Развитие навыков личной организованности и самоконтроля

Любой, даже самый хороший, план может «остаться на бума­ге», если мы не сможем организовать себя на его выполнение и обеспечить должный самоконтроль. Поэтому наличие навыков са­моорганизации и самоконтроля является важным условием эффек­тивного управления временем.

Первым шагом в направлении повышения личной организо­ванности является оценка собственного рабочего стиля для выясне­ния причин возникающего дефицита времени. При этом следует помнить, что неправильный рабочий стиль часто имеет следующие признаки:

• непонятно, на что вообще расходуется время;

• неизвестно, сколько времени требует выполнение тех ли иных дел;

• неясны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемо­го рабочего стиля;

• неизвестно, какие личности или какие факторы стимулиру­ют или ограничивают работоспособность.

Отсюда первая задача - выяснение того, сколько времени, на что и с кем вы тратите. Только в этом случае можно вскрыть наибо­лее важные резервы своего времени. Простейшим методом анализа его использования является педантичное записывание всех видов деятельности с указанием времени начала и окончания каждого из них. Если вы в течение хотя бы одного обычного дня попытаетесь осуществить такой хронометраж, то наверняка сделаете порази­тельное открытие: большое количество времени тратится зря, при­чем изо дня в день и в основном на одно и то же. Неожиданно обна­руживаются многочисленные «ловушки времени».

Известный исследователь Ален Маккензи составил список наиболее существенных «поглотителей времени» на основе широ­ких опросов различных групп менеджеров:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Желание сделать сразу все.

4. Неумение планировать рабочий день.

5. Личная неорганизованность, отсутствие самодисциплины.

6. Чрезмерное чтение корреспонденции.

7. Недостаток мотивации.

8. Несовершенная система хранения документации.

9. Отрывающие от дел телефонные звонки.

10. Незапланированные посетители.

11. Неспособность сказать «нет».

12. Неумение довести дело до конца.

13. Излишняя коммуникабельность.

14. Синдром «откладывания» дел.

15. Желание знать все факты, быть в курсе всех событий.

16. Отсутствие навыков делегирования (перепоручения) дел.

17. Недостаточный контроль за перепорученными делами и др. Данный список полезно использовать как отправную точку для размышлений. Подумайте, что из перечисленного имеет отношение к вам, определите собственных «расхитителей» времени. Теперь задайте себе несколько вопросов: какие из ваших «расхитителей» времени порождены изнутри, т. е. собственно вами, а какие извне -существующим положением дел или другими людьми; какие из них вы могли бы поставить под собственный контроль или вовсе ликви­дировать? Когда вы серьезно продумаете ответы на эти вопросы, то непременно придете к выводу, что все зависит от вас и что вопрос управления временем - это прежде всего вопрос управления самим собой. Попытайтесь найти способы устранения наиболее серьезных «ловушек времени». Одолев своих важнейших поглотителей време­ни, можно добиться значительного повышения собственной результативности, выработать оптимальный рабочий стиль. В решении этой задачи помогут также выработанные наукой управления реко­мендации оптимальной организации рабочего дня, приведенные

ниже.

1. Начинайте день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-либо позитивное начало, посколь­ку гот настрой, с которым вы приступаете к выполнению работы, имеет немаловажное значение для ваших успехов или неудач.

2. Отправляйтесь на работу без спешки. Предположим, вы не выспались, не успели позавтракать - такой старт может легко испортить весь рабочий день. У вас должно быть время, чтобы спо­койно собраться, позавтракать, выполнить все необходимые гигие­нические процедуры. Для этого необходимо встать не за 5 минут до выхода и соответственно раньше лечь спать, чтобы выспаться. Как это ни банально, речь идет о соблюдении режима труда и отдыха.

3. Приступайте к работе без «раскачки». Откажитесь от та­кого утреннего ритуала, как обсуждение с коллегами последних но­востей или вчерашнего телесериала за чашечкой кофе. Перенесите эти социальные контакты на более позднее время, когда организм после работы потребует отдыха, - совместите полезное с приятным.

4. Каждое утро просматривайте свой составленный накануне вечером план, при необходимости уточняйте приоритеты и вноси­те в план коррективы.

