Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Створення бази даних за допомогою майстра бази даних

Робота з таблицями Access

Питання самоконтролю до теми 6

1. Як створити нову, або відкрити існуючу книгу в Excel?

2. Які додаткові параметри можна вказати при збереженні книги?

3. Як встановити режим автоматичного збереження змін у файлі?

4. Як здійснюється переміщення по електронній таблиці?

5. Як перейти в комірку з певними координатами?

6. Як відредагувати вміст комірки?

7. Які правила використовуються для введення даних в комірки ЕТ?

8. Чому інколи після введення даних в комірку виводиться послідовність символів «#####»?

9. Якими способами можна виділити діапазон комірок?

10. Як здійснюється копіювання та переміщення інформації в таблицях?

11. Як знищити вміст комірки?

12. Як знищити діапазон комірок?

13. Як вставити комірки, рядки, стовпці в робочий аркуш?

14. Як здійснюється пошук інформації в ЕТ?

15. В чому полягає операція автоповтору?

16. Як автоматично заповнити діапазон комірок?

17. В чому полягає операція автозаповнення?

18. Якими способами можна заповнити діапазон комірок певним рядом або списком?

19. Як створити власний список для операції автозаповнення?

20. Що таке примітка?

21. Як добавити примітку до комірки?

22. У якому вигляді можна представляти результати обчислень?

23. Які типи дваграм використовуються в Excel?

24. Охарактеризуйте будову діаграми Excel.

25. Що таке легенда, ключ легенди?

26. Які дії потібно виконати для створення діаграми?

27. Які команди містить контекстне меню діаграми?

28. Як змінити форму фігури у вузлах діаграми?

29. Як змінити колір площини осі діаграми?

30. Як змінити формат шкали значень діаграми?

31. Як добавити (забрати) координатну сітку?

32. Як відформатувати назву діаграми, осей діаграми?

33. Як відформатувати легенду?

34. Які параметри сторінки можна задати при друці документів Excel?

35. Як роздрукувати книгу Excel?

36. Як здійснюєьться розв’язування задачі з підбором параметра?

37. Для чого використовується процедура пошуку рішення? Як здійснити дану процедуру?


Тема 7. СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ БАЗАМИ ДАНИХ
MICROSOFT ACCESS

План

1. Робота з вікном бази даних. Створення бази даних.

2. Створення бази даних за допомогою майстра бази даних.

3. Створення таблиць. Робота із структурою таблиці.

4. Заповнення та редагування таблиці БД. Пошук даних.

5. Індексування та зв’язування таблиць БД.

Робота з вікном бази даних. Створення бази даних

Під базою даних в Access ми розуміємо сукупність семи типів об’єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, webсторінок, макросів та модулів. У більшості випадків база даних містить декілька таблиць, між якими, як правило встановлюються певні реляційні зв’язки.



При завантаженні Access з’являється діалогове вікно, в якому можна вибрати:

− Нова база даних;

− Майстри, сторінки та проекти баз даних;

− Відкрити базу даних.

Якщо в початковому вікні завантаження Access натиснути командну кнопку Відміна, то відкриється головне вікно Access, де можна відкрити файл БД або створити нову БД за допомогою головного меню програми.

Для створення БД потрібно в пункті меню Файлвибрати команду Створити базу даних, натиснути піктограму або натиснути комбінацію клавіш Ctrl + N. У будь-якому випадку відкриється вікно Створити із двох закладок, де слід вибрати шаблон бази даних.

Якщо потрібно відкрити файл БД, то в пункті меню Файл необхідно вибрати команду Відкрити, натиснути піктограму або натиснути комбінацію клавіш Ctrl + O.

Після того, як база даних буде відкрита або створена нова БД, з’явиться вікно бази даних. У лівій частині вікна знаходиться панель із семи розділів, в яких представлено основні об’єкти БД. За замовчуванням активною стає розділ Таблиці, в якому представлені всі таблиці БД. Крім цього у вікні є розділи Запити, Форми, Звіти, Сторінки, Макроси та Модулі.

