Роль информации в управленческой деятельности

Свойства и классификация информации в управлении

Информация как основной продукт технологии менеджмента

Информация – основа процесса управления. Без нее невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблемы, подготовить, принять решения и оценить их последствия, контролировать их выполнение.

С точки зрения содержания и роли в управлении информация определяется как предмет труда управленческих работников и представляет собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем, внешней среды.

К основным свойствам информации, как правило, относят:

1 способность быть средством отражения процессов, событий, явлений и т. п.,

2 многократность использования,

3 при обмене информацией между двумя объектами она удваивается

4 свойства старения, концентрации и рассеивания [7, c. 90].

(Известно, что 80% необходимой и важной информации содержится в 20% сообщений (например, документов), а остальные 20% рассеяны в других, 80% источников.)

Процесс передачи и приема информации протекает во времени, следовательно, чем больше передатчиков участвует в канале, тем дольше длится процесс или больше она запаздывает и устаревает. Старение информации, обусловлено временем ее востребования со стороны принимающего. Возможно, что между поступлением сообщения и восприятием его получателем может пройти значительный интервал времени.

С целью анализа уровней информационного обеспечения процесса управления информацию можно классифицировать по ряду признаков:

- форме передач;

- источнику получения;

- степени свертывания;

- по типу операций и видам их обработки;

- носителям и т. д. [1, c.13]

По форме передач она может быть, как мы уже отмечали, текстовой (письменной), устной, аудио и визуальной, кинестетической.

По источнику получения информацию различают на первичную и вторичную.

По степени свертывания (обработки) - на исходную и обработанную. Исходная получается из первичной информации, а также в результате прямых наблюдений за ходом работ учреждения. Она необходима для первичных данных. Она может являться промежуточной для более высокого уровня обобщения.

По типу операций информация может быть отнесена к этапам: первичному, подготовительному и основному.

На первичном этапе осуществляется сбор данных, на подготовительном - преобразование к виду, принятому для ввода в информационный массив или канал связи, и на основном - переработка или обработка, в зависимости от назначения информации.

Каждый из указанных типов подразделяется на классы операций. Сбор включает классы, связанные с фиксацией и передачей данных, подготовка объединяет их приемку, редактирование и формализацию. Обработка состоит из ввода и хранения данных, переработки массивов по заданным алгоритмам и вывода информации.

Носители информации по типам - традиционные и нетрадиционные. К носителям традиционным относятся бумажные, графические. К нетрадиционным - машиночитаемые, магнитные, голографические, лазерные и т. п.

Классификация информации, является основной для ее информационной характеристики. К информационным характеристикам процесса управления относят количество и качество информации, достоверность и точность, полноту, актуальность, ценность, полезность и плотность. Она может сразу использоваться в дальнейших расчетах и анализах или накапливаться в виде промежуточной информации на тех или иных носителях для последующего применения.

Количество информации является основной характеристикой загрузки управленческих работников, а также производительности используемых при преобразовании информации технических средств в человеко-машинных системах. Оценка количества информации во многом зависит от способов ее фиксации, применяемых носителей и технических средств.

При оценке объемов информации в качестве ее единения используются понятия: символ, бит, байт, слово, знак и др.

Качество информации характеризуется достоверностью, точностью, полнотой, актуальностью, ценностью, полезностью. Достоверность информации представляют числом ошибочных символов на определенный объем информационного сообщения. Точность информации характеризуется степенью соответствия реальным значениям показателей. Полноту информации определяют соотношением необходимых для процессов управления и получаемых сообщений к моменту использования; актуальность связывают со временем, в течение которого содержание устаревает. Актуальность информации во многом зависит от своевременности ее сбора, регистрации, обработки, целенаправленности и использования по назначению. Ценность и полезность характеризуются степенью ее соответствия поставленной цели, сложившейся ситуации, определенной проблеме.

Информация, отражаемая на носителе, характеризуется плотностью. Плотность информации - это ее количество, содержащееся в единице принятого решения. При низкой плотности увеличивается объем рутинных работ в управленческой технологии, усложняются процессы хранения и поиска информации и тем самым снижается производительность управленческого труда.

Высокая плотность информации определяется не только техникой ее фиксирования на носителях, но и знаками, языком ее фиксирования. В управленческой документации используется унификация и стандартизация. Это способствует уплотнению информации и улучшению характеристик информационного обеспечения процесса управления. Уплотнение информации - одна из современных тенденций совершенствования информационного обеспечения процесса управления. Информационная система характеризуется пропускной способностью. Последнюю оценивают количеством единиц информации, которые она может преобразовать в единицу времени. Для обеспечения пропускной способности системы необходимо, чтобы все ее элементы были взаимосогласованы производительность управленческих работников по преобразованию информации должна соответствовать пропускной способности технических средств.

При формировании информационных систем, обеспечивающих технологию менеджмента, учитывается, что каждый участник процесса должен получать лишь те сведения, которые имеют новизну для него. Только в этом случае информационная система будет рациональной, а живой и своевременный труд затрачиваться эффективно. Количественная оценка документальной информации ее объемы оцениваются количеством документальной информации, ее объемы оцениваются количеством документо-строк, реквизитов, символов.

В современных условиях используемая надлежащим образом информация может стать решающим фактором успеха в бизнесе. Потребность фирмы в информации определяется во взаимосвязи с принятой стратегией бизнеса. В этой стратегии информация должна быть таким же фактором, как финансы, интеллектуальный потенциал, инновации в исследованиях и разработках, специализация производства, качество продукции и т. д.

Информация является специфическим ресурсом организации, поскольку она непрерывно используется для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования всех других ресурсов.

Информация, будучи не расходуемым, а постоянно наращиваемым и приумножаемым ресурсом организации, превращается в неисчерпаемый стратегический ресурс экономического развития любой страны и выживания каждой отдельной организации.

Информация служит средством воздействия на повышение мотивированние деятельности и изменение поведения на рынке в благоприятном для фирмы направлении.

Для обеспечения жизнедеятельности каждая организация должна осуществлять три основных процесса: получение сырья или ресурсов из внешнего окружения; изготовление продукта; передача продукта во внешнюю среду. Информация играет важную роль в поддержании баланса между этими тремя процессами.

Положение управления внутри организации зависит от его рассмотрения с одной из трёх возможных точек зрения:

1. с точки зрения процессов, происходящих внутри организации;

2.с позиции процессов включения организации во внешнюю среду;

3.с точки зрения осуществления самой этой деятельности.

Во внутриорганизационной жизни информационное управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения поставленных целей путём коммуникационных процессов внутри организации, а менеджмент и маркетинг формируют и изменяют, когда это необходимо, социальную и производственную структуру организации, регулируют внутрифирменные процессы (такие, как управление кадрами, управление технологиями, создание материально-технических и финансовых ресурсов организации, формирование организационной культуры и др.) и осуществляют управление функциональными процессами, протекающими в организации (планирование, организация и реорганизация деятельности, маркетинговый контроль для корректировки внутрифирменной деятельности).

Дата добавления: 2014-01-20