Взаиморасчет

Касса

Склад

Отчеты

Штрих-коды

Маршруты

Система обработки заказов

Взаиморасчет

Касса

Склад

Функциональные модули

В ТЦУ можно условно выделить несколько модулей, которые обуславливают мощь и гибкость в решении поставленных задач в торгово-складском учете. Модули постоянно совершенствуются и дополняются, а также появляются новые, как, например, появившийся недавно модуль по взаимодействию с КПК TCUMobile или модуль "Маршруты и маршрутные листы". Итак, основные модули:

• TCUMobile. Модуль является отдельным приложением, сопряженным с ТЦУ.

Основные складские документы - расходные, приходные и накладные на передачу. В этом разделе подробно рассматриваются основные движения товаров по торговой точке, условно называемой "Склад".

1. Приём товара на склад.

2. Отгрузка товара.

3. Передача товара.

Поскольку в ТЦУ может быть несколько торговых точек, то необходимо определиться, на какую именно будем принимать товар. Здесь хочется напомнить, что для обеспечения максимальной гибкости все торговые точки в системе равноценны, система не различает главный склад и подчиненные ему склады (магазины, торговые точки и т.д.). Поэтому любой товар можно принимать на любой склад, передавать товар с любого склада на любой склад (но не на тот же самый склад, поскольку такая операция смысла не имеет) и расходовать товар с любого склада. конечно же, если эти операции разрешены пользователю правами. В то же время ничего не мешает один из складов системы условно принять как главный, и все товары приходовать только на него, а с него уже передавать товар на другие точки и склады для хранения и расхода.

Также следует заметить, что возможна еще и смешанная организационная модель, когда есть «главный» склад для группы подчиненных ему складов, и в то же время может существовать несколько независимых складов, куда тоже производится приход, а за ним все дальнейшие складские операции (расход, передача, переоценка, и т.д.).

Необходимо убедиться, что у Вас есть права на оприходование товара по данной торговой точке. Права пользователю устанавливаются администратором программы ТЦУ в справочнике пользователей - данная процедура подробно описана в разделе справки "Заполнение основных справочников"

Также помните - все действия всех пользователей в программе заносятся в служебный журнал с целью их последующего анализа.

А сейчас рассмотрим часто встречающуюся в практике ситуацию, когда на склад приходуется товар, который уже есть, но по другой розничной цене, так как изменилась закупочная. Что будет с конечной розничной ценой для этого товара?

В ТЦУ используются два основных принципа - "один товар - одна цена" и "первый пришел - первый ушел (FIFO)". Согласно первому принципу конечная розничная цена для всего товара на данной торговой точке равна розничной цене по последней приходной накладной, будь она меньше либо больше текущей - неважно. Поскольку ценообразованием занимается ответственный за это сотрудник, то именно он определяет цену товара "на полке". Согласитесь, один и тот же товар не может стоять на полке с разными ценами. Поэтому весь товар, находящийся на складе переоценивается (автоматически - при утверждении накладной и с согласия оператора). Акт переоценки на этот товар документируется и отражается в списке актов переоценки.

Согласно другому принципу "первый пришел - первый ушел" или по-другому "FIFO" все партии данного товара хранятся в реестре товаров под разными записями, соответствующими их времени поступления на торговую точку. При продаже товара в первую очередь в расходную накладную будут попадать товары, закупленные по времени ранее.

Складов, или торговых точек, или того и другого, вообще говоря, может быть несколько. На любой склад товар можно приходовать, с любого расходовать, с одного склада на другой передавать. Все движение товара пользователь отражает в накладных, приходных, расходных, на передачу. Форма накладной в программе максимально приближена к стандартному бланку, поэтому вопросов не вызовет, кто умеет бланк накладной заполнить, тот сможет накладную и в систему ввести. К особенностям следует отнести следующее:

1. Основа склада, его стержень - это реестр товаров. Что понимается под реестром товаров (складским реестром)? Это таблица, в которой хранятся данные такого вида:

