Учет движения наличных денежных средств

Касса организации предназначена для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, вексельных марок, облигаций и др.).

Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией ЦБ РФ от 4 октября 1993 года N 18 "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации" и Приказом ЦБ РФ от 5 января 1998 года N 14-П "Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации".

Регулирование порядка хранения, поступления и выдачи наличных денег из кассы предотвращает нерациональное и незаконное их расходование. С этой же целью устанавливается лимит хранения денег в кассе.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно по согласованию с хозяйствующим субъектом, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита организация представляет в обслуживающий банк расчет по форме "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных средств из выручки, поступающей в его кассу".

Если организация не обращается в обслуживающий банк за установлением ему лимита остатка кассы, лимит остатка ее кассы считается нулевым и она обязана ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. При необходимости лимит остатка денежных средств в кассе может быть пересмотрен.

Организации розничной торговли, общественного питания, бытового обслуживания имеют постоянную денежную выручку. Поэтому им разрешается без ограничения нормы расходовать выручку на оплату труда, закупку продукции, товаров у населения, если эти направления соответствуют их уставной деятельности. Однако они не должны задерживать денежную наличность в кассе до наступления срока выплаты, например, заработной платы.

Всю денежную наличность сверх установленных лимитов необходимо сдавать в банк и зачислять на счета, предназначенные для учета денежных средств.

Денежную наличность хозяйствующие субъекты могут сдать в кассы учреждений банка (дневные и вечерние), инкассаторам, в объединенные кассы в организациях, в отделения связи.

Превышение лимита денежной наличности разрешается в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию.

Наличные денежные средства в кассу могут поступать в оплату счетов за проданную продукцию: от подотчетных лиц (возврат неиспользованного аванса); из банка (для выдачи ссуд работникам на индивидуальное жилищное строительство и др.); от родителей за содержание детей в детских учреждениях.

Указанные поступления имеют небольшой удельный вес в общем кассовом обороте средств. Основная масса наличных денежных средств поступает в кассу с расчетного или специальных счетов и направляется на следующие цели: на выдачу заработной платы, премий и пособий работникам, командировочные и хозяйственные расходы и т.д.

В соответствии с действующими нормативными документами осуществление кассовых операций возложено на кассира, несущего материальную ответственность за сохранность доверенных ему средств. Кассир как материально ответственное лицо обязан выполнять действующее положение по производству кассовых операций. Ему запрещается разрешать доступ в помещение кассы лицам, не связанным с ее работой. По окончании рабочего дня все ценности должны быть убраны в сейф, а последние - опечатаны сургучной печатью.

В субъектах малого предпринимательства с небольшой численностью работающих и незначительными оборотами наличных денежных средств кассовые операции разрешено вести главному бухгалтеру или другому работнику при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и МФ РФ.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1), в котором указывается основание получения средств, от кого и сколько получено. Лицо, внесшее деньги в кассу, получает квитанцию за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенную печатью организации.

Из кассы предприятия наличные денежные средства выдаются по расходным кассовым ордерам (форма КО-2), по доверенности. Деньги из кассы могут выдаваться также на основании платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов с обязательным наложением (проставлением) на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Все приходные и расходные кассовые документы до передачи их кассиру для осуществления операций по ним регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3 или КО-3а). Этот журнал используется для контроля за полнотой и правильностью осуществления кассиром операций по кассе.

В любом приходном или расходном документе обязательно наличие записей: распорядителя кредитов, главного бухгалтера, кассира. В целях борьбы с различными нарушениями все кассовые документы после осуществления по ним операций погашаются специальным штампом "Оплачено" или "Получено" с указанием даты. В денежных документах никаких исправлений, даже оговоренных, не допускается.

Кассир организации все поступления и выдачу денег из кассы по данным документов регистрирует в кассовой книге (форма КО-4).

Хозяйствующий субъект ведет одну кассовую книгу в двух экземплярах через копировальную бумагу. Книга прошнуровывается и опечатывается сургучной печатью, страницы нумеруются. На последней странице делается запись руководителя бухгалтерии о количестве листов в кассовой книге. Подпись главного бухгалтера скрепляется печатью.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому приходному и расходному документу по мере совершения операций. Подчистки и неоговоренные исправления в этом регистре не допускаются. В конце рабочего дня в книге выводится остаток денег. Второй экземпляр листа кассовой книги (отчет кассира) вместе с подобранными документами под расписку в кассовой книге передается в бухгалтерию. Бухгалтер по завершении сверки документов с отчетом кассира после каждой хозяйственной операции указывает корреспонденцию счетов.

Кассовая книга Касса за 31 декабря 200__г.

N	От кого	N	Приход	Расход
документа	получено или кому выдано	кор.сч.	руб.	коп.	руб.	коп.
	Остаток на начало дня
п/о N 150	От банка по чеку N 15200
р/о N 200	Ивановой -
	перерасход аванса
	Итого за день
	Остаток на конец дня, в том числе
	на зарплату

Кассир		(подпись)
Записи в кассовой	книге проверил и документы в количестве
	одного приходного и одного расходного принял
Бухгалтер		(подпись)

При автоматизированном учете отдельные листы кассовой книги формируются в виде двух регистров: "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира", содержание которых полностью соответствует форме кассовой книги.

