Основные этапы документооборота

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности, сотрудников, наз. документацией по личному составу (кадрами, персоналу). К таким документам относятся:

1. трудовые контракты (договоры), заключённые предприятием с работником;
2. приказы по личному составу (ЛС) о приеме, увольнении, переводе сотрудника;
3. трудовые книжки;
4. личные карточки формата Т-2;
5. личные дела.

При работе с документами по ЛС необходимо учитывать, что сведенья о фактах трудовой деятельности и личной жизни относятся к категории конфиденциальной информации.

Каждый поступающий на работу заключает с администрацией трудовой договор (контракт): оговаривает условия работы и обязанности, подает личное заявление.

Задание 9

Работа с поступающими в учреждение документами состоит из ряда последовательных взаимосвязанных операций:

- прием входящих документов;

- Первоначальная (экспедиционная) обработка;

- Предварительное рассмотрение и распределение;

- Рассмотрение документов руководством; ’

- Исполнение.

Целостность конверта устанавливается с помощью внешнего осмотра, а документов – путём проверки их физического состояния, наличия приложений, числа экземпляров и листов, соответствия исходящих номеров на конверте и на документах и т.д. При отсутствии или повреждении части документа или приложения к нему обычно делают сообщают отправителю письменно или по телефону. Документы отправителю возвращают тогда, когда отсутствие (повреждение) их части не позволяют приступить к исполнению.

При вскрытии корреспонденции необходимо сохранять конверты в таких случаях:

-Если дата почтового штемпеля необходимо как свидетельство даты отправки или получения документа(арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки, предложения и письма граждан, акты;)

-Если на документе вообще отсутствует дата;

-Если дата документа или дата его регистрации существенно отличны даты получения документа;

-Если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта.

Целесообразно уничтожить конверты после регистрации документов. При выявлении в процессе регистрации одной из указанных выше ситуаций конверт присоединяется к документу и вместе с последним поступает в дело.

Факт поступления документа в учреждение фиксируется проставлением на всех документах регистрационного штампа (реквизит 31).

В секретариате руководства, в канцелярии производится предварительное рассмотрение поступивших документов. Главная цель предварительного рассмотрения документов – установление подразделения или лица, которым должен быть направлен документ.

Дата добавления: 2014-01-15