Общие принципы работы в программе

Программа «БЭСТ-ОФИС» в сущности представляет собой комплекс отдельных взаимосвязанных программ. Программный комплекс «БЭСТ-ОФИС» предназначен для автоматизации ведения управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

Система «БЭСТ-ОФИС» состоит из отдельных подсистем, каждая из которых реализует те или иные функции системы. В настоящее время «БЭСТ-ОФИС» включает следующие подсистемы:

· Платежи – ведение оперативного и бухгалтерского учета наличных и безналичных денежных средств предприятия.

· Расчеты – оперативный и бухгалтерский учет расчетов по обязательствам, возникающим в результате совершения сделок закупки-продажи.

· Закупки – учет закупок материальных запасов. Ведение сделок по закупкам с контролем исполнения по срокам, спецификациям и суммам. Учет товаров, принятых на консигнацию.

· Запасы – ведение картотеки товаров предприятия, учет движения и остатков материальных запасов на складах предприятия.

· Продажи – учет продаж материальных запасов, работ и услуг. Ведение сделок по продажам с их полным контролем. Формирование прейскуранта. Учет товаров, переданных на консигнацию.

· Налоги – ведение классификатора налогов, учет налогов, контроль взаиморасчетов с бюджетом и формирование налоговой отчетности.

· Главная книга – общий бухгалтерский учет, ведение книги учета хозяйственных операций, ведение реестра проводок.

· Имущество – ведение картотеки учета имущества, учет движения имущества предприятия.

· Кадры – формирование организационной структуры предприятия и ведение кадрового учета.

· Зарплата – ведение лицевых счетов сотрудников, расчет зарплаты и начислений в бюджет и внебюджетные фонды, формирование проводок по зарплате.

· Бюджеты – составление и контроль бюджетов предприятия.

· Справочники – ведение общесистемных классификаторов, используемых различными разделами программы.

· Настройка – настройка и администрирование системы.

· Директор – выделенная подсистема, предназначенная для руководящего состава предприятий и позволяющая получать и анализировать сводные данные о деятельности предприятия.

Возможности администрирования системы позволяют назначать различным пользователям доступ как ко всем подсистемам, так и к отдельным подсистемам и даже режимам, необходимым для работы данного пользователя.

Минимальной информационной единицей системы являются документы различного вида. С помощью документов осуществляется ввод первичной информации в систему и сопровождение хозяйственных операций. Одни и те же документы могут быть доступны из различных подсистем.

В основу построения системы положен принцип раздельного ведения оперативного, бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Под оперативным учетом в «БЭСТ-ОФИС» понимается система регистрации первичных документов для учета хозяйственных операций. Данные оперативного учета образуют информационный фундамент, на котором работают все остальные компоненты системы. Такой подход позволяет, с одной стороны, обеспечить независимое ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета, с другой – исключить дублирование ввода данных.

В качестве объекта автоматизации в «БЭСТ-ОФИС» выступает отдельное юридически самостоятельное предприятие. Количество предприятий в системе не ограничено, однако в каждый момент времени можно работать только с одним предприятием. Для каждого предприятия создается и ведется собственная база данных, которая содержит полную информацию о состоянии ресурсов предприятия. В системе рассматриваются следующие виды ресурсов:

· Денежные средства (наличные и безналичные денежные средства, которые находятся на счетах предприятия или в его кассах).

· Обязательства (переходный ресурс предприятия, который отражает долги предприятия перед другими субъектами или долги этих субъектов перед предприятием).

· Материальные запасы (сырье и материалы, товары и готовая продукция, которые могут находиться на складах предприятия).

· Имущество (основные средства и нематериальные активы, которые используются в хозяйственной деятельности предприятия).

· Кадровый состав (особый вид ресурса, который формально не имеет стоимостного выражения и учитывается специальным образом).

Ресурсы могут иметь стоимостное и/или натуральное выражение. Учет ресурсов в рамках программного комплекса «БЭСТ-ОФИС» организован в разрезе центров учета. В качестве центров учета выступают следующие объекты:

· Партнеры (физические или юридические лица, с которыми предприятие вступает или собирается вступать в хозяйственные связи. Иногда может быть использован термин Контрагенты).

· Подразделения (элементы структурного деления предприятия).

· Сотрудники (элементы организационно-кадровой структуры предприятия, характеризующие его кадровый состав).

· Места хранения (склады) (элементы организационной структуры предприятия, характеризующие размещение материальных запасов и имущества предприятия).

· Кассы/Банки (центры учета денежных средств предприятия).

По ходу деятельности предприятие вступает с партнерами в определенные отношения - сделки. Сделка порождает обязательства предприятия перед партнерами (или наоборот) и служит основанием для проведения хозяйственных операций. Центрами сделок в «БЭСТ-ОФИС» являются сделки закупки и сделки продажи. «БЭСТ-ОФИС» ведет учет по каждому из этих центров.

Объектом деятельности предприятия является поставляемая и закупаемая продукция. Классификация продукции предприятия предполагает отнесение продукции к одному из двух центров продукта: материальным запасам или работам и услугам. Соответственно «БЭСТ-ОФИС» поддерживает учет по каждому из этих двух центров продукта.

В процессе ведения хозяйственной деятельности ресурсы предприятия изменяют свое состояние. Система БЭСТ-ОФИС позволяет учитывать количество ресурсов и отслеживать изменение их состояния, т.е. представляет собой систему управления ресурсами предприятия.

Интерфейс системы своеобразен. Реестр представляет собой таблицу. Каждая строка (запись) этой таблицы связана с карточкой реестра (электронную форму карточки можно вызвать на экран двойным щелчком левой кнопки мыши на нужной строке). Каждый столбец (поле) соответствует той или иной характеристике данного документа.

Изменение ресурсов предприятия описывается с помощью хозяйственных операций. Каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным документом. Одновременно с регистрацией первичного документа в системе производится запись сведений о хозяйственной операции в сводный журнал учета хозяйственных операций.

Для отражения в системе движения информации по хозяйственным операциям, зарегистрированным на основании первичных документов, введен термин «статус документа». Статус документа отражает стадию выполнения хозяйственной операции. Документ, подтверждающий хозяйственную операцию, в разные моменты времени может иметь статус «Черновик», «Оплачен», «Контирован».

· «Черновик». В системе документы с таким статусом обозначаются пиктограммой «белая книжечка». Документ зарегистрирован в системе, но ресурсы, соответствующие этому документу, еще не изменили своего состояния. Например, банковский платежный документ подготовлен для отправки в банк. Такой документ уже имеется в системе, но не влияет на состояние денежных ресурсов. Для того чтобы остаток денежных средств на расчетном счете изменился, документ должен быть проведен, т.е. пройти через выписку банка.

· «Проведен». Этому статусу соответствует пиктограмма «желтая книжечка». Документ сформирован и по нему зарегистрирована хозяйственная операция. Состояние ресурсов, соответствующих этому документу, изменилось. В журнале документов имеется запись об этом документе, а в книге операций (Главном журнале) – запись о соответствующей хозяйственной операции. Документ с этим статусом отражается в оперативном учете и хозяйственных отчетах системы.

· «Контирован». Этому статусу соответствует пиктограмма «красная книжечка». По этому документу создана проводка.

Статусы «Проведен» и «Контирован» присущи любому первичному документу, который имеется в системе. Статус «Черновик» имеют документы подсистемы «Платежи» (кассовые и банковские документы), ведомости.

Дата добавления: 2014-01-07