Определение ключевых полей

Выше неоднократно упоминалось понятие ключевого поля. Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

1) Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2) Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.

3)Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Чтобы изменить ключ, необходимо:

1) Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2) Выбрать имеющиеся ключевые поля.

3)Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля.

4)Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым.

5)Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key). При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля.

Чтобы удалить ключ, необходимо:

1) Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2) Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля).

3) Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля.

Связывание таблиц на схеме данных

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships) (рис. 2.27).

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных (Tools, Relationships). По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Поэтому сюда будет включена, например, наша новая таблица "Список рассылки оповещений", которая была связана с таблицей "Клиенты" (Customers) при помощи Мастера подстановок (см. разд. "Использование Мастера подстановок" выше в данной главе).

Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу (Hide table). Например, на рис. 2.27 таблица "Список рассылки оповещений" скрыта.

Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу ("Список рассылки оповещений") или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

1) Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу (Show table).

2) В диалоговом окне Добавление таблицы (Show table) раскрыть вкладку Таблицы (Tables), выбрать из списка таблицу "Список рассылки оповещений", и нажать кнопку Добавить (Add).

3)Нажать кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы (Show table).

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Замечание Согласованные типы данных означают следующее: если ключевое поле имеет тип данных Счетчик (AutoNumber), то соответствующее ему поле в другой таблице должно иметь тип Длинное целое (Long Integer). В остальных случаях типы данных должны просто совпадать.

Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships).

Альтернативный вариант — выбрать команду Связи, Изменить связь (Relationships, Edit Relationships) из главного меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно Схема данных (Relationships).

1) В диалоговом окне Изменение связей (Edit Relationships) можно выбрать из списков названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами "один-ко-многим", то слева из списка Таблица/запрос (Table/ Query) выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка Связанная таблица/запрос — подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение "один-к-одному", то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже выбраны, и нужно только определить правила ссылочной целостности.

2) Для этого устанавливают флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity) и один или оба флажка: каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records) (см. следующий раздел).

3) При необходимости можно изменить параметры объединения, для чего требуется нажать кнопку Объединение (Join Type) и выбрать один из переключателей (рис. 2.30):

- Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;

- Объединение ВСЕХ записей из <имя первой таблицы> и только тех записей из <имя второй таблицы>, в которых связанные поля совпадают;

- Объединение ВСЕХ записей из <имя второй таблицы> и только тех записей из <имя первой таблицы >, в которых связанные поля совпадают.

По умолчанию устанавливается первый переключатель. Нажать кнопку ОК.

4) Когда создается новая связь, можно также воспользоваться кнопкой Новое (Create New) и в окне Создание (Create New) ввести имена связываемых таблиц и имена полей, используемых для связи. Нажать кнопку ОК.

5) После установки всех параметров связи необходимо нажать кнопку ОК в окне Параметры объединения (Edit Relationship) и закрыть окно Схема данных (Relationship), нажав на кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна.

Дата добавления: 2014-01-07