Этапы подготовки документов

Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел.

ТЕМА 3. Обработка текстовых электронных документов.

Лекция 3/1. Подготовка документов на ПЭВМ.

Учебные и воспитательные цели:

1. Раскрыть назначение, состав и возможности систем подготовки документов.

2. Раскрыть этапы и содержание подготовки документов на ПЭВМ.

3. Раскрыть характеристики текстовых и графических редакторов для ПЭВМ.

Учебные вопросы и расчет времени:

1.Классификация документов. Виды и структура текстовых документов, принятых в делопроизводстве органов внутренних дел……………..30 мин.

2.Этапы подготовки документов……………………………………30 мин.

3.Текстовые и графические редакторы ПЭВМ……………………..30 мин.

Во многих областях профессиональной деятельности человека существует необходимость в работе с документами различного вида. При этом одни специалисты документы разрабатывают, другие используют их в повседневной деятельности, в том числе; и при реализации управленческих функций. Естественно, что наиболее трудоемким и в то же время творческим является процесс разработки содержания документа. Однако для того, чтобы содержание документа было правильно и своевременно воспринято пользователями, требуется грамотно, быстро и с высоким качеством оформить документ. Оказывается, что эта, вообще говоря, рутинная работа занимает достаточно много времени, а качество документов подчас остается невысоким при исполнении вручную.

Широкое внедрение персональных ПЭВМ в деятельность различных должностных лиц позволило значительно ускорить процесс подготовки документов, а также повысить качество их текстовой и графической частей. Средством подготовки документов на ПЭВМ являются специальные программы, называемые текстовыми процессорами или текстовыми а также графическими редакторами.

1. Классификация документов

Документы могут быть текстовыми и графическими. Графические документы по сути являются иллюстративными материалами, как правило, прилагающимися к текстовым документам и могут содержать любые рисунки, диаграммы и т.п. Такие документы в настоящее время с большим успехам подготавливаются на ПЭВМ с помощью так называемых графических редакторов.

Текстовые документы разнообразны. Рассмотрим кратко три наиболее известных вида текста; прозаический, табличный, программный.

Прозаический текст наиболее распространен: книги, статьи, техническая документация, письма, приказы, отчеты и т.п. В общем виде такие документы можно представить состоящими из страниц, страницы - состоящими из строк, строки - состоящими из символов.

Каждый символ в тексте однозначно определен номером страницы, номером строки на этой странице и номером позиции в строке. Строки в свою очередь могут состоять из подстрок, что характерно при записи различных формул.

Табличный текст распространен достаточно широко. Элементами структуры такого текста являются клетка, строка, столбец.

Каждая клетка таблицы может содержать собственный вид текста.

Программный текст представляет собой исходные тексты программ, написанных на алгоритмических языках. Элементами структуры здесь являются символ, слово, строка.

Как показывает практика, наиболее часто используемыми являются так называемые смешаныые тексты, в которых прозаичес­кая часть перемежается таблицами, формулами, рисунками и т.д.

Основными этапами подготовки текстовых документов с помощью ПЭВМ являются:

- набор текста;

- редактирование текста;

- печать текста;

- ведение архива текстов.

Каждый этап реализуется выполнением операций, состав которых зависит от типа используемых редакторов. Как правило, увеличение числа возможным операций делает текстовый редактор, с одной стороны, более универсальным, удовлетворяющим представителей разных профессий, а с другой - приводит к усложнению его освоения и использования, повышению требований к оборудованию ПЭВМ.

Рассмотрим кратко суть выше указанных этапов.

Набор текста.

Перед началом работы курсор обычно находится в верхнем левом углу рабочего поля экрана, отведенного для набора текста. Набор осуществляется нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПЭВМ, при этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо. Множество используемых символов определяется кодовой таблицей, находящейся в ПЭВМ.