• Какой товар хранится

• В каком количестве

• По какой закупочной цене

• По какой розничной цене

2. Система реализует две различные складские модели. Работа по одной из них выбирается установкой переключателя в параметрах системы. Первая складская модель, что называется, классическая. Для каждого товара ведется отдельная строка реестра. Если было несколько поставок одного товара по разным закупочным ценам, то эти закупки в реестре товаров выделяются отдельными строками. Если закупочные цены в разных поставках этого товара совпадают, то новая запись в реестре не создается, просто увеличивается количество в уже существующей реестровой записи данного товара с такой же закупочной ценой. Вторая складская модель реализует алгоритм работы по средневзвешенным ценам (иногда встречается термин "По средним ценам"). Как он работает? Для каждого товара создается своя реестровая запись, как и в предыдущей модели. Но в отличие от классического алгоритма, все новые поставки данного товара ложатся в эту же реестровую запись, количество товара суммируется, а закупочная цена пересчитывается по средневзвешенному алгоритму. Не хочется писать формулы, это скучное занятие. Думаю, что понятнее будет, если объяснить так. Предположим, закупили 28.04.2008 100 кг бананов по 3,10р. за 1 кг. 30.04.2008 закупили еще 80 кг, но уже по 3,20 р. за 1 кг. Таким образом в реестровую запись от первой закупки добавится еще 80 кг, остаток бананов на складе станет равным 100+80=180 кг, вопрос заключается в том, как рассчитать закупочную цену для данной реестровой записи. Решение довольно простое. Надо посчитать общую сумму двух закупок, и поделить ее на количество закупленных килограммов. Таким образом получаем среднюю закупочную цену (100*3,10+80*3,20)/(100+80)=3,144444444 р. за 1 кг. Такая длинная цена пусть вас не смущает, машина эти вещи считает легко и просто. Когда предпочтительнее использовать средневзвешенную модель? При очень больших ассортиментах и большом объеме операций. Лучше подходит для продуктов питания, особенно развесных. Для работы с техникой, электронной, бытовой, с дорогостоящими изделиями, где уклон сделан на штучные операции, лучше использовать классическую модель.

3. Следующей особенностью является возможность ввода розничных цен непосредственно при оприходовании товара. В складских программах механизму ценообразования уделяется традиционно мало внимания. Общепринятым является положение, когда розничная цена указывается при продаже, в лучшем случае ее можно проставлять в справочнике. Изменения розничной цены никак не фиксируются, никак по складу не отражаются, оценить прибыль и норму прибыли, ее изменение можно только по уже проданному товару. Любой пользователь может сменить розничную цену в справочнике, при этом никакой документ на это изменение сформирован системой не будет. Отследить изменения розничной цены в полном объеме невозможно, возможно только оценить эти изменения по проданному товару, но такая информация не будет полной. Чтобы избежать проблем такого рода, при разработке системы было принято несколько решений. Первое, отслеживать розничную цену для каждого товара при всех складских операциях. Второе - все изменения розничной цены фиксировать в актах переоценки. И третье - максимально автоматизировать работу с розничными ценами. Что понимается под максимальной автоматизацией? Поскольку розничная цена закладывается уже при оприходовании товара (впоследствии может быть изменена в акте переоценки), то можно эту цену автоматически рассчитывать относительно закупочной цены, используя значение торговой наценки из параметров системы, при этом пользователь может тут же изменить как торговую наценку, так и автоматически рассчитанное значение розничной цены. При расходе товара розничная цена подставляется в накладную автоматически, при этом пользователь может ее изменить. При отгрузке этой накладной будет автоматически создан акт переоценки, где будет отражено изменение розничной цены. Кроме того, пользователь может сменить розничную цену непосредственно для всей реестровой записи по данному товару, создав новый акт переоценки. Таким образом, решаются 2 задачи. Во первых, достигается полная свобода при работе с розничными ценами (нет никаких ограничений, не нужно специально совершать какие-то действия), во вторых, все изменения розничной цены будут зафиксированы. Теперь становится возможным сформировать оборотно-сальдовую ведомость и ей подобные отчеты, с указанием оборотов не только в закупочных, но и в розничных ценах.

4. Принцип обратимости. Все действия пользователя являются обратимыми. К особенностям ввода документов следует отнести также принцип проведенного (утвержденного) - отложенного документа. Когда вводится новый документ (приходная накладная, акт переоценки, и т.д.) он автоматически приобретает статус отложенного документа. Пока документ не утвержден, его можно изменить, можно удалить. Никакой силы такой документ не имеет. Для того, что бы по складу прошли изменения согласно данному документу, его нужно провести (утвердить). Например, если набрана приходная накладная, в ее перечне указаны товары, нужно ее оприходовать, что бы эти товары на склад поступили. Это как печать и подпись. При нажатии на кнопку "Провести", товары из накладной переносятся в реестр товаров. После того, как накладная проведена, изменять ее уже нельзя. Для того, что бы произвести изменения в накладной, нужно произвести откат, после этого накладная приобретает статус отложенной, можно производить изменения.

