Учет расчетов с подотчетными лицами. Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы

Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные расходы, а также на служебные командировки, на операционные расходы (расходы на текущую деятельность) ведется на счете 71 (А - П).

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. Под отчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных, канцелярских, почтово-телеграфных расходов для расходов, связанных с приобретением материалов, ОС и на другие цели (Дт 71 Кт 50).

Порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации (предельная сумма денежных средств и предельный срок составления авансового отчета).

Денежные средства выдаются под отчет по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составлять авансовый отчет с приложением оправдательных документов за приобретенные материальные ценности (товарные чеки, проездные документы) и предоставить их бухгалтеру.

В случае, когда в авансовом отчете нет оправдательных документов (товарных чеков), то следует проверить оприходование материальных ценностей. Если приобретенные материальные ценности не оприходованы, то следует подотчетную сумму включить в доходы работника и удержать НДФЛ.

Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

Утвержденный авансовый отчет служит основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему, или внесение в кассу не использованного аванса.

Служебные командировки

1 Документы, которые необходимо оформить до начала командировки

До начала командировки отдел кадров должен подготовить приказ о направлении работника в командировку, служебное задание и командировочное удостоверение. Для всех этих документов есть типовые бланки. Если в командировку едет один сотрудник, то приказ составляется по форме за № Т – 9, если несколько работников, то по форме № Т – 9А.

Служебные задания для направления в командировку составляются по форме № Т – 10А, именно на основании этого документа бухгалтерия будет определять как списать командировочные расходы.

Например, работник направлен в командировку для покупки оборудования, в этом случае расходы следует отнести в дебет счета 08 (Д26 К71; Д08 К26). Если сотрудник выполняет работы в рамках договора по основной деятельности предприятия, то затраты по командировке будут списаны на счет 20 (Д26 К71; Д20 К26 – при условии, что на счете 20 рассчитывается полная производственная себестоимость).

При оформлении поездки по России особое внимание необходимо обратить на командировочное удостоверение (форма № Т – 10). В командировочном удостоверении ставят свои отметки представители тех предприятий, куда работник был командирован.

Командировочное удостоверение подтверждает факт нахождения работника в командировке и количество дней проведенное там. На основании этого документа сотруднику выплачивают суточные, кроме того, налоговые инспекторы сопоставляют счета за проживание с отметками в командировочном удостоверении.

При командировках за рубеж командировочное удостоверение не выписывается, в данном случае факт нахождения сотрудника в командировке подтверждают отметки в его загранпаспорте. Копии соответствующих страниц паспорта нужно приложить к авансовому отчету.

Можно не оформлять командировочное удостоверение также при однодневных командировках (п.2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. за № 62).

2 Документальное подтверждение расходов во время командировки

За время командировки организация обязана возместить работнику расходы на проезд и проживание, выплатить суточные, а также возместить иные понесенные расходы (если эти расходы согласованы с работодателем, на это указывает ст.168 Трудового Кодекса РФ).

Предприятие может утвердить порядок и размеры возмещаемых командировочных расходов в коллективном договоре или в положении о командировках. Но даже если подобные распорядительные документы отсутствуют, бухгалтер все равно вправе принять такие расходы к учету. Основанием для этого будет запись об утверждении авансового отчета руководителя предприятия.

2.1 Расходы на проезд

В состав расходов на проезд к месту командировки и обратно включаются:

- стоимость ж/д билетов, авиабилетов и т. д.

- оплата услуг по предварительной продаже билетов (по бронированию);

- платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- плата за пользование в поезде постельными принадлежностями;

- расходы на провоз багажа;

Стоимость проезда к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта.

НДС по расходам на проезд в командировку и обратно принимается к вычету на основании проездных документов (билетов). Счет – фактура в данном случае не требуется. Главное, чтобы сумма налога была выделена в билете отдельной строкой (п. 42 Методические рекомендации по применению гл. 21 НК РФ

2.2 Расходы на проживание

В бухгалтерском учете расходы на проживание принимают в размере фактических затрат, подтвержденных первичными документами.

2.3 Суточные

Статья 168 Трудового Кодекса РФ предусматривает, что предприятия должны выплачивать суточные в размере не ниже сумм, утвержденных Правительством РФ для бюджетных организаций (500 рублей).

Максимальная величина суточных Трудовым Законодательством не ограничена, поэтому фактическая величина должна быть утверждена внутренними распорядительными документами организации (коллективным договором, Положением о командировках, приказами руководителя).

Суточные выплачиваются за каждый день командировки. Днями командировки считаются также день приезда и день отъезда, за эти дни выплачиваются суточные.

Командировка может длиться один день. Распространена ошибка (на практике) по однодневным командировкам, когда сотрудник возвращается обратно в тот же день, выплачивать суточные. Строго говоря, организация вправе по своему усмотрению выдавать суточные и при однодневных командировках. В Трудовом Кодексе нет никаких ограничений по срокам. Однако существует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР ВЦСПС от 7 апреля 1987 г. «О служебных командировках в СССР». Этот документ продолжает действовать в части, не противоречащей ТК РФ. Из п.4 инструкции следует, что командировка может не превышать 1 дня, но суточные не положены, если сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства.

2.4 Командировка окончена

После возвращения из командировки, сотрудник должен предоставить отчет в течение 3-х дней (это касается и загранпоездок).

Если сотрудник вовремя не отчитался, то при проверке расчетов с бюджетом по налогам на предприятии налоговые инспекторы могут посчитать, что суммы командировочных – это доход сотрудника.

К авансовому отчету нужно приложить все документы, подтверждающие расходы во время командировки (билеты на проезд). Если билеты утеряны, то бухгалтерия может направить запрос по месту их приобретения, чтобы получить дубликат или справку, подтверждающие факт их покупки. В справке должны быть указаны реквизиты утерянных билетов (номер билета, дата отъезда, стоимость и т. д.).

Бухгалтерские записи по командировкам

Дт 71 Кт 50 – выдан аванс работнику.

Дт 26 Кт 71 – отражаются расходы по командировке, на основании авансового отчета без НДС.

Дт 19 Кт 71 – отражается НДС по командировочным расходам.

Дт 50 т К71 – не израсходованная сумма аванса возвращается в кассу организации.

Дт 71 Кт 50 – работнику возвращена не выданная часть аванса.

Дата добавления: 2014-01-20