Учет расходов на командировки за границу

Для ведения переговоров, заключения контрактов, приемки приобретаемого имущества и в иных целях представители российских компаний часто выезжают в зарубежные командировки. Выезд сотрудника российской организации (организации-резидента) в командировку за рубеж оформляется приказом руководителя организации. В приказе должны найти отражение все сведения, необходимые бухгалтерии этого предприятия для расчета сумм, выдаваемых командированному лицу под отчет: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), порядок проезда в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом и т.п.), а также иная необходимая информация. Если организацией применяются иные нормы возмещения командировочных расходов (суточных и расходов по найму жилья), нежели установленные действующим законодательством, в приказе также должна быть указана величина этих нормативов или ссылка на дату и номер приказа по организации об утверждении данных норм.

На основании вышеуказанного приказа бухгалтерия организации производит ориентировочный расчет величины командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилья, стоимости проезда и др.). При этом определяется размер подотчетных сумм отдельно в валюте Российской Федерации (рублях) и в иностранной валюте. Следует заметить, что в соответствии с действующим валютным законодательством организация-резидент имеет право снимать со своих валютных счетов, открытых в уполномоченных банках, необходимые суммы командировочных расходов для зарубежных командировок С 16 июня 2004 г. вступил в силу новый Федеральный закон от 10 декабря 2003г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле", которым в качестве валютных операций снятие сумм иностранной валюты на командировочные расходы отдельно не выделяется. Однако пп.9 ст.1 данного Закона российским организациям-резидентам разрешено без ограничений осуществлять приобретение у других резидентов, а также отчуждение нерезидентам валютных ценностей на законных основаниях, к которым относится и направление сотрудника организации в служебную командировку за рубеж. В случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах, организации - резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные.

При получении наличной иностранной валюты на командировочные расходы необходимо учитывать следующие моменты:

- снятие средств с валютного счета должно осуществляться не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работников в зарубежную командировку;

- основанием для выдачи банком наличных денежных средств в иностранной валюте является Заявление организации-резидента, включающее номера и даты приказов о командировании работника за границу, представляемое в уполномоченный банк.

Указанное заявление оформляется организацией на основании следующих документов:

- приказа о командировании сотрудника в служебную командировку за пределы Российской Федерации, в котором указываются следующие данные: фамилия, имя и отчество командируемого лица, предполагаемая дата выезда в служебную командировку за пределы Российской Федерации, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования, страна пребывания;

- приказа (распоряжения) руководителя организации о норме суточных командируемому лицу.

На основании заявления уполномоченный банк открывает Досье "Командировочные расходы", в которое помещается заполненный оригинал заявления. Копия заявления возвращается организации с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала заявления.

После предоставления организацией заявления в уполномоченный банк, но не ранее, чем за 10 рабочих дней до даты убытия командируемых лиц в служебную командировку за пределы Российской Федерации, уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты с одновременной выдачей Справок по форме N 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых сотрудников, выезжающих за пределы Российской Федерации.

Справка по форме N 0406007 является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты командируемыми лицами. Полученная в уполномоченном банке наличная иностранная валюта подлежит обязательному оприходованию в валютную кассу организации. Получение денежных средств организацией в кассу оформляется приходным ордером (типовая форма N КО-1, а выдача под отчет командированному лицу (как в рублях, так и в иностранной валюте) - расходным кассовым ордером (форма N КО-2). Получившие наличные деньги под отчет на командировочные расходы, обязаны не позднее 3-х рабочих дней со дня их возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия Авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при проверке бухгалтерией правильности заполнения авансовых отчетов.

1. Согласно п.1 ст.9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, отражаемые в бухгалтерском учете должны быть оформлены первичными документами. Следовательно, к авансовому отчету в обязательном порядке должны быть приложены все первичные документы, подтверждающие обоснованность произведенных расходов.

2. В соответствии с установленным порядком расчет суточных в рублях и иностранной валюте производится следующим образом:

- со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации (дата определяется на основании отметки в загранпаспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую командированное лицо направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации;

- если сотрудник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (что также определяется по отметкам в загранпаспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Таким образом, к авансовому отчету необходимо приложить ксерокопии загранпаспорта с отметками пограничных органов о пересечении границы Российской Федерации и иностранных государств, в которые был командирован сотрудник российской организации.

