Планирование времени

Планирование - основной инструмент управления временем. Благодаря его использованию мы получаем выигрыш во времени. Вместе с тем само планирование также связано с затратами време­ни, поэтому возникает естественный вопрос об оптимальной про­должительности данной процедуры. Понятно, что чрезмерные вре­менные затраты на нее могут свести на нет ту экономию времени, которая достигается благодаря планированию. Общий практиче­ский опыт свидетельствует, что на планирование следует расходо­вать не более 1 % времени от общего планового периода. Конечно, планирование требует серьезных навыков, поэтому на начальном этапе на разработку планов будет уходить много времени. В прак­тике управленческой деятельности принято считать, что 10 минут, затрачиваемые на планирование рабочего дня, позволяют ежеднев­но экономить до двух часов рабочего времени.

Однако человеческая природа упорно сопротивляется плани­рованию, даже на день вперед, очевидно, что оно ограничивает нашу свободу, ставит наши действия в определенные рамки. А боль­шинство из нас очень ценит эту свободу и сопротивляется всяким ограничениям. Неопределенность и непредсказуемость будущего также мешают планированию. Но для руководителя умение «смот­реть за горизонт», обозревать перспективы и предвидеть результаты тех или иных действий является одним из самых важных и необхо­димых качеств.

Планирование времени является довольно сложным навыком, успешность овладения которым зависит от реализации принципов, выработанных управленческой наукой. Рассмотрим кратко содер­жание основных принципов планирования времени.

1. Принцип 60:40. Данный принцип устанавливает, что пла­ном должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, осталь­ное время должно использоваться спонтанно. Данное соотношение является примерным и в зависимости от рода занятий может откло­няться в ту или иную сторону. В любом случае очевидно, что ре­альная жизнь намного сложнее любого самого идеального плана, и поэтому нет смысла расписывать весь рабочий день, необходимо оставлять свободное время для выполнения тех дел, которые могут непредвиденно потребовать вашего участия.

2. Принцип регулярности планирования. Этот принцип ус­танавливает, что планированием нельзя заниматься от случая к слу­чаю, оно должно рассматриваться в качестве постоянной задачи, только тогда от него достигается максимальный эффект. Принято считать, что разработку рабочего плана на день лучше всего выполнять в конце предыдущего рабочего дня, когда имеется ясная кар­тина того, что сделано и что предстоит сделать в ближайшее время.

3. Принцип системности планирования означает, что должна быть выработана определенная система разработки планов, наибо­лее удобная для конкретного пользователя. Для этих целей одни используют стандартные ежедневники, другие - листы перекидного календаря, третьи разрабатывают собственные формуляры и т. д.

4. Принцип реалистичности планирования говорит о том, что необходимо планировать такой объем задач, с которым реально можно справиться. Часто в противовес этому принципу выдвигают принцип напряженности планов. На наш взгляд, здесь должен ис­пользоваться взвешенный подход: строить планы необходимо с учетом собственных возможностей и внешних ограничений. Если мы не справляемся с планом, то можем прийти к выводу, что планирование - пустая трата времени, и вовсе отказаться от него, хотя Причина может заключаться в том, что мы просто переоценили собственные возможности или недооценили внешние ограничения.

5. Принцип письменной формы планирования. Часто люди целиком полагаются на собственную память, забывая, что наша па­мять несовершенна (в течение дня могут произойти события, кото­рые сотрут из нее намеченные планы). Поэтому следует использо­вать письменную форму планирования. В этом случае ничего не будет потеряно и перед глазами всегда будет полный обзор дел. Кроме того, письменная форма планирования создает лучшие усло­вия для самоконтроля.

6. Принцип установления временных норм и конкретных сроков исполнения. Данный принцип означает, что рабочий план должен составляться в «масштабе времени»: необходимо четко ус­танавливать сроки исполнения работы с учетом ее трудоемкости. Данная рекомендация часто сталкивается с возражениями: невоз­можно знать заранее, сколько времени понадобится на выполнение той или иной работы. Конечно, умение устанавливать временные нормы приходит не сразу, а достигается с опытом плановой работы. Определяя, однако, точные временные рамки выполнения работы невольно приучаешь себя к самодисциплине, что позволяет побо­роть нерешительность, избежать промедления и откладывания дел, тем более что жизненный опыт убедительно доказывает: на работу, как правило, требуется столько времени, сколько его имеется в рас­поряжении. Классическая формулировка этого явления принадле­жит С. Паркинсону и получила название закона Паркинсона: «Объ­ем работы возрастает в той мере, в какой это необходимо, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение». Это можно пояснить на следующем примере. Допустим, руководитель назначил совеща­ние на 11 часов, при этом все последующие мероприятия в его пла­не намечены на послеобеденное время. Можно с уверенностью ут­верждать, что совещание продлится вплоть до наступления обеден­ного перерыва. И дело здесь не в том, что предполагаемые вопросы нельзя обсудить за более короткое время. Просто отсутствие уста­новленной границы завершения данного мероприятия не будет соз­давать условий для более четкой и продуктивной работы.

7. Принцип разнообразия. Данный принцип устанавливает необходимость внесения разнообразия в свою деятельность. Чере­дование различных видов работ позволяет значительно снизить утомляемость при их выполнении и повысить собственную мотива­цию. Не следует забывать, что, во-первых, сама смена деятельности часто воспринимается как отдых и, во-вторых, длительное выпол­нение монотонной деятельности отрицательно сказывается на на­шей заинтересованности в выполнении работы.

8. Принцип делегирования (перепоручения) дел. Руководи­тель может выполнять любую работу сам, а может перепоручить ее подчиненным. Эффективность деятельности руководителя в значи­тельной степени зависит от его умения делегировать работу подчи­ненным. По этому поводу даже говорят, что именно делегирование превращает человека в руководителя. Ведь сущность работы руко­водителя заключается не в выполнении работы «собственными ру­ками», а в том, чтобы создать условия для эффективной и качест­венной работы подчиненных. Поэтому при разработке своего плана руководитель должен сразу устанавливать, какую работу он будет выполнять лично, а какую перепоручит подчиненным.

9. Принцип согласования. Если работа, включаемая в план, требует сотрудничества с другими людьми, заранее согласовывайте свои планы с ними. Не следует рассчитывать, что люди всегда с го­товностью будут принимать ваши предложения о совместной рабо­те, если вы не согласовали этого предварительно, - у каждого свои планы.

10. Принцип планирования небольших однородных задач временными блоками. Данный принцип имеет отношение к тому, что мы называем мелочами и рутинной работой, но что способно отвлекать на себя значительное время. Это может касаться теле­фонных разговоров, работы с поступающей корреспонденцией, чте­ния отчетов и т. п. Если в течение дня вам необходимо сделать не­сколько звонков, лучше сделать их все сразу. Для просмотра кор­респонденции лучше выделить специальное время, а не отвлекаться в течение всего дня на каждый поступающий документ. Преимуще­ство планирования таких задач временными блоками заключается в том, что происходит экономия так называемого подготовительно-заключительного времени, которое в случае постоянного прерыва­ния работ может занимать достаточно большой удельный вес в об­щем времени, необходимом на выполнение работы.

11. Принцип приоритетов устанавливает необходимость со­ставления и реализации плана с учетом степени важности дел. Реа­лизация этого принципа имеет большое значение для повышения эффективности управления временем, поэтому ниже мы остановим­ся более подробно на рассмотрении его содержания.

Дата добавления: 2014-01-20