Технология автоматизации офиса

В последние годы доля представленной на бумажном носителе информации в системах делопроизводства несколько сократилась, примерно на 3%. Это следствие интенсивного развития современных технологий работы с документами: средств автоматизированного ввода документов, в том числе и рукописных, в компьютер (Document Image Processing—DIP); текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения; систем электронной транспортировки; доступа к справочной информации через базы данных и др.:

В связи с несомненными успехами в области обработки документов не очень понятны на первый взгляд результаты другого исследования, проведенного недавно в США. Они показали, что, несмотря на двукратное увеличение в течение последних 10 лет; инвестиций в информационные технологии в расчете на одного служащего, продуктивность работы офисов снизилась.

Ясно, что наряду с техникой обработки документов на нее влияет и сам алгоритм организации документооборота. Вместе с тем именно эта составляющая до последнего времени практически отсутствовала в современных системах автоматизации офисов, и лишь в последние 2—3 года стали появляться сообщения о системах, которые, используя вышеупомянутые технологии работы с документами, функционируют все-таки в несколько ином ключе, о чем говорится ниже.

Документ сканируется в компьютер, автоматически проходит принятую процедуру регистрации и направляется соответствующему клерку. На большом экране (до 19^) служащий видит весь сценарий работы с документом, которому ему надлежит следовать: делает текстовую обработку, запрашивает из внешних БД дополнительную информацию и т. д., причем все это может выполняться параллельно. Ошибки практически исключены, так как экран подсказывает необходимую последовательность действий.

ПО контролирует правильность прохождения необходимой процедуры обработки документа. Как только один служащий заканчивает определенную операцию с документом, последний автоматически пересылается другому служащему, который территориально может находиться совершенно в ином месте. Система помнит, где и в каком состоянии находится конкретный документ, и, если задача вовремя не завершена, предупредит об этом.

Потеря документа исключена, поскольку все критические точки (стример, окончание срока выполнения конкретной операции над документом) система контролирует автоматически, сигнализируя oб отклонениях. Автоматически проверяют также и право доступа определенных лиц к конкретным документам. Менеджер со своего компьютера может контролировать состояние работ над документом, степень загрузки сотрудников и при необходимости перевести часть работ на другого служащего.

Дата добавления: 2014-01-07