Щоб відкрити об’єкт будь-якого ро-зділу, потрібно відмітити його у вікні та натиснути командну кнопку Відкрити або двічі лівою клавішею миші натиснути на сам об’єкт. Якщо потрібно створити новий об’єкт, то необхідно натиснути на кнопку Створити. Кнопка Конструктор використовується для зміни стру-ктури існуючого об’єкту.

Для швидкого створення складних таблиць БД в Access можна використовувати підпрограму Майстер створення бази даних. Майстер для виконання завдання задає питання покроково в діалогових вікнах і використовує відповіді користувача.

Для створення БД за допомогою майстра потрібно у полі Шаблони початкового вікна завантаження Access вибрати На моєму комп’ютері. Якщо головне вікно Access завантажене, то в пункті меню Файл потрібно виконати команду Створити. В будь-якому випадку відкриється вікно Шаблони, де потрібно вибрати закладку Бази даних, а в ній піктограму з назвою майстра створення нової БД. Серед доступних варіантів можна вибрати:

− Основні фонди — БД обліку основних фондів підприємства;

− Контакти — БД керування зв’язками (контактами) користувача;

− Заходи — БД обліку важливих подій і заходів, що проводяться;

− Витрати — БД обліку витрат підприємства (або користувача);

− Інвентаризація — БД проведення інвентаризації підприємства;

− Головна книга — БД головної книги рахунків підприємства;

− Прийом замовлень — БД обліку замовлень на товар;

− Ресурси — БД розподілу ресурсів;

− Телефоннаслужба — БД обліку телефонних номерів;

− Проекти — БД обліку проектів та векселів.

Після вибору відповідного типу майстра і натискування OK з’являється діалогове вікно Файл нової бази даних, в якому потрібно вказати ім’я створюваної бази даних і натиснути командну кнопку Створити.

На першому етапі роботи майстра відкривається діалогове вікно інформаційного характеру, в якому описуються типи інформації, які буде поміщено в БД.

У наступному вікні буде запропоновано вибрати назви полів, що будуть входити в таблиці БД, яка створюється. Третє вікно майстра встановлює вигляд форм цієї БД. На четвертому кроці потрібно вибрати вигляд її звітів. У п’ятому вікні необхідно вказати заголовок для БД.

Створення таблиць. Робота із структурою таблиці

Перш ніж створювати таблицю, потрібно точно встановити, які саме вона буде мати поля, тобто намітити її структуру. Струк­тура таблиці включає в себе назви всіх її полів разом із їх типами та довжиною.

Для створення нової таблиці потрібно у вікні бази даних вибрати закладку Таблиці та натиснути кнопку Створити. З’явиться діалогове вікно Нова таблиця, у якому потрібно вибрати один з п’яти режимів створення таблиці:

— Режим таблиці — відкривається таблиця, що схожа на звичайну електронну таблицю, куди можна безпосередньо вносити дані. За замовчування назви полів (стовпців) мають назви Поле 1, Поле 2 і т. д. Для того, щоб змінити назву, потрібно двічі натиснути ліву кнопку миші на його заголовку і ввести нову назву;

— Майстер таблиць — завантажує підпрограму майстра створення таблиці. При цьому в першому вікні вибираємо зразок таблиці (список зразків поділено на категорії: ділові та особисті). У розділі Зразки полів з’являється перелік рекомендованих полів, які можна додати до створюваної таблиці за допомогою спеціальних кнопок. На наступному кроці роботи майстра вказують назву таблиці та задають ключові поля. У наступному вікні майстра можна вказати поля для зв’язування даної таблиці з іншими. Останнє вікно майстра містить такі опції:

· Змінити структуру таблиці — відкрити вікно конструктора таблиць для відлагодження структури таблиці,

· Ввести дані безпосередньо в таблицю — відкрити вікно таблиці,

· Вести дані в таблицю за допомогою форми, створеної майстром;

— При виборі режиму Імпорт таблиці відкривається діалогове вікно Імпорт, де потрібно вибрати файл для імпортування в таблицю Access;

— Режим створення Зв’язок з таблицями дозволяє зв’язати певну базу даних із однією або декількома таблицями іншої БД;

— Досить зручним режимом створення БД є режим Конструктор, який дозволяє керувати процесом створення структури таблиці.

