Организационные документы

Тема 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Практикум

1. В данной теме рассказывалось об особенностях официально-делового стиля документов, в частности, о таких моментах как использование специальных терминов, сочетаемость слов, плеоназм, тавтология. Помимо этого особое внимание было отведено композиции документа, т. е. организации текста документа. Учитывая все эти сведения, составьте фрагмент текста документа, умышленно нарушая правила официально-делового стиля. Обменяйтесь работами с другими студентами. Проанализируйте работы, опишите найденные нарушения делового стиля.

Прочитав и обдумав эту тему, Вы сможете:

· Рассказать какие виды документов регламентируют организационно-распорядительную деятельность

· Описать особенность подготовки и оформления отдельных видов документов

· Обсудить структуру распорядительной документации

· Объяснить значение и важность информационно-справочных документов

· Рассказать о классификации деловых писем

· Выделить общие рекомендации по составлению текста служебных писем

Управленческая деятельность в любой компании (организации) регламентируется организационно – распорядительными документами. Остановимся на организационных документах, к числу которых относятся: положения, уставы, штатное расписание, инструкции, договора.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы1. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» и т. д.

Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или её отдела. Такое положение определяет статус организации, порядок её создания, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.

Структура текста положения унифицирована в УСОРД 2. Положения оформляют на общем бланке организации, т. е. этот документ должен содержать наименование организации, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

– общие положения;

– цели и задачи;

– функции;

– права и обязанности;

– руководство;

– взаимоотношения с другими подразделениями.

Пример положения см. приложение № 2.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы предприятий, учреждений или организаций утверждаются их вышестоящими органами управления или власти. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке 3.

Устав является основным организационным документом в деятельности учреждений. Он определяет компетенцию организации, её функции, задачи, порядок работы, регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями и физическими лицами.

Согласно законодательству РФ содержание устава обязательно должно включать:

1. наименование учреждения, его вид;

2. местонахождение (почтовый адрес);

3. предмет и цель деятельности;

4. порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

5. порядок распределения прибыли;

6. порядок управления и прекращения деятельности;

7. органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации могут быть добавлены дополнительные сведения.

Инструкции – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

В управленческой практике используются типовые или индивидуальные инструкции. Типовые обычно издаются органами власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений. Оформляется инструкция на общем бланке, который содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.

Заголовок, как правило, четко определяет те вопросы, объекты и круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», инструкция по «Делопроизводству» (см. приложение 3).

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. Как правило, это разделы, включающие общие положения, права, обязанности. Сроки введения инструкции оговариваются в «общих положениях».

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий.

Содержание договора включает следующее: наименование организаций, заключающих договор; ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательстве сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств, срок действия договора.

Заметим, что современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, а лишь устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Кроме перечисленных это могут быть условия возмещения вреда, убытков; порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

Особо стоит обратить внимание на основную часть договора, которая излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, где необходимо четко и полно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия. Примеры договоров на туристское обслуживание см. приложения № 15, 16.

Дата добавления: 2014-01-07