Требования к подготовке и оформлению документов

При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечиваю­щие их юридическую силу; оперативное и качественное их

исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.

Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и

организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного харак­тера.

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими ос­новными требованиями:

Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД Рос­сии.

Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.

Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точ­ным, исключающим неоднозначное толкование.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же зна­чении.

Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реаль­ные предложения или указания.

Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее издан­ных нормативных правовых актах.

Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими

государ­ственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установлен­ный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

В документе не должно быть помарок и исправлений.

Документирование информации в органах внутренних дел Российской Феде­рации осуществляется, как правило, с использованием технических средств[7], в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснительная записка).

Документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форма­тов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), допускается использование бумаги фор­матов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:

30 - левое; 20 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее.

Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

1 - Государственный герб Российской Федерации;

2 - герб субъекта Российской Федерации;

3 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской

Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федера­ции[8];

4 - код организации;

5 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридиче­ского лица;

6 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 - код формы документа;

8 - наименование органа внутренних дел;

9 - справочные данные об органе внутренних дел;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 -гриф утверждения документа;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

30 - идентификатор электронной копии документа;

31 - гриф ограничения доступа к документу.

Государственный герб Федерации воспроизводится в одноцветном

варианте и помещается только на бланках документов Министерства внут­ренних дел Российской Федерации, подписываемых Министром внутренних дел Российской Федерации или его заместителями[9]. Размер герба составляет 17x17 мм.

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федера­ции и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации[10] помещается на угловых штампах или бланках с угловыми штампами органов внутренних дел[11]. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 х 17 мм.

Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Го­сударственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Феде­рации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору пред­приятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органа­ми.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми на­логовыми органами.

Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных доку­ментах.

Над наименованием подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, указывается полное наименование - «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и стро­кой ниже в скобках сокращенное - «МВД России».

Над наименованием других органов внутренних дел указывается сокра­щенное наименование - «МВД России», сокращенное, а при его отсутствии -полное наименование вышестоящего органа внутренних дел.

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех слу­чаях, когда оно закреплено в его статусных документах. Сокращенное наимено­вание (в скобках) помещается ниже полного или после него.

Наименование филиала (территориального отделения, представительства) указывается в том случае, если филиал (территориальное отделение, представи­тельство) является автором документа, и располагается ниже наименования орга­на внутренних дел.

Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необхо­димые при информационных контактах и могут включать: почтовый или юриди­ческий адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКНО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

Наименование вида документа, составленного или изданного органом внут­ренних дел, регламентируется его положением (уставом) и должно соответство­вать видам документов, предусмотренным ОКУД,

В письме наименование вида документа не указывается.
Датой документа является дата его подписания или утверждения.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами араб­ских цифр, разделенными точкой; год –

четырьмя арабскими цифрами[12]. Напри­мер: дату «5 февраля 2007 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2007». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 февраля 2007 г.».

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается толь­ко обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и ис­полнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные со­вместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

Дата акта, протокола печатается на документе при его подготовке и уста­навливает срок изготовления проекта протокола, акта для подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, ко­торый может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и дру­гих необходимых сведениях.

Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя и бо­лее подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных но­меров документа каждого подразделения, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

При адресовании документа в орган внутренних дел указывается сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подраз­деления в именительном падеже, например:

МВД России или МВД России

Государственное учреждение Департамент уголовного

«Всероссийский научно – розыска

исследовательский институт

Министерства внутренних дел

Российской Федерации»

При адресовании документа конкретному должностному лицу указывается в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Начальнику УВД или Начальнику Департамента

по Смоленской области уголовного розыска МВД России

генерал – майору милиции генерал – майору милиции

В.И. Сидорову К.И. Иванову

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» пе­ред вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:

Министрам внутренних дел, или Начальникам

начальникам ГУВД, УВД по городских и районных

субъектам Российской Федерации органов внутренних дел Алтайского

края

(по списку)

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи[13]: наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

Институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и ини­циалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу доку­мента и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДАЮ

Начальник ДОПТ МВД России Начальник УВД по Липецкой области

генерал – майор милиции генерал – майор милиции

личная подпись [14] О.П. Сидоров личная подпись А.П. Петров

«07» марта 2007 г. «15» июня 2007 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан. При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНО

протокол заседания приказом начальника

экспертной комиссии УВД по Тверской области

от 15.06.2007 № 14 от 03.07.2007 № 578

Резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте документа со­ответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии, инициалы ис­полнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, под­пись и дату, например:

О.Ш. Ильину

К.Д. Филиппову______________

Дата добавления: 2014-01-20