Для учета движения денежных средств по кассе используется активный синтетический счет 50 "Касса", к которому могут быть открыты: субсчет 1 "Касса организации"; субсчет 2 "Операционная касса"; субсчет 3 "Денежные документы"; субсчет 4 "Касса в валюте". По дебету счета 50 "Касса" (субсчета "Касса организации", "Операционная касса") отражаются операции по поступлению денежных средств, а по кредиту - по выбытию (схема 6.2).

В кассе кроме денежной наличности могут находиться еще и различные денежные документы. К ним относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки, вексельные марки, собственные акции, выкупленные у акционеров. Для учета таких документов используется субсчет 3 "Денежные документы". Аналитический учет осуществляется по каждому отдельному виду документов. Бланки строгой отчетности принимаются на забалансовый учет. Для этого ведется забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности".

Часть денежных средств предприятия может быть сдана в банк или в отделение связи для зачисления на расчетный или другой счет для их учета. В учете при отражении этой части средств для контроля за их движением используется активный синтетический счет 57 "Переводы в пути".

Все записи по дебету счета 57 осуществляются на основании специальных документов, подтверждающих сдачу денежной наличности в соответствующие учреждения: квитанций (Сбербанка, коммерческого банка, почты); копий ведомостей на сдачу денег инкассаторам и др.

Кредитовые записи производят на основании документов, которыми оформляют поступление денег на счет 51 "Расчетные счета" с приложением выписок банка.

Для формирования информации по учету кассовых операций предназначены: журнал-ордер N 1 (кредитовые обороты) и ведомость N 1 (дебетовые обороты).

Информация о движении средств по субсчету "Денежные документы" и по счету 57 "Переводы в пути" при журнально-ордерной форме учета обобщается в журнале-ордере N 3 (кредитовые обороты).

При использовании бухгалтерских программ регистры по счетам 50 "Касса" и 57 "Переводы в пути" составляются в разрезе субсчетов и кодов аналитического учета.

Не реже одного раза в месяц должна производиться проверка кассы и кассовых операций, особенность которой состоит в сплошном ее осуществлении. Проверка заключается в полном пересчете всех наличных денег, марок и других денежных бумаг. Важнейшим условием успешного проведения проверки кассы является ее внезапность. При осуществлении документальной проверки кассы вышестоящей организацией проверяется и соблюдение кассовой дисциплины. Такую проверку осуществляют также и работники аудиторских фирм.

Проверка наличных денег в кассе осуществляется в присутствии главного бухгалтера и кассира. Результаты пересчета наличных денег отражают в описи по каждой купюре. Фактическое наличие денег и денежных документов сверяют с данными учета. Результаты проверки оформляются актом. Если при проверке кассы обнаружена недостача, то она может быть списана двумя способами.

Если виноват кассир, то недостача денег в кассе возмещается за его счет. Сначала списывается недостача по кассе (кредит счета 50 "Касса", дебет счета 94 "Недостача и потери от порчи ценностей"), а затем сумма недостачи списывается на виновное лицо (дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"). Если виновное лицо не обнаружено, сумма недостачи относится на финансовые результаты (дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей").

Излишки денег в кассе нужно оприходовать: дебет счета 50 "Касса", кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Пример. По кассовой книге остаток наличных денег в кассе - 35000 руб. При проверке кассы денежная наличность составила 28 000 руб. Недостача денежных средств в кассе установлена.

Решение. Откроем счета бухгалтерского учета и отразим на них операции по недостаче денежных средств в кассе.

Д-т	сч.50	К-т		Д-т	сч.94	К-т
С- 35000
	1. 7000		1. 7000	2. 7000
Об	Об-7000		Об- 7000	Об- 7000
С- 28000

Д-т	сч.73	К-т		Д-т	сч.70	К-т
	3. 4000		3. 4000	С- 12000
2. 7000	4. 3000		4. 3000
Об- 7000	Об- 7000		Об - 7000
С- 0				С- 5000

Как видно из записей по счетам, недостача денежных средств в кассе 7000 руб. (35000 - 28000) отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 50 "Касса" (оп.1). Сумма недостачи списывается на виновное лицо (оп.2).

Недостача будет удержана из заработной платы кассира в течение двух месяцев: 4000 руб. (оп.3) и 3000 руб. (оп.4).

Вскрыть различные злоупотребления помогает проверка кассовых операций. Она проводится путем контроля (проверки) правильности, своевременности, полноты записей в регистрах по учету кассовых операций, сличения их данных с данными первичных документов. Для проверки привлекаются данные проверок других участков.

Остатки по всем счетам денежных средств в балансе отражаются общей суммой по статье "Денежные средства".

Периодически проверку соблюдения организациями правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью осуществляют банки. Представитель банка проверяет:

- полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке;

- целевое использование полученных в банке денежных средств;

- соблюдение лимитов хранения денежных средств в кассе;

- осуществление расчетов наличности за товары и услуги с юридическими лицами.

При обнаружении нарушений банки должны поставить в известность налоговые органы. Налоговые органы к хозяйствующим субъектам, допустившим нарушения порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяют меры финансовой ответственности. Руководители организаций, допустивших указанные нарушения, подвергаются административному штрафу.

Дата добавления: 2014-01-07