В целом набор текста на ПЭВМ с помощью текстового редактора напоминает работу на пишущей машинке, но предоставляет заметно большие удобства. В частности, редактор, как правило, обеспечивает:

- автоматическое выравнивание правой границы строк;

- автоматический перенос курсора на новую строку с соблюдением правил переноса слов;

- оперативную смену шрифта;

- быстрый переход с одного алфавита на другой. Кроме того, некоторые редакторы позволяют при наборе текста проверять правописание слов благодаря содержащимся в их составе словарям.

Для создания в тексте несложных графических изображений типа рамок, таблиц, диаграмм т.п. во многих редакторах используются символы псевдографики, представляющие собой горизонтальные и вертикальные, одинарные и двойные линии, уголки, стыковочные соединения, штриховки и другие элементы. Для набора таких символов нужно знать десятичный код из таблицы АSСII.

В некоторых редакторах символы псевдографики закреплены за определенными клавишами, что существенно облегчает работу.

Многие редакторы позволяют отображать текст на экране в том виде, в котором он будет напечатан (это свойство называется WYSIWYNG – What You See Is What You Get, т.е. что Вы видите, то и получите).

Редактирование текста. Как правило, набранный текст нуждается в редактировании; перекомпоновке, форматировании, исправлении ошибок и т.п. Для этого в редакторах предусматривается выполнение следующих операций;

- быстрый просмотр (прокрутка) текста;

- вставка, замена, удаление и перемещение символов строк и фрагментов текста;

- форматирование (изменение границ) абзацев и др.

Редактируемый текст имеет, как правило, размеры, превышающие размер экрана. Поэтому для отыскания нужного места в тексте имеется возможность перемещения текста в окне просмотра как по вертикали, так и по горизонтали. Обычна эта операция осуществляется с помощью клавиш у правления курсорам и клавиш листания страниц.

Вставка символов возможна, когда редактор наводится в режиме вставки, а не замены. Переключение режимов осуществляется клавишей Insert. Новый символ будет вставлен в позиции курсора, а оставшаяся часть строки сдвинется вправо на один символ.

Для удаления символа в позиции курсора используется клавиша Delete, для удаления символаслева от курсора - Backspace.

Чтобы заменить символ, редактор должен находиться в режиме замены. Тогда вновь набранный символ просто заменит символ в позиции курсора.

Вставка строки осуществляется обычно нажатием клавиши ввода, когда курсор установлен в начале той строки, перед которой нужно вставить новую, либо нажатием специально определенных клавиш. Удаление строки производится обычно нажатием определенных клавиш.

Многие редакторы позволяют осуществлять перемещение групп строк или прямоугольным блоковсимволов на новое место. Эта операция напоминает работу с ножницами и клеем над текстом, напечатанным на одной стороне бумаги. Копирование строк (блока) отличается от перемещения тем, что оригинал остается на своем месте, а на новое заносится копия участка текста.

Печать текста. Как правило, редакторы имеют встроенную функцию вывода текста на бумагу с использованием различных шрифтов и алфавитов. При этом имеется возможность:

- ручного и автоматического разбиения текста на страницы и их нумерации;

- задания ширины печатаемых строк и их числа на странице;

- указания типа шрифта для всего текста в целом и участков его в отдельности;

- задания качества печати (с одним или двумя проходами печатающей головки в одной строке);

- задание заголовков и подножия страниц;

- задания количества экземпляров печатаемых страниц и т.д.

Многие редакторы представляют текст на экране в том виде, в котором он будет распечатан на бумаге, что существенно облегчает подготовку текста к печати.

Ведение архивов текстов. Сформированный пользователем документы (тексты) зачастую необходимо сохранять. Все редакторы позволяют осуществлять запись отредактированного текста на магнитные диски, на которых по сути организуются архивы текстов.

Для продолжения работы любой ранее сохраненный текст должен считываться редактором с диска в оперативную память ПЭВМ и отображаться на экране.

Для подстраховки на случай сбоя машины или аварийного от­ключения электроэнергии редактируемый текст должен периодически записываться на диск по команде пользователя или автоматически.

Дата добавления: 2014-01-07