У вікні конструктора таблиці є три колонки: Ім’я поля, Тип даних, Опис.

В Access є 10 типів даних:

Текстовий— використовується для зберігання будь-якої послідовності символів, включаючи літери, цифри, пробіли та спеціальні символи;

Поле Мемо — використовується для зберігання тексту великого об’єму (32000 символів);

Числовий— використовується для зберігання числових даних, над якими будуть проводитись обчислення;

Дата/Час;

Грошовий— використовується для зберігання числових значень грошових сум;

Лічильник— використовується для автоматичної нумерації записів таблиці;

Логічний— використовується для зберігання логічних величин (так, ні);

Полеоб’єктаOle — об’єкт може містити звукову та відео інформацію;

Гіперпосилання — використовується для введення адрес гіпертекстових документів;

Майстер підстановок — використовується для введення значень, які належать до певного діапазону або списку.

У нижній частині вікна конструктора знаходиться розділ Властивості поля, де можна встановити властивості кожного поля таблиці. Список властивостей залежить від типу вибраного поля. При цьому він може містити наступні поля: Розмір поля, Нові значення, Формат поля, Шаблон введення, Дробова частина, Підпис, Значення за замовчуванням, Умова на значення, Повідомлення про помилку, Обов’язкове поле, Порожні рядки, Індексовані поля.

Під час роботи з таблицями БД важливу роль відіграють ключові поля. Ключове поле — це одне або кілька полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Ключові поля дуже корисні, адже вони збільшують швидкодію роботи з таблицею і дозволяють додавати зв’язки між таблицями.

За замовчуванням ключові поля у списку даних таблиці відображаються першими. В якості ключових полів можна використовувати лише дані, які ніколи не будуть повторюватись. Найчастіше це номери покупців, соціального страхування, ра­хунків, фондів, накладних та ін. Як ключове поле не можна використовувати прізвище, оскільки трапляються випадки, коли в одну таблицю входять декілька записів із однаковим прізвищем.

Інколи в якості ключового поля є сенс використовувати комбінацію полів. Наприклад, в таблиці, де ведеться звіт щотижневого робочого часу як ключове поле можна використати комбінацію полів ідентифікаційного номера службовця і кінця тижня, оскільки жоден службовець не може подати дві заяви про кількість відпрацьованих годин за один тиждень.

Для встановлення ключового поля необхідно в режимі конструктора таблиці вибрати поле (або поля), яке потрібно використати як ключове (у випадку задання декількох полів їх потрібно виділити, натиснувши клавішу Ctrl). Після цього в пункті меню Правкапотрібно вибрати команду Ключевое полеабо натиснути піктограму .

Якщо потрібно змінити назву поля, його тип або коментар до поля, достатньо помістити курсор всередині відповідної комірки вікна конструктора таблиць і зробити потрібні зміни.

Для видалення поля спочатку слід його виділити (натиснути кнопку зліва від назви поля), а тоді вибрати команду Видалитирядкиз пункту меню Правкаабо натиснути клавішу Delete. Якщо потрібно додати нове поле між існуючими, то необхідно відмітити поле, перед яким потрібно вставити нове, а тоді в пункті меню Вставкавибрати команду Рядки або натиснути клавішу Insert. Для переміщення поля на нове місце потрібно виділити його і, натиснувши ліву клавішу миші на кнопці зліва від нього, перетягнути в інше місце.

Після того, як вся структура таблиці вже сформована, її потрібно зберегти.