5. Временная прозрачность. Любое изменения состояния склада, любое движение товаров по складу фиксируется в журнале операций с указанием даты операции. Таким образом, фиксируется не только текущее состояние склада, фиксируются так же все изменения во времени. Располагая такими данными нетрудно получить состояние склада на любой момент времени. Ведомость остатков можно получить на любую дату, отчет по реализации можно получить за любой период. Это справедливо для всех остальных отчетов. Благодаря правильной организации данных в базе данных операции такого рода выполняются очень быстро.

6. Большое внимание уделено удобству работы. При разработке системы ставилась задача максимально облегчить работу пользователя, максимально облегчить освоение системы, максимально приблизить действия пользователя к естественным. Все что пользователю необходимо для работы, должно находиться под рукой, должно быть понятным и удобным. Много внимания было уделено так называемой скрытой автоматизации, когда система предпринимает ряд безусловно необходимых действий без участия пользователя. Например, при смене розничной цены при отгрузке товара автоматически создается акт переоценки, а при откате отгрузки автоматически происходит откат акта переоценки. Пользователю совсем необязательно создавать и проводить акт переоценки вручную. Система сама произведет эти действия при необходимости.

В ТЦУ реализована идея простого, ясного и понятного учета, в котором пользователь может увидеть полную информационную картину, а также составить полное представление о происходящем и на основе всего этого принимать быстрые и правильные решения.

Кассовые операции позволяют не просто отслеживать денежное движение и остатки по кассам торговых точек, но и производить простой, но в то же время глубокий и подробный анализ собственной финансовой деятельности. Под кассовыми операциями в системе понимаются любые денежные операции, и не только те, что непосредственно связаны с кассой.

Система позволяет вести учет по нескольким торговым точкам или складам. Количество точек в разумных пределах никак не ограничено, по сути оно ограничено возможностями пользователя. Как только новая торговая точка добавлена в справочник, по ней можно вести как товарные (складские), так и финансовые (кассовые) операции. Никаких специальных действий по созданию склада или кассы на данной точке производить не нужно, склад и касса для вновь созданной торговой точки создаются системой автоматически.

Вы не обязаны вести по данной точке операции склада и кассы одновременно. Можно вести только складские операции либо только кассовые, либо и те, и другие. В данной системе задействован главный принцип - максимально приблизить действия пользователя при работе с программой к действиям естественным, когда пользователю не приходится подстраивать свое мышление и образ действий под программу. То что пользователь делал до использования программы, без всяких изменений он должен делать с помощью программы, только гораздо эффективнее, с избавлением от рутинных операций и промежуточных расчетов, которые программа должна взять на себя.

Основные кассовые операции, которые реализует ТЦУ - это приход (поступления) в кассу и расход (выплаты) из кассы. Так как в общем случае торговых точек в системе может быть несколько, то также возможна передача (перевод) средств из кассы одной точки в кассу другой точки. Например, магазин вечером сдает выручку на головной офис - типичный пример операции передачи.

Касса способна вести учет сразу по двум валютам, иными словами, касса имеет два независимых кармана. В одном из них хранится национальная валюта, в другом - условные единицы (доллары США, евро, рубли - Вы выбираете сами, что подразумевается под "условной единицей").

Кроме отслеживания складских операций система позволяет отслеживать и финансовые (кассовые) операции. Для каждой точки может существовать своя собственная касса, а можно кассу иметь только в одной точке, и производить кассовые операции только оттуда. Что понимается под кассовыми операциями? Предположим, вы закупаете товар, и вам необходимо рассчитаться с поставщиком, следовательно, нужно ввести новый кассовый документ, где в качестве плательщика выступает наше предприятие, а в качестве получателя денежной суммы выступает поставщик товара. Остаток нашей кассы в данном случае уменьшается. При реализации товара покупателю возникает противоположная ситуация. Теперь в качестве плательщика денежной суммы выступает покупатель товара, а в качестве получателя денег выступает наше предприятие. Все достаточно просто, товар в одну сторону, деньги - в другую. В реальной жизни все несколько сложнее: платить могут не сразу, платить могут частями, могут рассчитаться бартером, а могут не заплатить вообще. Все эти ситуации программа призвана отслеживать.

