Лекция №1. Миграция электронных документов: Руководство для государственных органов штата Квинсленд» (июнь 2012 г.)

Миграция электронных документов: Руководство для государственных органов штата Квинсленд» (июнь 2012 г.). Данное руководство содержит рекомендации для государственных органов по ключевым вопросам управления документами, которые необходимо принять во внимание при планировании и проведении проектов конверсии (миграции) в случаях, когда соответствующие деловые системы содержат государственные документы.

Две основные части руководства можно также скачать в виде PDF-файлов:

• Руководство по управлению программами оцифровки в рамках деловых процессов (Managing business process digitisation programs guideline), http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/files/business-process-digitisation-guideline-full

• Руководство по управлению проектами ретроспективной оцифровки (Managing back-capture digitisation projects), http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/files/guideline-25-managing-back-capture-digitisation-projects-guideline

В начале сентября Архивы штата Квинсленд (Queensland State Archives, QSA) опубликовали «Стратегию правительства штата Квинсленд по обеспечению непрерывного использования электронной информации» (Queensland Government - Digital Continuity Strategy).

Документ объёмом 20 страниц доступен по адресу: http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/QueenslandGovernmentDigitalContinuityStrategy.pdf.

На недавно завершившемся Конгрессе Международного совета архивов в Брисбене, Австралия, Директор электронного архива QSA и по вопросам делопроизводства в государственном секторе Адриан Каннингем (Adrian Cunningham) уже рассказывал о программе непрерывного использования электронной информации, или «электронной непрерывности» (Digital Continuity). Он отметил в своем выступлении, что это более широкое понятие, чем обеспечение долговременной сохранности (digital preservation), поскольку оно подразумевает обеспечение постоянного доступа к важнейшим документальным свидетельствам.

Информируя коллег о публикации Стратегии, Адриан Каннингем написал: «Стратегия правительства штата Квинсленд по обеспечению непрерывного использования электронной информации определяет стратегические направления деятельности и принципы, на основе которых формируется согласованный подход к обеспечению постоянной доступности электронных документов на всем протяжении их жизненного цикла, в условиях быстрого морального устаревания технологий. Теперь, после выхода в свет Стратегии, Архивы штата Квинсленд в ближайшие годы разработают программу действий по её реализации.»

На сайте QSA отмечается, что «стратегия электронной непрерывности описывает наш подход к экономически эффективному и опирающемуся на стратегическое видение обеспечению того, чтобы электронные документы государственных органов штата Квинсленд оставались доступными, аутентичными и осмысленными с течением времени несмотря на устаревание оборудования, программного обеспечения и носителей информации».

Работа над документом шла с 2010 года. В 2011 году Стратегия прошла публичное обсуждение, в котором, в частности, принял участие 131 государственный орган.

В Стратегии описываются проблемы, связанные с особенностями управления электронными документами; описывается концепция «электронной непрерывности» (в частности, признается, что новый термин является синонимом термина «электронная архивация», но ему отдано предпочтение в связи с тем, что он подчеркивает важность сохранения доступности документов в интересах обеспечения непрерывности деловой деятельности, а также показывает, что соответствующая сфера деятельности распространяется далеко за пределы обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения).

Основная цель сформулирована следующим образом: «Сделать неподвластными времени критически-важные электронные документы, используемые в государственном управлении». Подразумевается, что государственные документы штата Квинсленд будут оставаться аутентичными, доступными и пригодными к использованию до тех пор, пока в них будет сохраняться потребность у властей и населения штата.

Выделены три стратегических направления деятельности:

• Содействовать зрелости государственных органов в вопросах обеспечения «электронной непрерывности»,
• Организовать государственным органам доступ к инструментам, сервисам, политикам и руководствам по обеспечению «электронной непрерывности», с тем, чтобы те могли обеспечить постоянный доступ к хранимым ими электронным документам,
• Создать и поддерживать инфраструктуру и сервисы электронных архивов в целях обеспечения постоянной аутентичности, доступности и пригодности к использованию государственных электронных документов постоянного рока хранения.

Кроме того, сформулированы пять ключевых принципов, на которые будет опираться работа по реализации Стратегии:

• Стратегия «электронной непрерывности» должна ориентироваться на опережающие действия,
• Стратегия «электронной непрерывности» должна быть жизнеспособной,
• Стратегия «электронной непрерывности» должна обеспечить сохранение аутентичности документов,
• Стратегия «электронной непрерывности» должна максимизировать выбор вариантов доступа для пользователей,
• Стратегия «электронной непрерывности» должна соответствовать имеющимся стандартам.

Данная заметка был опубликована на сайте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (PROV) 22 ноября 2012 года.

Управление государственных документов штата Виктория с удовольствием сообщает о выпуске своей новой дискуссионной публикации, посвященной вопросам: использования технологий резервного копирования для архивации данных (Use of Back-up Technology to Archive - Issues Paper).

Документ объёмом 15 страниц доступен по адресу http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2012/11/Issues-Paper-ArchivingAndBackup-Final.pdf.

В дискуссионной публикации проводится различие между архивацией и резервным копированием, и обсуждаются вопросы, связанные с использованием отдельных разделов носителей информации для архивации данных. В данной публикации также предпринимается попытка ответить на некоторые часто задаваемые вопросы относительно того, почему данные должны быть сохранены и сколько времени их следует хранить:

• Технологии резервного копирования используются для восстановления данных в краткосрочной перспективе, в случае их порчи или уничтожения вследствие сбоя оборудования, программного обеспечения, из-за ошибки оператора или злонамеренных действий.
• Архивация (архивирование) - это процесс обеспечения доступности данных для использования в будущем, даже если прекратилось их повседневное использование.
• Резервное копирование является эффективным средством восстановления данных в краткосрочной перспективе, в то время, как архивация решает задачи обеспечения долговременной доступности. Этот различие во временных рамках означает, что при использовании технологий резервного копирования для целей архивации имеется значительный риск того, что данные не удастся восстановить.
• Данный риск обусловлен необходимостью иметь для извлечения из резервных копий осмысленных данных как программное обеспечения для резервного копирования, так и оригинальное программное приложение. Поэтому предлагается считать, что использование технологий резервного копирования для архивации данных не будет соответствовать стандартам PROV.
• Съёмные носители должны использоваться лишь тогда, когда вследствие больших объёмов данных использование других способов хранения оказывается экономически неоправданным.
• Если съёмные носители все-таки используются для архивации данных, то в органе государственной власти должен быть налажен режим управления ими, предотвращающий утрату носителей информации, обеспечивающий мониторинг их состояния и своевременное копирование информации на новые носители - до того, как носитель информации откажет или соответствующая технология морально устареет.

Дата добавления: 2014-01-07