Заповнення та редагування таблиці БД. Пошук даних

Для того, щоб БД заповнити даними, потрібно відкрити вікно відповідної таблиці в режимі Таблиці.

Режим таблиці використовується для додавання нових або редагування вже існуючих записів. Для додання нових даних потрібно просто ввести їх у поля робочої таблиці в останній порожній запис (цей запис помічено зірочкою). Коли користувач розпочне введення даних в останній запис, то під ним з’явиться новий порожній запис.

Як правило, в МЕМО–полі не видно всього його вмісту, оскільки в ньому є досить великі об’єми інформації. Для того, щоб побачити весь його вміст, потрібно помістити в нього курсор і натиснути комбінацію клавіш Shift + F2. При цьому відкриється спеціальне вікно Областьвведення,яке також зручно використовувати при введенні інформації в це поле. Після введення або редагування даних в цьому вікні, потрібно натиснути кнопку OK.

Інформацію в поле OLEможна вводити шляхом копіювання OLE–об’єкту через буфер обміну даними. Крім цього можна викликати на його комірці контекстне меню і вибрати команду Додатиоб’єкт. Відкривається однойменне діалогове вікно, в якому можна вибрати такі опції: Створитиновийоб’єкт або Створитиізфайлу.

Введення даних в логічні поля полягає у тому, щоб відмітити опцію, яка знаходиться в цьому полі. Якщо опція відмічена, то це відповідає правдивому значенню, а відключена — хибному.

Для редагування даних досить помістити курсор у потрібну комірку таблиці і відредагувати дані або ввести нові. Під час редагування запису зліва від нього з’являється зображення олівця, який вказує на те, що запис редагується. Як тільки перемістити курсор на інший запис, то зміни автоматично записуються в таблицю.

Для знищення запису в таблиці БД потрібно спочатку його виділити (натиснути кнопку зліва від рядка запису) або помістити курсор у довільну комірку запису і в пункті меню Правкавибрати команду Виділитизапис. Потім у цьому ж пункті меню вибрати команду Видалити запис.

Під час роботи із таблицями БД можна легко змінювати вигляд даних: розширювати або звужувати колонки (поля), переносити їх у інше місце, приховувати та фіксувати. Такі зміни впливають лише на зовнішній вигляд таблиці, внутрішній порядок даних при цьому не змінюється.

Для зміни ширини колонки (висоти рядка) потрібно встановити курсор миші на її правій межі так, щоб він набув форми горизонтальної (вертикальної) двонаправленої стрілки. Потім натиснути ліву клавішу і перетягнути цю межу.

Якщо потрібно перемістити колонку в інше місце таблиці, то її необхідно виділити (натиснувши на її заголовку), а тоді натиснути ліву клавішу на назві поля і, не відпускаючи її, пере­тягнути в інше місце.

Для того, щоб приховати колонку, потрібно виділити її, а тоді в пункті меню Форматвибрати команду Заховатистовпці.

Коли потрібно показати заховану колонку, необхідно в пункті меню Форматвибрати команду Відобразитистовпціі в діалоговому вікні, що з’явиться, вибрати відповідну назву колонки.

Із збільшенням об’єму таблиці БД виникає проблема із пошуком потрібної інформації, що вимагає використання додаткових функцій пошуку.

Якщо потрібно знайти певний окремий запис, то необхідно використати команду Знайтиз пункту меню Правка або натиснути комбінацію клавіш Ctrl + F. При цьому відкривається однойменне діалогове вікно, де в полі Зразок потрібно ввести по­трібний текст і натиснути командну кнопку Знайти.

Якщо потрібно замінити один фрагмент тексту на інший, потрібно виконати команду Замінити з пункту меню Правка або натиснути комбінацію клавіш Ctrl + H. Відкривається вікно, в якому потрібно ввести відповідні фрагменти тексту і натиснути командну кнопку Замінити або Замінити все.