5. Начинайте рабочий день с выполнения важнейших задач дня (список приоритетов). Не забывайте, что самое продуктивное время - утреннее. Не расходуйте его на чтение газет, корреспон­денции и другие неважные дела. Работоспособность каждого чело­века подвержена колебаниям в течение дня. Пик работоспособно­сти, как правило, приходится на первую половину дня, когда желу­док, поджелудочная железа, селезенка и сердце функционируют наиболее активно. Этот уровень затем в течение дня больше не дос­тигается. После обеда, когда активно работает тонкая кишка, насту­пает известный спад работоспособности, который многие пытаются побороть при помощи кофе. В это время не надо работать напере­кор своему ритму - позвольте себе расслабиться, используйте его для выполнения рутинной деятельности и социальных контактов.

6. Придумывайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Мотивации принадлежит решающая роль в плане повышения результативности. Приступая к решению намеченной задачи, ответьте на вопрос, что вы будете иметь от ее за­вершения. Найдите выгоду для себя в каждом выполняемом деле.

7. Своевременно делайте паузы, перерывы в работе. Рассматривайте паузу не как пустую трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха. Специалисты считают, что лучше всего делать перерыв после каждого часа работы. Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно за это время достигается максимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению. Во время пауз старайтесь двигаться, неплохо выполнить несколько физических упражнений.

8. Старайтесь доводить начатое дело до конца. Прерывание работы всегда стоит дополнительных затрат времени. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. Зато каждое законченное дело дает чувство морального удовлетво­рения и душевной свободы.

9. Не стремитесь все сделать сами. Очень часто руководите­ли тратят свое время на выполнение той работы, с которой вполне могли бы справиться подчиненные. Неумение делегировать являет­ся серьезной проблемой для руководителя, ограничивающей его возможности.

10. Научитесь говорить «нет». Очень часто мы оказываемся вовлеченными в дела и события, не имеющие для нас большого значения, только потому, что не способны отказать в участии. Не позволяйте другим людям распоряжаться вашим временем.

В заключение отметим еще одно очень важное правило: не за­бывайте контролировать себя! Самоконтроль - важнейшая функ­ция персонального менеджмента, в котором (как и в менеджменте вообще) выделяют два основных вида контроля: текущий контроль и контроль результатов.

Текущий контроль осуществляется в ходе самой деятельности. Данный вид контроля называют также активным, т. к. он позволяет в случае обнаружения отклонений от поставленной цели предпри­нять своевременные корректирующие меры. Осуществление теку­щего самоконтроля предполагает необходимость как можно чаще в течение дня задавать себе мысленно вопрос: «Чем я занимаюсь в настоящее время, и как это согласуется с моими планами (список приоритетов)?». Отвечая на такой вопрос и корректируя при необ­ходимости свои действия, мы приучаем себя к самодисциплине.

Контроль результатов осуществляется по окончании какой-либо деятельности либо по завершении рабочего дня. По аналогии с первым видом контроля его называют иногда пассивным, т.к. он осуществляется постфактум и не позволяет изменить что-либо. Это не означает, что данный вид самоконтроля не эффективен, посколь­ку с его помощью мы получаем возможность ответить на следую­щие важные вопросы:

1. Какие результаты достигнуты и насколько то, что было сде­лано сегодня, приблизило меня к достижению моих главных целей?

2. Какие ошибки были допущены мною и что нужно сделать, чтобы предотвратить их в будущем?

3. Какие затраты времени были напрасными и что отвлекало меня от дел, не позволяло сосредоточиться и помешало сегодня достичь большего?

4. Почему остались невыполненными те или иные дела?

5. Какой положительный опыт получен сегодня и как его мож­но использовать в будущем?

6. Что я сделал сегодня хорошего для себя, родных, друзей, коллег? (Похвалите себя мысленно за все хорошее. Не забывайте: позитивная установка важна не только в начале, но и в конце дня).

Сочетание двух указанных видов контроля дает лучшие ре­зультаты в плане развития личной организованности и самодисцип­лины.

Дата добавления: 2014-01-20