч. документов) к Единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов. В государственной системе стандартизации содержится следующее определение унификации: выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров[14].

Стандартизация определяется как процесс установления и применения стандартов. Стандарт – это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным органом. Стандартизация документов может считаться высшей ступенью их унификации, приданием ее результатам статуса обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения.

Стандартизация и унификация документов в нашей стране имеет большую историю и достаточно существенные результаты. Унифицированные системы документации (УСД) состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности. Стандартизация затрагивает не только бумажные документы, но и создание и эксплуатацию компьютерных систем и технологий.

Стандартизация проводится не только на национальном, но и на международном уровне. Широкое распространение в мире получили стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО), которая является федерацией национальных органов стандартизации. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты (ТК). Стандарты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154, в области банковского дела – ТК 68, воспроизведения документов – ТК 171. Разработаны международные стандарты на требования к конвертам, написанию адреса, форматам бумаги, бланкам писем, правилам печати текстов, проставлению дат и др. Вместе с тем ТК 154 занимается также стандартизацией информационных элементов, включаемых в документы. Например, ИСО созданы рекомендации по разработке, внедрению и использованию стандартов на представление данных, обрабатываемых с помощью ЭВМ. Эти стандарты используются для обмена информацией между различными организациями, участвующими в торговле, при условии машинного обмена информацией. Таким образом, в международном масштабе стандартизация технических и конструкционных параметров документов и их информационных элементов является одним из важнейших аспектов управления документами.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов, такая форма рациональна по компоновке и расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить механизм прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации. В среднем количество документов при унификации сокращается в 4-5 раз.

Одновременно с продолжением работ по унификации и стандартизации велись работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[15], который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках. К числу унифицированных управленческих документов относятся следующие.

Дата добавления: 2014-01-07