Принципы эффективного управления временем

Принципы управления – общие закономерности, в рамках ко­торых реализуются связи между различными струк­турами управленческой системы.

Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности. Схема деятельности с ориентацией на результат является важным инструментом осуще­ствления управления по результатам. Схема деятельности с ори­ентацией на результат отличается от традиционной – с ориен­тацией на задание. Она охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки но­вых целей.

Схема связана со всеми стадиями управления по результатам. Это часть процесса определения результатов – она используется постоянно в процессе контроля за результатами, при котором дается оценка результатам деятельности в истекшем отчетном периоде и ставятся новые конечные цели деятельности. Важней­шим звеном схемы с точки зрения управления индивидуальной работой и использованием времени является определение клю­чевых результатов деятельности в предстоящем отчетном перио­де. Ключевые результаты определяются индивидуально, в поряд­ке их значимости и с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год (годовое распре­деление времени).

На основе годового плана работы время распределяется поме­сячно и понедельно на ближайшие месяцы и недели, а в рамках недели составляется точный план на каждый рабочий день.

В ходе осуществления деятельности в определенных времен­ных интервалах производится контроль полученных результатов и использования времени. На основе этих оценок составляется план повышения эффективности работы и использования вре­мени как в краткосрочной перспективе, так и в течение года. Кроме того, в системе управления собственной деятельностью и использованием времени (УСДИВ) рекомендуется проводить, по крайней мере, один раз в год анализ использования времени на основе 2–3-недельного периода. Это окажет дополнительную помощь в управлении использованием времени.

Для каждого ключевого результата четко определяются цели, необходимое время для их достижения и методы контроля за этим процессом. Происходят большие потери времени по причине того, что цели проекта либо не существуют, либо не четко сформули­рованы или недостижимы. Цели определяют направление разви­тия проекта и выполнения работ. Четко и ясно заданные цели становятся стандартом, используемым для проработки индиви­дуальных целей и работ по их достижению.

Цели по ключевым результатам могут быть количественными, качественными и привязанными ко времени. Их нужно сравни­вать с текущей ситуацией, если таковая существует для данной цели (табл. 1).

Ключевые результаты деятельности	Цели по ключевым результатам
Рентабельность	Улучшение нынешнего уровня на 25%
Доля на рынке	Увеличение нынешней доли с 10 до 18% в каждом районе
Эффективность персонала	Увеличение объема выполненных работ на 25%
Мотивированность персонала	Сохранить хороший уровень мотивации
Степень использования связанных групп	Эффективнее работать с клиентами

Затем в плане деятельности определяются моменты контроля процесса достижения целей, по чьей инициативе он осуществ­ляется и в какой форме производится. При этом необходимо ос­новное внимание уделять именно осуществлению поставленных целей, а не отдельным мероприятиям.

Значение бюджета времени заключается в том, что он харак­теризует время, необходимое для достижения ключевых резуль­татов. Бюджет времени обычно составляется в процентном выра­жении и показывает, какая часть общего времени уходит на ме­роприятия по достижению каждого ключевого результата. Иног­да он составляется не в процентах, а в днях или неделях. При этом, оценивая его количественно, не нужно стремиться к более чем 5%-ной точности.

Дата добавления: 2014-01-20