1. Основа кассы - кассовые операции. Имеется плательщик, имеется получатель, имеется сумма (в рублях или в валюте). В качестве одной стороны выступает торговая точка фирмы, в качестве другой - клиент.

2. Кассовые документы могут вводиться как в "родной" валюте (рубли, гривна), так и долларах (условных единицах). При этом при оплате в рублях автоматически пересчитывается долларовое покрытие, а при оплате в долларах соответственно рублевое покрытие.

3. Для каждой торговой точки можно вести собственную кассу, а можно вести обобщенную кассу. При этом выбирается точка, которая указывается в качестве плательщика и получателя денежных средств.

4. При ведении нескольких касс для разных точек между этими кассами возможна передача денежных средств

5. Все клиенты разбиты на группы (счета), все кассовые операции проводятся с указанием статьи расхода. В результате можно получать точную и полную бухгалтерскую статистику. Например сколько было выплачено зарплаты собственным сотрудником, на какую сумму получили командировочных водители, сколько всего (включая зарплату, премии, командировочные, и другие выплаты) было выплачено сотрудникам нашей фирмы.

6. Возможность проведения активных и пассивных операций. Под активными кассовыми операциями понимаются оплаты товара, выплаты в кредит, погашение задолженностей. Все операции этого типа изменяют сумму задолженности клиентов, с которыми эти операции проводятся на сумму этих операций. Пассивные операции не приводят к пересчету задолженности клиентов по взаиморасчету. Это могут быть выплаты за бензин, оплата услуг, текущих расходов, и т.д. Для чего это сделано? Предположим, что вы платите за бензин. При этом подразумевается, что бензин вам отпустили сразу. Нет необходимости отслеживать бензин по складу, поэтому достаточно в программе показать платежку за бензин. При этом сальдо по взаиморасчету у бензоколонки измениться не должно. Статья в платежном документе должны быть задана пассивной. В то же время бензоколонка может закупать у вас товар. В этом случае должна за товар расплатиться. В этом случае статья должна быть задана активной, так как движение товара и оплаты должно пройти по взаиморасчету.

Система взаиморасчетов позволяет отслеживать соответствие между товарными и денежными оборотами, рассчитать задолженность клиента перед фирмой, либо задолженность фирмы перед клиентом на основе товарных и кассовых оборотов.

При проведении складских (торговых) и кассовых операций всегда возникает вопрос, а как соотносится движение товара (поступления и отгрузка) с денежными выплатами, как соотносится товарная прибыль (полученная от продажи товара, как разница между закупочной и розничной ценой, умноженная на количество товара), и финансовая прибыль (разница между вырученными от продаж деньгами (теми, которые платят покупатели) и потраченными деньгами на различные нужды (закупка товаров, бензин, зарплаты, налоги и т.д.)?

Допустим, за определенный период отпустили товар покупателям на сумму 5000 руб., товарная прибыль с продаж составила 1000 руб., но при этом поступило от покупателей 4800 руб (на 200 руб возникла задолженность), еще на 4000 руб. был закуплен новый товар, транспортные и прочие затраты составили 100 руб., зарплата была выплачена на сумму 200 руб. Что нам в итоге остается? Посчитаем: 4800-4000-100-200=500 руб. Таким образом, получили следующие данные: товарная прибыль 1000 руб., чистая прибыль 500 руб., задолженность клиентов 200 руб.

В реальной жизни, при интенсивной работе, в условиях жесткой конкуренции, когда товар может отпускаться со скидками, оплата может производиться в кредит, а выплаты по кредитам могут проходить с задержками, отношения с клиентами в финансовом вопросе довольно запутаны, в результате чего сразу получить полную информацию о состоянии дел с конкретным клиентом проблематично, на подготовку такого отчета требуется время и усилия персонала, достоверность такого отчета не всегда 100 процентная, как результат - споры с клиентами, вплоть до самого худшего - потери клиента.

Требования к системе взаиморасчетов:

Дата добавления: 2014-01-11