Хранение документов

Все документы подлежат обяза­тельному хранению в сроки, установленные законодательством. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой. Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетов у предпри­ятий производится:

- органами дознания;

- органами предварительного следствия;

- прокуратурой;

- судом, и т.п. –

на основании постановления этих органов, согласно законода­тельству (кроме документов, содержащих сведения, составляю­щие государственную тайну). Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия. Составляется спе­циальная опись изъятых документов, оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему долж­ностному лицу предприятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руково­дителя предприятия назначается комиссия по расследованию причин пропажи, гибели, в которую приглашаются представите­ли следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результа­ты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руково­дителем.

6.5. Исправление ошибок в первичных документах

В первичные учетные документы можно вносить исправления. Для изучения этого вопроса необходимо руководствоваться прика­зом МФ РФ «Положение о документах и документообороте в бух­галтерском учете» от 29 июля 1983 г. № 105.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следую­щим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

В приходных и кассовых ордерах исправления не допус­каются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Государственного банка РФ.

Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», внесение исправлений в кассовые и бан­ковские документы не допускается.

Записи в первичные документы и учетные регистры производят вручную или на машинах в зависимости от формы и системы учет­ных записей. Записи должны быть сделаны аккуратно и четко, без подчисток и зачеркивания цифр и текста. Однако большой объем экономической информации в бухгалтерском учете обус­ловливает появление различных ошибок, которые допускаются как в первичных документах, так и в учетных регистрах.

При большом количестве записей в учетных регистрах для обна­ружения ошибок в них используется сплошная проверка записей. Она состоит в том, что все записи в учетных реги­страх, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых от­ражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ста­вится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие сум­мы проверены, а какие - нет.

Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учетов. Для этого делают вы­борку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и срав­нивают с данными синтетического счета.

При неправильно составленных проводках ошибки выявляются пу­тем их просмотра и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.

После того как ошибки найдены, производят их исправление спе­циальными способами. Среди последних наиболее распростране­ны три: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.

• Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения ито­гов в них. Исправление производится путем зачеркивания не­правильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено». Ошибоч­ная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем впи­сывается правильная сумма или текст с указанием даты исправ­ления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не читать».

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправле­ние делается на каждом экземпляре в отдельности. Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем вместо 200 руб. ошибочно было записано 215 руб., то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 215 руб., а рядом поставить 200 руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответственного лица, который внес исправление.

При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный пе­риод, а также если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи.

• В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответ­ствует разнице между правильной и ошибочной суммой.

Например, в документах на поступление материальных ценностей от поставщика значится сумма 200 000 руб., а принято к учету только на 180 000 руб. Необходимо сделать дополнительную запись еще на 20 000 руб. в пределах того же отчетного периода, в котором эта запись не проведена.

• Сторнировочная запись (красное сторно) выполняется при необходимости анну­лировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при пра­вильной корреспонденции счетов. Во втором случае, когда ошиб­ка допущена не только в стоимостном показателе, но и ошибоч­на корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две проводки. Неправильная запись повторяется красными чер­нилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с пра­вильной корреспонденцией счетов. Например, организация оприходовала материальные ценности от поставщика, отразив кредиторскую задолженность на сумму 200 000 руб, тогда как по счету поставщика она составила 190 000 руб. Исправление ошибки необходимо сделать следующим образом:

Дт «Материалы» Кт «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 200 000 руб.- ошибочная запись.

Дт «Материалы» Кт «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 200 000 руб. – красное сторно Дт «Материалы» Кт «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 190 000 руб. – верная запись.

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

Вопросы для самоконтроля

1. Что представляет собой документация?

2. Что такое документ?

3. В соответствии с какими нормативными актами оформ­ляются первичные учетные документы?

4. В чем необходимость составления документов?

5. Как производится исправление ошибочных записей в пер­вичных учетных документах?

6. Для чего производится проверка по форме и арифметичес­кая проверка первичных учетных документов?

7. Что такое реквизит?

8. Виды реквизитов.

8. От чего зависит количествои содержание реквизитов в документе?

9. Что такое унификация документов?

9. Каково значение унификации?

10. Что такое стандартизация документов?

11. Как осуществляется бухгалтерская обработка докумен­тов?

12. Что представляет собой проверка документовпо существу?

13. Для чего производится проверка по форме и арифметичес­кая проверка первичных учетных документов?

14. Как организуется документооборот?

15. Кто является ответственным за организацию докумен­тооборота?

16. Назовите порядок составления графика документооборота.

17. Для чего составляется номенклатура дел?

18. Кто имеет право изымать документы из архива?

Дата добавления: 2014-01-07