Пример 5. Работник российской организации (находящейся в г. Воронеже) был направлен в служебную командировку в Польшу (первая страна назначения) и Германию (вторая страна назначения) с целью заключения контрактов на поставку из России продукции в эти страны. Проезд к месту командировки осуществлялся железнодорожным транспортом. Сотрудник убыл в командировку 26 марта (дата определяется на основании железнодорожного билета). В заграничном паспорте командируемого лица были сделаны следующие отметки о пересечении границ:

- Российской Федерации и Белоруссии - 27 марта (прибыл в Польшу 28 марта);

- Польши и Германии - 30 марта;

- Германии и Польши (обратная дорога) - 1 апреля;

- Белоруссии и Российской Федерации - 2 апреля.

При этом обратная дорога через Польшу проходила транзитом, то есть в этом случае данная страна не являлась одним из пунктов назначения служебной командировки.

Работник возвратился к месту своей постоянной работы (в г. Воронеж) 3 апреля. Дата прибытия сотрудника в данном случае может быть определена на основании расписания движения (прибытия) поездов до г. Воронежа и подтверждена в авансовом отчете (в графе дата прибытия) начальником отдела кадров или иным уполномоченным лицом организации. Расчет суточных в указанном случае должен быть произведен в следующем порядке (при условии применения организацией законодательно установленных нормативов):

- суточные в рублях: 100 руб. х 3 дня (26 марта, 2, 3 апреля) = 300 руб.

- суточные в иностранной валюте:

а) по командировке на территории Польши: 56 долл. США х 3 дня (27, 28, 29 марта) = 168 долл. США;

б) по командировке в Германии: 58 долл. США х 3 дня (30, 31 марта и 1 апреля) = 174 долл. США.

При возмещении суточных необходимо иметь в виду следующие обстоятельства,:

- если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит;

- если принимающая сторона не выплачивает указанным работникам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает этим лицам суточные в размере 30 процентов установленной нормы;

- в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение;

- в случае выезда в командировку за рубеж и возвращения в Россию из-за границы в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются командируемым работникам в размере 50 процентов установленной нормы.

Оплата расходов по найму жилья определяется исходя из фактической стоимости проживания сотрудника в стране пребывания на основании предъявленных им оправдательных документов. Многие зарубежные гостиницы включают в цену своих услуг за проживание стоимость питания (например, завтрака). При этом необходимо обратить внимание на порядок выставления счета за гостиничные услуги. Если в счете стоимость питания выделена отдельной строкой, то командированному лицу возмещается только 30 процентов от установленной нормы суточных.

Кроме того, командированному лицу могут возмещаться иные расходы, приравниваемые к командировочным, а именно: получение загранпаспорта, визы в посольстве, стоимость провоза багажа и т.п. Основанием для возмещения такого рода расходов будут являться первичные документы, подтверждающие факт оплаты этих услуг, а также копии полученных документов (паспорта, визы и т.д.).

Авансовый отчет является унифицированным документом. После проверки авансового отчета бухгалтерией организации, определяется величина остатка неизрасходованных подотчетных сумм или перерасхода денежных средств отдельно в рублях и в иностранной валюте. Остаток подотчетных сумм подлежит внесению в кассу организации в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника из командировки. Возвращенные работником в кассу организации неизрасходованные подотчетные суммы подлежат сдаче в выдавший денежные средства банк (отдельно на рублевый, отдельно на валютный счет) в течение 10 рабочих дней после его возвращения из командировки. Перерасход по авансу в рублях погашается сотруднику путем выдачи ему суммы задолженности в валюте Российской Федерации (рублях).

При наличии у командируемого лица перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы сумма задолженности может погашаться ему путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица в уполномоченном банке, путем выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте либо путем выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Центробанком России на дату погашения задолженности.

В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 части второй НК РФ к расходам организации, принимаемым в целях налогообложения, относятся затраты на командировки. В частности:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- фактические расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы на наем жилого помещения в местах командировки принимаются для целей налогообложения в фактически уплаченных суммах. В тоже время суточные в налоговом учете принимаются только в пределах установленных норм. Расходы на оплату суточных сверх таких нормативов не могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п.38 ст.270 части второй НК РФ). В тоже время Письмом МНС России от 22 июля 2003 г. N 04-2-10/451 без названия разъяснено, что в том случае, когда повышение норм суточных для сотрудников организации предусмотрено коллективным или трудовым договором, они будут считаться компенсационными выплатами. В этом случае сверхнормативная величина суточных не подлежит обложению НДФЛ на том же основании, что и суточные в пределах установленных норм (п.3 ст.217 части второй НК РФ).

Дата добавления: 2014-01-07