Індексування та зв’язування таблиць БД

Для таблиць великих розмірів значно ускладнюється процес пошуку даних, навіть якщо використовувати команду пошуку даних. Для пришвидшення цього процесу сучасні СКБД мають можливість індексувати БД.

Індексні поля — це поля, в яких інформація посортована в певному порядку. При цьому в результаті індексування самі записи не пересортовуються. Сортується лише інформація в певному полі, а, оскільки, до проіндексованого поля прив’язується адреса самого запису, то це дозволяє підтримувати записи впорядкованими за цим полем. Така структура дозволяє одночасно проіндексувати будь-яку кількість полів.

Індекси корисні для збільшення швидкості виконання багатьох операцій над БД, особливо для виконання пошуку і складання звітів. Наприклад, маємо таблицю із записами про службовців із ключовим полем за порядковими номерами працівників, а в звітах записи потрібно впорядкувати за прізвищами. У цьому випадку, якщо таблиця має великий об’єм, можна пришвидшити процес створення звіту, створивши індекс за полем Прізвище.

Для того, щоб створити індекс за певним полем, потрібно відкрити таблицю в режимі конструктора таблиць. Для цього у вікні таблиці БД можна викликати контекстне меню на заголовку вікна і вибрати команду Конструкторабо натиснути піктограму . У вікні конструктора таблиці необхідно відмітити поле, за яким потрібно створити індекс, після цього активізувати закладку Загальні розділу Властивості поля і в полі Індексованеполевибрати у випливаючому списку Дозволяютьсяоднакові або Недозволяютьсяоднакові.

Щоб додати індекс одночасно у декількох полях потрібно виконати наступну послідовність дій:

1. Відкрити потрібну таблицю в режимі Конструктор.

2. Відмітити поле, за яким потрібно створити індекс.

3. У пункті меню Вигляд виконати команду Індекси. При цьому відкривається діалогове вікно.

4. В колонці Індекс ввести ім’я індексу.

5. В колонці Ім’яполя вибрати потрібне поле.

6. В колонці Порядок сортування вказати напрям сортування (в порядку зростання чи спадання).

7. В наступних рядках виконати пункти 4–6 для інших полів, які потрібно проіндексувати.

Встановлення зв’язків між таблицями

Одним із найбільш потужних засобів Access є можливість встановлювати зв’язки між кількома таблицями. Для реалізації цієї можливості потрібно вибрати в пункті меню Сервіскоманду Схемаданих. При цьому встановлюються зв’язки за подібними полями таблиць БД, коли вони містять хоча б частину однакових даних. У результаті виконання команди автоматично відкривається однойменне вікно, де можна переглянути всі зв’язки, встановлені між таблицями БД.

Встановлені зв’язки автоматично використовуються для з’єднання полів у створюваних запитах, формах і звітах. Хоч встановлювати зв’язки між таблицями зовсім не обов’язково, цей засіб економить час і гарантує отримання правильних результатів при розробці складних форм і звітів.

Другою особливістю встановлення зв’язків між таблицями є підтримка цілісності бази даних. При підтримці цілісності дані автоматично захищаються від змін і видалень, які можуть порушити зв’язки між записами в таблицях.

Якщо користувачу потрібно зв’язати поля двох таблиць, то у вікні Схемаданихнеобхідно виділити поле першої таблиці (з тих, що зв’язуються). Потім мишею перетягнути його на поле в іншій таблиці (з яким потрібно встановити зв’язок). При цьому відкривається вікно, де потрібно переконатись у тому, що правильно встановлено назви полів, які зв’язуються. Якщо поля вибрані неправильно, то у випливаючих списках їх можна змінити.

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
| Створення бази даних за допомогою майстра бази даних

Дата добавления: 2014-01-07; Просмотров: 280; Нарушение авторских прав?;


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Читайте также:



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2017) год. Не является автором материалов, а предоставляет студентам возможность бесплатного обучения и использования! Последнее добавление ‚аш ip: 54.196.107.247
Генерация страницы за: 0.131 сек.