Проведение специального мероприятия

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Управление связей с общественностью

_______________№_________________

Над этими реквизитами может быть помещена эмблема (товарный знак) организации.

Адресат, как и в письме, указывается в правом верхнем углу на одном уровне с реквизитами бланка.

Если служебная записка адресована конкретному должностному лицу, его инициалы и фамилия выделяются в отдельную строку и размещаются под наименованием должности таким образом, чтобы строки были выровнены по левому краю:

Первому заместителю

директора

В. В. Васильевой

Если служебная записка адресована руководителям всех структурных подразделений организации или подразделений одного уровня, адресат указывается обобщенно. Например:

Начальникам отделов

Если служебная записка адресована руководителям не всех, а лишь некоторых подразделений, то после обобщенного наименования адресата пишется (в скобках) «по списку» и к документу прилагается список адресатов (ведомость рассылки). Например:

Руководителям структурных

подразделений (по списку)

Заголовок служебной записки имеет ту же форму, что и заголовок письма: он начинается с предлога «О» и пишется от края левого поля под чертой, на которой проставляются дата и номер документа, например:

О подготовке к проведению

благотворительной лотереи «Мой дом»

Основной текст служебной записки начинается без обращения и заканчивается без формулы вежливости. Текст не должен содержать пространных объяснений, рассуждений и описаний. Если просьбу необходимо обосновать, вначале кратко излагается суть вопроса, а затем, в конце основного текста, формулируется просьба.

Оперативность принятия решения по служебной записке в значительной степени зависит от того, насколько четко сформулирована просьба. Предложение, содержащее просьбу, как правило, выделяется в отдельный абзац. Для связи этого предложения с предыдущим текстом часто используются слова: «Учитывая изложенное...», «В связи с изложенным...» и т.п.

Объем служебной записки обычно не превышает одной страницы. Как и текст письма, текст этого документа печатается через один интервал. Каждый абзац начинается с «красной строки».

Реквизиты «Подпись», «Отметка об исполнителе» и «Отметка о наличии приложений» в служебной записке не отличаются от соответствующих реквизитов делового письма.

Специалист по связям с общественностью часто отвечает за проведение разного рода специальных мероприятий: презентаций, конференций, торжественных церемоний и т.д. При подготовке таких мероприятий он готовит документы, которые служат основой всей работы: график подготовки (календарный план) мероприятия, списки приглашенных гостей и журналистов, сценарий проведения и бюджет. По завершении мероприятия PR-менеджер готовит итоговый отчет.

Например, сценарий торжественной церемонии вручения призов победителям конкурса может включать в себя следующие позиции:

Дата добавления: 2014-01-07